rozliczanie kosztów

Rozliczanie firmowych zakupów prywatną kartą

Ciekawostki, Poradnik, Prawo gospodarcze

Rozliczanie firmowych zakupów prywatną kartą – co powinniśmy o tym wiedzieć? Praktycznie każdy z nas trzyma pieniądze na koncie bankowym i bardzo często rezygnujemy z płatności gotówkowej na rzecz karty płatniczej. Dotyczy to również wydatków na cele firmowe.

Spis treści:

Działalność gospodarcza a płatność bezgotówkowa

Co w sytuacji, kiedy musimy zrobić zakupy firmowe? Przedsiębiorcy często prowadzą rachunki firmowe i dokonują płatności właśnie za ich pomocą, ale czy mają oni taki obowiązek? Czy możemy w takiej sytuacji dokonać płatności naszą prywatną kartą?

Przedsiębiorca ma obowiązek posiadać rachunek bankowy, gdyż wymagają tego następujące płatności:

  • Płacenie podatków, co przedsiębiorca ma obowiązek zrobić w formie przelewu
  • Zwrot podatku VAT
  • Opłacanie składek na ubezpieczenie społeczne (ZUS)

Prowadzenie transakcji bezgotówkowych obowiązkowe

Osoba, która prowadzi działalność gospodarczą, nie może niestety polegać na gotówce, a regulują to konkretne przepisy. Konkretną wzmiankę na temat transakcji bezgotówkowych możemy znaleźć w ustawie Prawo przedsiębiorców:

Dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, w każdym przypadku gdy:

1) stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz

2) jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 000 zł lub równowartość tej kwoty, przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.

art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców

Innym aktem prawnym, na który możemy się natknąć, jest ustawa o swobodzie działalności gospodarczej. Ta ustawa jednak jest już nieaktualna i została zastąpiona przez wyżej wspomnianą ustawę Prawo przedsiębiorców.

Czy firmowy rachunek bankowy jest obowiązkowy?

Osoby prowadzące działalność gospodarczą często decydują się na założenie firmowego rachunku bankowego, którego używają do wszelkiego rodzaju transakcji. Czy jest jednak jakiś przepis, który by nakładał na nas obowiązek prawny korzystania z takiego konta? Jeśli nie jesteśmy płatnikami VAT, to żaden przepis nie określa takiej konieczności, a więc przedsiębiorcy zwolnieni z VAT-u mogą spokojnie prowadzić działalność bez płacenia jakiejkolwiek kary za brak firmowego rachunku.

Korzyści z użytkowania firmowego rachunku bankowego

Wiemy już, że nie ma takiego obowiązku, ale warto rozważyć założenie firmowego konta. Jest to przydatne zwłaszcza jeżeli dokonujemy wielu transakcji w ciągu miesiąca, a także sami musimy robić firmowe zakupy. Nie tylko ułatwi nam to rozliczanie przychodów, ale dzięki temu unikniemy też problemu z rozróżnieniem wydatków firmowych od prywatnych.

Kiedy nie można płacić prywatną kartą?

Płatności firmowe możemy dokonywać z użyciem prywatnego konta, ale czy każde konto się do tego nadaje? Zanim użyjemy w sklepie prywatnej karty płatniczej do opłacenia służbowych zakupów, zastanówmy się, czy na pewno nasz rachunek się do tego nadaje. Konto, z którego chcemy dokonać firmowej płatności, mysi być zarejestrowane na jedną osobę. Oznacza to, że jeśli dzielimy je z małżonkiem, to niestety nie możemy zgłosić go do używania w prowadzeniu działalności.

Używanie firmowego konta jest obowiązkowe również wtedy, kiedy sytuacja wymaga od nas wpisania się na białą listę. Do tego rejestru mogą być wpisani jedynie przedsiębiorcy, posiadający biznesowy rachunek bankowy.

Płatnicy VAT

Nie mamy zbyt wielkiego wyboru, jeśli jesteśmy płatnikami VAT. Dlaczego? Otóż od 1 stycznia 2020 r. wszedł w życie przepis, według którego tacy płatnicy muszą zgłosić swoje konto bankowe do białej listy podatników VAT. Na tej liście mogą znajdować się jedynie konta biznesowe, a prowadzi ją Krajowa Administracja Skarbowa. Jest to rejestr, w którym możemy sprawdzić informacje swojego kontrahenta (a także swoje własne).

Jak wyszukać przedsiębiorcę na białej liście?

Aby sprawdzić informacje na temat naszego kontrahenta musimy podać jego NIP, REGON, numer konta albo nazwę. Co dam daje korzystanie z tego rejestru? Dzięki białej liście możemy się upewnić, że:

  • Mamy dostęp do prawdziwych danych kontrahenta
  • Przedsiębiorca nie unika płacenia podatków
  • Rachunek bankowy jest faktycznie rachunkiem biznesowym, a nie prywatnym

Czy to ważne, aby nasz kontrahent był wpisany na białą listę?

Sprawy związane z białą listą nie muszą nas interesować, jeśli dokonujemy drobnych zakupów dla firmy. Jeśli jednak jesteśmy w trakcie wykonywania lukratywnego kontraktu i istnieje konieczność przelania innemu przedsiębiorcy kwoty wyższej niż 15 tys. zł., musimy być czujni. Jeśli przelejemy taką kwotę na rachunek, który nie jest zarejestrowany jako firmowy, to pojawia się problem. Nie chodzi o łamanie prawa, ale o fakt, że taki wydatek nie zalicza się do kosztów prowadzenia działalności gospodarczego.

A co z nami?

Z tego samego powodu rozliczanie firmowych płatności z prywatnego konta może być problemem dla nas, jeśli prowadzimy działalność gospodarczą. Jeśli znajdziemy się w sytuacji, że to nam ktoś będzie miał przelać dużą kwotę pieniędzy, po prostu nie będzie mu się to opłacać. Jeśli więc planujemy rozwój naszego biznesu, warto pomyśleć o zarejestrowaniu się na białej liście.

W przypadku mniejszych kwot również możemy spotkać się z niechęcią nawiązania z nami współpracy. Jeśli nie jesteśmy płatnikami VAT, to przy każdej wystawionej fakturze, to osoba opłacająca ją będzie musiała opłacić podatek od towarów i usług. Wydaje się dość naturalnym, że mało kto ma ochotę uiszczać dodatkowe koszty tam, gdzie nie jest to niezbędne.

Płatności firmowe z prywatnego konta

Prowadzenie konta firmowego jest nieobowiązkowe, ale przedsiębiorca wciąż jest zobowiązany do dokonywania płatności bezgotówkowych. W takiej sytuacji możliwe jest dokonywanie transakcji z użyciem swojego prywatnego rachunku bankowego. Dotyczy to zarówno transakcji biznesowych, jak i robienia firmowych zakupów.

Banki stawiają opór

Niektóre banki jednak w swoich regulaminach ujmują zakaz wykorzystywania kont osobistych w celach prowadzenia DG. W zależności od banku może dotyczyć to zarówno jednoosobowej działalności gospodarczej, jak i prowadzenia większej firmy. Banki – jako spółki prywatne – mają prawo do wprowadzania swoich wewnętrznych regulacji, które musimy akceptować, gdy podpisujemy z nimi umowę.

Pracownik spółki a rozliczanie firmowych zakupów

Kiedy przedsiębiorca zatrudnia pracownika, często zdarza się tak, że na barki tego drugiego spada robienie zakupów firmowych. Oczywiście można takie zakupy zorganizować w ten sposób, że pracodawca uprzednio zaopatrza swojego podwładnego w odpowiednie środki finansowe. Zwykle jednak wygodniej jest, kiedy pracownik spółki dokonuje płatności ze swoich własnych środków, a dopiero potem następuje rozliczenie.

Rozliczanie firmowych zakupów opłaconych z prywatnych środków

O czym trzeba pamiętać, kiedy pracownik płaci za zakupy firmowe swoją prywatną kartą? Żeby takie rozliczenie było możliwe, pracownik nie może zapomnieć o fakturze. W momencie płatności za zakupione towary, trzeba poprosić sprzedawcę o wystawienie faktury na dane firmowe. Kiedy przedsiębiorca zwróci koszty przedstawione na fakturze, pracownik musi potwierdzić zwrot środków odpowiednim oświadczeniem albo drukiem KW.

A może zaliczka?

Inną możliwością jest wypłacenie pracownikowi zaliczki przez przedsiębiorcę, aby ten pierwszy nie musiał wydawać swoich prywatnych pieniędzy. Jest to bardzo dobra opcja, kiedy nie jesteśmy w stanie przewidzieć wszystkich kosztów, lub mogą one być tak wysokie, że ich uiszczenie staje się problematyczne dla pracownika. Taką formę podejmuje się często w przypadku wyjazdu na delegację służbową. Przed wyjazdem pracodawca wypłaca zaliczkę, a po zakończeniu delegacji ma miejsce rozliczenie, będące wyrównaniem kosztów.

Dokumentowanie wydatków firmowych

Aby uniknąć jakichkolwiek nieścisłości, wszystkie koszty prowadzenia działalności muszą być w odpowiedni sposób udokumentowane. Jest to obowiązkowa procedura nie tylko dla przedsiębiorców, ale też dla osób, które dokonują zakupów w imieniu firmy. Wszystkie dokumenty muszą się zgadzać, aby możliwe było rozliczenie.

Jakie są wymagania dotyczące księgowania? Rozliczenie jest możliwe wtedy, kiedy dany wydatek zostanie zapisany w księdze przychodów i rozchodów, a do takiego wpisu potrzebny jest jeden z następujących dokumentów:

  • rachunek
  • faktura
  • dokument celny
  • faktura VAT RR
  • każdy dokument, które spełnia wymogi przewidziane w art. 12 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r.

Ewidencjonowanie poniesionych kosztów

Wszystkie poniesione koszty trzeba ewidencjonować w odpowiedni sposób, aby nie mieć tzw. Bałaganu w papierach. Jeśli prowadzimy dużą firmę, zajmie się tym dział finansowy, jeśli jednak prowadzimy niewielką działalność gospodarczą, musimy tego przypilnować sami. Bez względu na wielkość naszej działalności, ewidencja jest koniecznością.

Rozliczanie firmowych wydatków, które poniósł pracownik

Przykładową sytuacją może być wyjazd w delegację, gdzie pracownik musi skorzystać z noclegu. Jeśli płaci za hotel z własnego portfela, to przekazuje fakturę po powrocie, a dział finansowy wypłaca mu zwrot pieniędzy. Podobnie wygląda sprawa, kiedy pracownik na zlecenie firmy musi się udać do sklepu w celu zakupienia różnego rodzaju towarów.

W interesie właściciela firmy jest, aby takiemu pracownikowi wystawić druk KW lub otrzymać od pracownika potwierdzenie otrzymania kwoty. Ważną kwestią jest tutaj odpowiednie ewidencjonowanie wydatków, więc przedsiębiorca musi zadbać, aby w osobnych kolumnach został zapisany zakup towarów i materiałów, koszty uboczne takiego zakupu oraz pozostałe wydatki.

Prowadzenie pełnej księgowości

Jeśli przedsiębiorca nie stosuje księgi przychodów i rozchodów, a zamiast tego prowadzi pełną księgować, musi prowadzić bardziej szczegółową dokumentację. Chodzi o takich właścicieli firm, którzy nie kwalifikują się do prowadzenia KPiR, np. ze względu na roczne przychody wyższe niż 1,2 mln euro.

Prowadzenie pełnej księgowości wymaga udokumentowania nawet najmniejszego zdarzenia gospodarczego, a jest to niezbędne w dużych firmach. Od przedsiębiorcy, prowadzącego pełną księgowość, wymaga się transparentności. Cała sytuacja finansowa firmy musi być przedstawiona w sposób przejrzysty, aby mogły mieć w nią wgląd organy państwowe. Oprócz państwa z taką dokumentacją mogą też się zapoznać osoby w różny sposób powiązane z firmą (np. udziałowcy).