księgowość

Dobra księgowa – jak znaleźć?

Poradnik

„Dobra księgowa poszukiwana”, to jest jeden z typowych tekstów na grupach przedsiębiorców. Mamy mnóstwo biur rachunkowych, jak wśród nich wybrać?

Formalności

Pierwsze co warto wiedzieć, – nie każdy księgowy będzie chciał Cię obsługiwać. I to wcale nie dlatego, że mają „muchy w nosie”, po prostu różne biura rachunkowe specjalizują się w różnych obszarach. Część w księgowości uproszczonej (np. księga przychodów i rozchodów, ryczałt), inni – w pełnej (prowadzenie ksiąg handlowych). Pełna księgowość dotyczy między innymi Spółek z ograniczoną odpowiedzialnością. Działalność gospodarcza częściej korzysta z tańszej wersji – uproszczonej księgowości.

Drugi element na który warto zwrócić uwagę – ubezpieczenie OC (Odpowiedzialność Cywilna) Twojego księgowego. Nie tylko czy jest to ubezpieczenie, ale też na jaką kwotę? Nie jest to element, który jakoś wyjątkowo często się przydaje, jednak myślę, że księgowość „która niczego się nie boi” jest złym partnerem w biznesie.

Można się spytać też o uprawnienia i dokumenty potwierdzające kompetencje załogi. Często księgowi mają certyfikaty odbytych szkoleń i zdanych egzaminów. Kiedyś było takie coś jak „Licencja Ministra Finansów”, teraz ten dokument już nie jest obowiązkowy.

Warto upewnić się, że biuro rachunkowe jest gotowe reprezentować nas w Urzędzie Skarbowym, ponieważ odejmie to nam sporo pracy.

Komunikacja

Często na początku zapominamy o tym, że księgowy – to też człowiek. A co za tym idzie, chemia i wspólny język mogą być bardzo istotne. Warto się dowiedzieć, w jaki sposób biuro funkcjonuje. Niektórzy lubią spotkać się z księgowym na kawkę i pogawędzić, – inni nie widzieli księgowej od lat. Możesz wierzyć papier i wysyłać paczki z fakturami, a może wolisz skany faktur wysyłać mailem? Co z pytaniami? czy można zadzwonić o każdej porze, a może są terminy konsultacji na które trzeba się umawiać, lub można zagaić na czacie?

Te wszystkie elementy są bardzo subiektywne, jednak wydają się być nie mniej istotnymi.

W czasach JPK (Jednolity Plik Kontrolny) lokalizacja księgowości już nie ma aż tak dużego znaczenia. Wyjątkiem jest sytuacja, kiedy lubisz spotkać się ze swoim księgowym i porozmawiać o biznesie, – wtedy warto by była w miarę niedaleko.

Dodatkowe wymagania

Mniejsze biura są często bardziej elastyczne, szczególnie dla początkujących biznesów. Jeśli czujesz, że Twoja działalność nie będzie prosta podatkowo, – warto by biuro rachunkowe miało kilku księgowych. Nie oznacza, że takie biuro jest lepsze, ale w trudnych przypadkach obsługująca Cię księgowa będzie miała z kim się naradzić. Co dwie głowy to nie jedna.

Przy bardziej skomplikowanych działaniach warto kontrolować swoje biuro, zlecając sprawdzenie swoich ksiąg przez zewnętrznego biegłego rewidenta. Ta usługa jeszcze nie jest zbyt popularna w Polsce, ale zdecydowanie warta uwagi.

Jeśli prowadzisz działalność już trochę dłużej, możesz stwierdzić, że potrzebujesz szerszego zakresu usług księgowych – np. chciałbyś by generowane były dodatkowe raporty, albo może oczekujesz doradztwa? Warto pamiętać, że księgowy z założenia nie jest dobrym doradcą podatkowym. Jego celem i obowiązkiem jest upewnienie się, ze wszystko jest zaksięgowane w najbardziej oczywisty sposób. Optymalizacje podatkowe z założenia wychodzą poza zakres zainteresowania księgowego, – takimi rzeczami zajmują się doradcy podatkowi (czasem jest do nich dostęp w ramach biura rachunkowego). To doradca powinien optymalizować podatki Twojej firmy.

Dalsze kroki

Jeśli jeszcze masz głód wiedzy, na temat sposobu wyboru biura. Możesz posłuchać podcastu MWF, A kiedy już masz mniej więcej określone kryteria – z pomocą może przyjść wyszukiwarki biur rachunkowych. Warto pamiętać, że zmiana biura rachunkowego nie jest procesem oczywistym, dlatego warto chwilę poświęcić, by później nie żałować decyzji.