«Se busca un buen contable», éste es uno de los textos típicos de los grupos de emprendedores. Tenemos una plétora de empresas de contabilidad, ¿cómo elegir entre ellas?
Formalidades
Lo primero que debes saber es que no todos los contables querrán atenderte. Y no es en absoluto porque tengan «moscas en la cara», es que las distintas empresas de contabilidad están especializadas en distintas áreas. Unas en contabilidad simplificada (por ejemplo, libro de ingresos y gastos, contabilidad global), otras en contabilidad completa (llevanza de los libros de la empresa). La contabilidad completa se aplica a las sociedades de responsabilidad limitada, entre otras. Es más probable que las empresas utilicen la versión más barata: la contabilidad simplificada.
El segundo elemento en el que debes fijarte es el seguro de Responsabilidad Civil de tu contable. No sólo si está asegurado, sino también por qué importe. No se trata de un elemento que, de algún modo, resulte útil excepcionalmente a menudo, pero creo que un contable «que no tiene miedo a nada» es un mal socio comercial.
También puedes preguntar por las cualificaciones y documentos de competencia de la tripulación. A menudo, los contables tienen certificados de formación y exámenes superados. Antes existía la «Licencia del Ministro de Hacienda», pero ahora este documento ya no es obligatorio.
Merece la pena asegurarse de que la empresa de contabilidad está preparada para representarnos ante la Agencia Tributaria, ya que esto nos quitará mucho trabajo.
Comunicación
A menudo olvidamos al principio que un contable también es un ser humano. Por eso, la química y un lenguaje común pueden ser muy importantes. Merece la pena averiguar cómo funciona la oficina. A algunas personas les gusta reunirse con su contable para tomar un café y charlar, mientras que otras llevan años sin ver a un contable. Puede que creas en el papel y en el envío de paquetes de facturas, ¿o prefieres enviar escaneos de las facturas por correo electrónico? ¿Y las preguntas? ¿Puedes llamar en cualquier momento, o hay que concertar citas de consulta, o puedes charlar?
Todos ellos son elementos muy subjetivos, pero no por ello menos importantes.
En la era del JPK (Archivo Único de Auditoría), la ubicación de tu contable ya no importa tanto. La excepción es si te gusta reunirte con tu contable y hablar de negocios, – entonces sería útil estar razonablemente cerca.
Requisitos adicionales
Los despachos más pequeños suelen ser más flexibles, sobre todo para las empresas incipientes. Si crees que tu negocio no va a ser sencillo desde el punto de vista fiscal, – merece la pena que un despacho contable tenga varios contables. No quiere decir que un despacho así sea mejor, pero en casos difíciles el contable que te atienda tendrá a alguien con quien consultar. Dos cabezas piensan mejor que una.
Para operaciones más complejas, merece la pena controlar tu oficina haciendo que un auditor externo revise tus libros. Este servicio todavía no es muy popular en Polonia, pero sin duda merece la pena tenerlo en cuenta.
Si llevas un tiempo en el negocio, puede que necesites una gama más amplia de servicios contables: por ejemplo, ¿te gustaría que se generaran informes adicionales, o quizá quieras asesoramiento? Conviene recordar que un contable no es, por definición, un buen asesor fiscal. Su objetivo y su deber es asegurarse de que todo se contabiliza de la forma más obvia. La optimización fiscal está, por definición, fuera del ámbito de interés de un contable, de esas cosas se ocupan los asesores fiscales (a veces hay acceso a ellos dentro de una oficina contable). Es el asesor quien debe optimizar los impuestos de tu empresa.
Otras medidas
Si aún tienes hambre de conocimiento, sobre cómo elegir un despacho. Puedes escuchar el podcast MWF, Y una vez que tengas más o menos definidos tus criterios, un buscador de despachos contables puede venir en tu ayuda. Merece la pena recordar que cambiar de despacho contable no es un proceso obvio, así que tómate un momento para asegurarte de que no te arrepientes de tu decisión más adelante.