Pagar las compras de la empresa con una tarjeta privada : ¿qué debemos saber al respecto? Prácticamente todos guardamos dinero en una cuenta bancaria y muy a menudo abandonamos los pagos en efectivo en favor de una tarjeta de pago. Esto también se aplica a los gastos de empresa.
Tabla de contenidos:
- Empresas y pago sin efectivo
- ¿Cuándo no puedes pagar con tarjeta privada?
- Contribuyentes del IVA
- Pagos de la empresa desde una cuenta privada
- Empleado de la empresa y contabilidad de las compras de la empresa
- Documentación de gastos empresariales
Pago con tarjeta privada para compras de empresa
¿Y cuando tenemos que hacer compras para la empresa? Los empresarios suelen llevar cuentas de empresa y realizar pagos con ellas, pero ¿están obligados a hacerlo? ¿Podemos realizar el pago con nuestra tarjeta privada en esta situación?
El empresario está obligado a tener una cuenta bancaria, ya que los siguientes pagos así lo exigen:
- Pago de impuestos, a qué está obligado el empresario por transmisión
- Devolución del IVA
- Pago de las cotizaciones a la Seguridad Social (ZUS)
Obligatoriedad de realizar transacciones sin efectivo
Lamentablemente, una persona que dirige una empresa no puede depender del dinero en efectivo, y esto está regulado por una legislación específica. En la Ley de Emprendedores hay una mención específica a las transacciones sin efectivo:
La realización o recepción de pagos relacionados con la empresa se realizará a través de la cuenta de pagos del comerciante siempre que:
(1) otro comerciante es parte en la transacción que da lugar al pago, y
2) el valor de una sola transacción, independientemente del número de pagos resultantes de la misma, supere los 15.000 PLN o el importe equivalente, convirtiéndose las transacciones en divisas extranjeras a zlotys al tipo de cambio medio de las divisas extranjeras publicado por el Banco Nacional de Polonia el último día hábil anterior al día de la transacción.
Artículo 19 de la Ley de Emprendedores
Otro texto legislativo con el que podemos encontrarnos es la Ley de Libertad de Actividad Económica. Esta ley, sin embargo, ha quedado obsoleta y ha sido sustituida por la mencionada Ley de Emprendedores.
¿Es obligatoria una cuenta bancaria de empresa? ¿Es posible pagar las compras de la empresa con una tarjeta privada?
Las personas que dirigen una empresa suelen optar por crear una cuenta bancaria de empresa, que utilizan para todo tipo de transacciones. Sin embargo, ¿existe alguna normativa que nos obligue legalmente a utilizar dicha cuenta? Si no somos contribuyentes del IVA, no hay ninguna normativa que estipule tal necesidad, por lo que los empresarios exentos del IVA pueden desarrollar su actividad con seguridad sin pagar ninguna penalización por no tener una cuenta de empresa.
Ventajas de utilizar una cuenta bancaria de empresa
Ya sabemos que no hay obligación de hacerlo, pero merece la pena plantearse crear una cuenta de empresa. Esto es especialmente útil si realizas muchas transacciones a lo largo del mes y tienes que hacer tú mismo las compras de la empresa. No sólo nos facilitará la contabilización de nuestros ingresos, sino que también nos evitará el problema de distinguir entre los gastos de la empresa y los privados.
¿Cuándo no se puede utilizar una tarjeta privada para pagar compras de la empresa?
Podemos hacer pagos de empresa utilizando una cuenta privada, pero ¿todas las cuentas son adecuadas para esto? Antes de utilizar una tarjeta de pago privada en una tienda para pagar compras de negocios, debemos considerar si nuestra cuenta es realmente adecuada para este fin. La cuenta desde la que quieres hacer un pago empresarial debe estar registrada a nombre de una sola persona. Esto significa que si la compartes con tu cónyuge, lamentablemente no puedes declararla para uso empresarial.
El uso de una cuenta de empresa también es obligatorio cuando la situación nos obliga a estar en una lista blanca. Sólo los empresarios con una cuenta bancaria de empresa pueden ser incluidos en este registro.
Los sujetos pasivos del IVA y la cuenta de la empresa
No tenemos muchas opciones si somos contribuyentes del IVA. ¿Por qué? Pues porque a partir del 1 de enero de 2020, entró en vigor una disposición que obliga a dichos pagadores a comunicar su cuenta bancaria a una lista blanca de pagadores del IVA . Sólo las cuentas de las empresas pueden incluirse en esta lista, y la mantiene la Administración Tributaria Nacional. Es un registro en el que podemos comprobar la información de nuestro contratista (así como la nuestra propia).
¿Cómo buscar un empresario en la lista blanca?
Para comprobar la información sobre nuestro socio contractual, necesitamos introducir su CIF, el número de identificación de la empresa, el número de cuenta o el nombre. ¿Qué obtendré al utilizar este registro? Mediante la lista blanca podemos asegurarnos de que:
- Tenemos acceso a los datos reales del contratista
- El empresario no evita pagar impuestos
- La cuenta bancaria es efectivamente una cuenta de empresa, no una cuenta privada
¿Es importante que nuestro contratista esté en la lista blanca?
Los asuntos relacionados con las listas blancas no tienen por qué preocuparnos si hacemos pequeñas compras para la empresa. Sin embargo, si estamos ejecutando un contrato lucrativo y es necesario transferir una cantidad superior a 15.000 PLN a otro empresario , debemos estar atentos. Si transferimos esa cantidad a una cuenta que no está registrada como cuenta de empresa, hay un problema. No se trata de infringir la ley, sino de que ese gasto no cuenta como gasto empresarial.
¿Y nosotros?
Por la misma razón, compensar los pagos de la empresa desde una cuenta privada puede ser un problema para nosotros si dirigimos una empresa. Si nos encontramos en una situación en la que dependa de nosotros transferir una gran cantidad de dinero, sencillamente no merecerá la pena. Por tanto, si estamos planeando hacer crecer nuestro negocio, merece la pena pensar en inscribirse en la lista blanca.
En el caso de importes más pequeños, también podemos ser reacios a hacer negocios con nosotros. Si no somos sujetos pasivos del IVA, será la persona que pague la factura la que tendrá que pagar el impuesto sobre el valor añadido en cada factura emitida. Parece bastante natural que pocas personas estén dispuestas a pagar costes adicionales cuando no es necesario.
Pagos de la empresa desde una cuenta privada
Mantener una cuenta de empresa es opcional, pero el empresario sigue estando obligado a realizar pagos no monetarios. En esta situación, es posible hacer transacciones utilizando tu cuenta bancaria privada. Esto se aplica tanto a las transacciones comerciales como a las compras de la empresa.
Los bancos se resisten
Sin embargo, algunos bancos incluyen en sus condiciones la prohibición de utilizar cuentas personales para fines de GD. Dependiendo del banco, esto puede aplicarse tanto a una empresa unipersonal como a la gestión de una empresa más grande. Los bancos -como empresas privadas- tienen derecho a introducir sus reglamentos internos, que debemos aceptar cuando firmamos un contrato con ellos.
Empleado de la empresa y contabilidad de las compras de la empresa: ¿se puede pagar una factura desde una cuenta privada? Pago desde una cuenta privada de una factura emitida a una empresa
Cuando un empresario contrata a un empleado, suele ocurrir que recaiga sobre los hombros de éste hacer las compras de la empresa. Por supuesto, es posible organizar dichas compras de forma que el empresario proporcione a su subordinado los fondos adecuados por adelantado. Sin embargo, suele ser más cómodo que el trabajador pague la factura con cargo a su cuenta, y sólo entonces se realiza la facturación.
Contabilización de las compras de la empresa pagadas con fondos privados. Pago de una factura con cargo a la cuenta de otra persona.
¿Qué hay que recordar cuando un empleado ha pagado una factura con su tarjeta privada? Para que esta liquidación sea posible, el trabajador no debe olvidar la factura. En el momento del pago de los bienes adquiridos, hay que pedir al vendedor que facture los datos de la empresa. Cuando el trabajador haya pagado la factura con una tarjeta privada y cuando el empresario reembolse los gastos que figuran en la factura, el trabajador debe confirmar el reembolso con una declaración adecuada o un formulario de recibo.
El empleado paga con tarjeta privada: ¿qué tal un anticipo?
Otra opción es que el empresario haga un anticipo al trabajador para que éste no tenga que gastar su dinero privado. Es una opción muy buena cuando no podemos prever todos los gastos, o pueden ser tan elevados que pagarlos resulte problemático para el empleado. Esta forma se adopta a menudo cuando se realiza un viaje de trabajo. El empresario paga un anticipo antes del viaje y al final del mismo se produce una liquidación para compensar los gastos.
Documentación de gastos empresariales
Para evitar cualquier inexactitud, todos los gastos de la empresa deben estar debidamente documentados. Se trata de un procedimiento obligatorio no sólo para los empresarios, sino también para quienes realizan compras en nombre de la empresa. Todos los documentos deben coincidir para poder ser contabilizados.
¿Cuáles son los requisitos de publicación? La liquidación es posible cuando el gasto en cuestión se registra en el libro de ingresos y gastos, y para ello se requiere uno de los siguientes documentos:
- cuenta
- factura
- documento aduanero
- Factura IVA RR
- cualquier documento que cumpla los requisitos previstos en el artículo 12 del Reglamento del Ministro de Hacienda de 26 de agosto de 2003.
Registro de los costes incurridos
Todos los gastos incurridos deben registrarse de forma adecuada para que no tengas lo que se conoce como un «lío de papeles». Si diriges una gran empresa, el departamento financiero se encargará de esto, pero si diriges una pequeña empresa, tendrás que hacerlo tú mismo. Independientemente del tamaño de tu empresa, el mantenimiento de registros es imprescindible.
Contabilización de los gastos de empresa realizados por un empleado
Un ejemplo de situación podría ser un viaje de negocios en el que un empleado tenga que pernoctar. Si paga el hotel de su propio bolsillo, presenta la factura a su regreso y el departamento financiero paga el reembolso. Lo mismo ocurre cuando un empleado, en nombre de la empresa, tiene que ir a una tienda a comprar diversos tipos de bienes.
Al empresario le interesa entregar a ese empleado un resguardo de pago u obtener de él un recibo del importe. Una cuestión importante aquí es el registro adecuado de los gastos, por lo que el empresario debe asegurarse de que la compra de bienes y materiales, los gastos accesorios de dicha compra y otros gastos se registran en columnas separadas.
Llevar una contabilidad completa
Si un empresario no utiliza un libro de ingresos y gastos y, en su lugar, lleva un libro de contabilidad completo, debe llevar registros más detallados. Este es el caso de los empresarios que no reúnen los requisitos para llevar una cuenta de pérdidas y ganancias, por ejemplo, debido a unos ingresos anuales superiores a 1,2 millones de euros.
Llevar una contabilidad completa exige documentar hasta el más mínimo acontecimiento económico, y esto es esencial en las grandes empresas. Al empresario se le exige transparencia con la contabilidad completa. Toda la situación financiera de la empresa debe presentarse de forma transparente para que pueda ser vista por las autoridades estatales. Además del estado, también pueden ver esa documentación las personas que tengan diversas conexiones con la empresa (por ejemplo, los accionistas).