Jeśli decydujemy się na założenie firmy, musimy przebrnąć przez kilka niezbędnych formalności. Wymagają one między innymi zarejestrowania adresu, który stanie się oficjalną siedzibą naszej spółki lub miejscem prowadzenia działalności gospodarczej. Czasem staje się to problemem, zwłaszcza gdy dopiero zaczynamy swoją działalność i nie mamy do dyspozycji żadnego lokalu specjalnie do tego przystosowanego. Co więc możemy zrobić w takiej sytuacji? Jedną z możliwości jest podanie swojego prywatnego adresu, co jest sensownym rozwiązaniem w przypadku, gdy zamierzamy pracować z domu. Jeśli jednak chcemy oddzielić życie prywatne od zawodowego, powinniśmy pomyśleć o wynajęciu lokalu. Tutaj jednak pojawiają się inne problemy, takie jak wysokie koszty lub ewentualnie spięcia z właścicielem. Mamy również do wyboru trzecią opcję, jaką jest skorzystanie z wirtualnego biura.
Spis treści:
- Czym jest siedziba firmy?
- Mieszkanie jako siedziba firmy
- Pożegnanie z prywatnością
- Wirtualne Biuro – jak to działa?
- Czy wirtualne biuro jest legalne?
- Działalność gospodarcza w wynajmowanym lokalu
- Prowadzenie działalności w wynajmowanym mieszkaniu
- Dużo zachodu?
- Lokal przystosowany do prowadzenia firmy
Czym jest siedziba firmy?
Siedziba firmy to adres, pod którym zarząd przedsiębiorstwa przeprowadza swoje główne czynności. Jest to jeden z najważniejszych elementów zakładania firmy i należy o niego zadbać już na samym początku. Bez ustalenia adresu siedziby firmy niemożliwe jest bowiem wpisanie jej do Krajowego Rejestru Sądowego. Sprawa zarejestrowania miejsca prowadzenia działalności jest o tyle istotna, że każda zmiana lokalu wymaga zaktualizowania wpisu. Informacja ta automatycznie trafia później do urzędu skarbowego, który jest właściwy dla adresu siedziby naszej spółki.
W przypadku, gdy osoba fizyczna zakłada działalność gospodarczą, podanie konkretnego adresu również jest wymagane. W tym wypadku indywidualny przedsiębiorca jest odpowiednikiem zarządu, a miejscem prowadzenia działalności może być to jego własne mieszkanie, wynajęty lokal lub wirtualne biuro. Poniżej postaramy się scharakteryzować te trzy możliwości z uwzględnieniem ich poszczególnych wad oraz zalet. Warto rozważyć wszelkie za i przeciw, zanim podejmie się tak poważną decyzję.
Mieszkanie jako siedziba firmy
Wielu przedsiębiorców, prowadzących działalność na własną rękę rejestruje swoje własne mieszkanie jako miejsce prowadzenia działalność. Jest to bardzo wygodne rozwiązanie, jeśli nasza praca nie wymaga on nas szczególnie dużej przestrzeni ani całej masy specjalistycznego sprzętu. Atutem takiego rozwiązania jest brak zobowiązań co do przygotowania dla siebie miejsca pracy. Od 2018 r. nie musimy już wydzielać konkretnej przestrzeni w naszym mieszkaniu, aby zarejestrować je jako siedzibę swojej firmy.
Pożegnanie z prywatnością
Choć rozwiązanie takie jest wygodne i stosunkowo tanie, nie oznacza to, że jest ono wolne od wad. Pierwszą balastem, jaki możemy zauważyć jest konieczność częściowego pożegnania się z prywatnością. Jeśli adres naszego mieszkania stanie się oficjalnym miejscem naszej działalności gospodarczej, będziemy umieszczać go na rachunkach, umowach czy choćby na pieczątce. Oznacza to, że osoby, z którymi łączna nas jedynie relacje zawodowe, będą od teraz wiedziały, gdzie mieszkamy. W ekstremalnych sytuacjach może się to kończyć niezapowiedzianymi wizytami naszych kontrahentów lub różnego rodzaju urzędników.
Wiele osób pracujących we własnym mieszkaniu zauważa także negatywne skutki psychiczne. Gdy poszczególne strefy życia prywatnego mieszają nam się z pracą, możemy zacząć odczuwać przesyt w kwestii odbioru bodźców zewnętrznych i nie będziemy umieli się skupić na pracy bez myślenia o życiu prywatnym. Również w czasie wolnym trudno będzie nam uwolnić swój umysł od problemów w pracy. Takie rozchwianie może prowadzić do bezsenności, chronicznego stresu czy nawet depresji.
Wirtualne biuro – jak to działa?
Jak się okazuje, nawet jeśli chcemy pracować w domu, to nadal mamy możliwość uniknięcia niepotrzebnego udostępniania naszych prywatnych danych. Aby to osiągnąć, możemy założyć wirtualne biuro, czyli wynająć adres, pod którym nasza firma będzie zarejestrowana. Choć słowo „wirtualny” oznacza często coś fikcyjnego lub istniejącego tylko teoretycznie, wirtualne biuro istnieje naprawdę. Adres takiego e-biura jest przypisany do autentycznego lokalu i wpisanie go do rejestru jest jak najbardziej zgodne z prawem.
Wirtualne biuro jest też świetną opcją dla osób, które nie są zadowolone z działania urzędu skarbowego właściwego dla siedziby ich firmy. Wynajęcie wirtualnego biura na warszawskim Śródmieściu pozwala nam przypisać naszą spółkę do Pierwszego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście, który gwarantuje uczciwość i uporządkowaną dokumentację.
Poczta do rąk własnych
Sam fakt, że adres wirtualnego biura nie jest tym, w którym faktycznie przebywamy, nie powinien w żaden sposób utrudniać naszej pracy. Dzięki usłudze przekierowywania poczty możemy być pewni, że nie ominą nas żadne ważne pisma. Oznacza to, że każda przesyłka, jaka trafi na nasz wirtualny adres, znajdzie się wkrótce w naszych własnych rękach bez konieczności fatygowania się osobiście.
Warto też rozważyć skorzystanie z opcji skanowania poczty. Nie zawsze możemy sobie pozwolić na jakąkolwiek zwłokę, zwłaszcza gdy oczekujemy pilnych dokumentów. Jeśli więc zależy nam na natychmiastowym przekazaniu listów, mogą one zostać otwarte, przeskanowane i już po chwili trafią na nasz adres e-mail lub aplikację mobilną.
Adres e-biura będziemy mogli wykorzystywać we wszystkich dokumentach, pieczątkach czy materiałach promujących naszą działalność. Korzystając z takiej możliwości, możemy mieć pewność, że nic nie zagraża naszej prywatności, a nasi pozostali domownicy nie będą musieli znosić wizyt urzędników czy potencjalnych kontrahentów.
Czy wirtualne biuro jest legalne?
Tak, jak najbardziej jest legalne rejestrowanie swojej firmy w wirtualnym biurze. Potwierdzają to też oficjalne strony rządowe, promujące działalność gospodarczą. Na przykład artykuł na https://www.biznes.gov.pl : „Co musisz wiedzieć zanim zarejestrujesz firmę” w swojej części 4, dotyczącej siedziby firmy opisuje dokładnie:
Swoją firmę możesz prowadzić w jednym lub wielu stałych miejscach, na przykład w punkcie usługowym, w biurze, w tym w biurze wirtualnym lub coworkingowym, we własnym mieszkaniu albo bez stałego adresu czy mobilnie, na przykład jeżeli wykonujesz usługi u klienta. Masz w tym zakresie pełną dowolność.
Działalność gospodarcza w wynajmowanym lokalu
Co jeśli nie uśmiecha nam się praca w mieszkaniu ani korzystanie z wirtualnego biura? Zostaje nam wtedy tradycyjna opcja wynajęcia lokalu, który będzie nam służył do pracy. Jakie warunki musi spełniać taki lokal? Skoro siedzibą naszej firmy może być nasze własne mieszkanie, to znaczy, że swoboda jest dosyć duża. Jeśli więc chcemy wynająć lokal, który ma być miejscem naszej pracy, może to być zwykły lokal mieszkalny lub taki specjalnie przygotowywany do prowadzenia działalności.
Prowadzenie działalności w wynajmowanym mieszkaniu
Jeśli miejsce, które zamierzamy zarejestrować jako oficjalną siedzibę naszej firmy, jest wynajmowanym lokalem mieszkalnym, to musimy mieć na uwadze jedną sprawę. Chodzi tu o zgodę osoby, wynajmującej nieruchomość. Jeśli zarejestrujemy firmę bez pozwolenia właściciela, możemy spodziewać się, że może ona zostać usunięta z rejestru CEDIG.
Właściciel wynajmowanego mieszkania może mieć swoje powody, dla których nie zechce udzielić zgody na prowadzenie w nim firmy. Podstawowym powodem jest ten sam, jaki mają osoby, rozważające rejestrację firmy we własnym mieszkaniu – prywatność. Jeśli jesteśmy właścicielem mieszkania, w którym ktoś zacznie prowadzić działalność gospodarczą, musimy liczyć się z tym, że jej klienci będą mieli dostęp do naszego adresu, co może mieć konsekwencje nawet w latach późniejszych, gdy okres najmu wygaśnie.
Dużo zachodu?
W zależności od wykonywanej przez nas pracy, może się pojawić konieczność odpowiedniego urządzenia lokalu. Dotyczy to specjalistycznego sprzętu, mebli oraz przestrzeni, jakiej wymaga nasza praca. Bywa tak, że urządzenie biura nie wykracza poza kupienie komputera i ekspresu do kawy, ale jednak często zakres obowiązków wymaga całkowitego przemeblowania i dużych zmian. Nie wszystkie takie zmiany mogą spodobać się właścicielowi, co może nas całkowicie zniechęcić do prowadzenia działalności gospodarczej w wynajmowanym mieszkaniu.
Lokal przystosowany do prowadzenia firmy
Może jednak najlepsze będzie wynajęcie biura już przystosowanego do określonego rodzaju pracy. W takiej sytuacji właściciel od początku jest przygotowany na udostępnienie nieruchomości do pracy, zdając sobie sprawę ze wszystkich potrzeb, jakie ma przedsiębiorca prowadzący firmę.