Prowadząc samodzielnie firmę, często bywasz zmęczony. Spotkania biznesowe, projekty do „domknięcia”, kolejki na poczcie. Ogromną część Twojego czasu pochłaniają rozmowy telefoniczne, pisanie maili i planowanie zadań w kalendarzu. Na swojej głowie masz wszystko, nawet zakupy biurowe. To oczywista strata Twojego potencjału i pieniędzy.
Pierwszą rzeczą, którą powinieneś zrobić, to przeanalizować jak inwestujesz swój czasu. Słyszałeś o zasadzie Pareto, zgodnie z którą 20% badanych obiektów związanych jest z 80% pewnych zasobów? Sprawdź jakie 20% Twoich działań pochłania zazwyczaj Twoje 80% czasu.
Czas to waluta, której sam nadajesz wartość! Szanuj go, jest najcenniejszym co masz. Swoją uwagę przeznacz jedynie na strategiczne zadania w firmie, a (na przykład) cykliczne przekaż do realizacji asystentowi. Nie masz asystenta? Warto to zmienić.
Podczas gdy większość przedsiębiorców jest niemal przykuta do swoich telefonów, Tim Ferriss opanował sztukę delegowania do perfekcji. W swojej książce „4-godzinny tydzień pracy”, autor dzieli się wskazówkami na temat delegowania zadań. Zachęca czytelników do outsourcingu wszystkiego, co można zrobić za mniej niż koszt własnego czasu. Większość punktów z Twojej listy rzeczy do zrobienia może być zlecona na zewnątrz.
Przy odrobinie wskazówek asystent odciąży Cię, dzięki czemu będziesz pracować mniej, a zarabiać więcej.
„Brak czasu to tak na prawdę brak priorytetów” – Tim Ferriss
Jak to zrobić?
Masz dwie możliwości: zatrudnić osobę do biura lub skorzystać z usług wirtualnego asystenta (VA).
Pracownik biurowy
Wszyscy asystenci wykonują podobne zadania. Zaletą pracownika obecnego fizycznie w biurze, jest możliwość wykorzystania jego pomocy w każdej chwili. Zlecasz zadanie i oczekujesz rezultatu. Masz stałą możliwość rozmowy ze swoim pracownikiem i nadzorowania jego pracy. Dostarczasz mu odpowiednich narzędzi, pytasz o postępy bądź pojawiające się problemy. Służysz wsparciem i dobrą radą. Masz stałą możliwość pilnowania ram czasowych oraz oceniania efektów wykonywanego zadania. Zlecasz obowiązki, do których nie jesteś niezbędny. Jeśli potrzebujesz dodatkowego pracownika, to doświadczony asystent, przeprowadzi za Ciebie rekrutację i szkolenie nowego kandydata.
W zależności od potrzeb firmy, na początku zatrudnianie asystenta może mieć pewne wady. Jako pracodawca, musimy przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną, a jako właściciele firmy, podjąć ryzyko powierzenia obowiązków innej osobie. Jesteś zobowiązany zapewnić powierzchnię biurową i całe wyposażenie, jakiego wymaga stanowisko. W zależności od wybranej umowy, musisz liczyć się ze zobowiązaniami takimi jak ubezpieczenia, świadczenia urlopowe i nieobecności z powodu choroby.
Wirtualny asystent – pomoc zdalna
W wypadku kiedy zatrudniasz pracownika wirtualnego, możesz skorzystać z pomocy profesjonalnego biura, które w całości zajmie się procesem rekrutacji. Obniżą to stres i oszczędza czas związany z poszukiwaniem, rozmową kwalifikacyjną i zatrudnieniem właściwego personelu. Ten wariant oferuje zazwyczaj kilku asystentów przypisanych do Twojej firmy. Zmniejsza w ten sposób problem z niedyspozycyjnością pracowników. Asystent jest zawsze do Twojej dyspozycji i za pomocą maila lub telefonu.
Dodatkowym atutem, o którym warto wspomnieć jest fakt, że wirtualny asystent pracuje z niezależnej przestrzeni biurowej. Posiada własne wyposażenie – sprzęt, oprogramowanie i materiały. Można potraktować to jako sposób na obniżenie kosztów ogólnych. Dostaje pracę do ukończenia z terminem i zapłatę jedynie za czas, w którym faktycznie pracuje. Nie płacisz za rozmowy, wodę i przerwy na kawę. Odpadają również opłaty typu podatki i składki.
Wnioski
Gdy Twój kalendarz pęka w szwach, a lista zadań nie ma końca, to dobry moment aby rozważyć zatrudnienie pomocy. Jeśli zdecydujesz się na delegowanie zadań, zyskasz czas, który możesz poświęcić na rozwój firmy i pomnożenie dochodów. Jeśli dodatkowo zależy Ci na oszczędzeniu budżetu, to asystent jest dokładnie tym czego potrzebujesz.
Z rozwiązania wirtualnej pomocy możesz skorzystać na na próbę. Kup pojedyncze godziny i oceń zyski, a w razie wątpliwości zawsze możesz zdecydować się na pomoc stałą. Sprawdź który wariant jest bardziej dopasowany do Ciebie i Twoich potrzeb.
Jeśli uważasz, że zatrudnienie osobistych asystentów jest tylko dla bogatych i sławnych, to pomyśl o tym jeszcze raz. Miliony przedsiębiorców korzysta obecnie z pomocy przy różnego rodzaju zadaniach. Jeśli Twój biznes ma rozwinąć skrzydła, musisz przestać być wąskim gardłem i otworzyć się na delegowanie.