time to say goodbye

Kiedy warto opuścić biuro wirtualne?

Bez kategorii

Czy prowadzić firmę u siebie w domku, a może wybrać jakieś biuro wirtualne, a może jak najbardziej rzeczywiste biuro wynająć, lub jakiś wieżowiec se pyknąć? Też masz takie rozterki? A zatem, kiedy firma „wyrasta” z biura wirtualnego? A kiedy virtual office – jest usługą „na wieki”?

Zacznijmy od końca, czyli…

Kiedy warto opuścić wirtualne biuro?

Jeśli nie do końca widzisz, jaką wartość to biuro Ci daje. To jest znak… że prawdopodobnie płacisz za coś, czego nie potrzebujesz, albo z czego nie korzystasz. A jeśli nawet potrzebujesz, to i tak zgryzota Cię łapie, że płacisz „za dużo” 😉 To jest jeden z kluczowych momentów, kiedy warto coś zmienić (np. adres).

Wyrasta się z biura wirtualnego na trzy sposoby:

kończy się wartość przynależności do konkretnego urzędu skarbowego

Jeśli głównym powodem przeniesienia swojej firmy do wirtualnego biura było przeniesienie się pod spokojniejszy Urząd Skarbowy… W tym miejscu muszę pochwalić I US Warszawa-Śródmieście, póki co nie nękają podatników i interesują się tylko sprawami, którymi urząd podatkowy powinien się interesować. To w pewnym momencie przynależność do konkretnego urzędu na bazie adresu się kończy (art. 11 ust. 4 ustawy o KAS)… A ten „pewien moment” według miłościwie nam panujących (Rozporządzenie Ministra z dnia 24 lutego 2017) następuje gdy: gdy staniesz się bankiem lub inną „poważną” instytucją finansową, lub Twoje obroty przekroczą 5 mln EUR w danym roku. Przeniesie Cię to automatycznie do specjalnego Urzędu Skarbowego „dla bogatych” 😉

W takim przypadku warto w kolejnych latach utrzymywać trend obrotu >5 mln EUR, lub nadal pozostawać „poważną instytucją finansową” nawet jeśli nie będzie to przynosiło dodatkowego zysku. W tym przypadku lepiej być najmniejszą płotką śród gigantów niż największą rybą w akwarium 😉

masz własną, ogarniętą, recepcję

Firma na tym etapie rozwoju zazwyczaj już powinna być na rynku parę lat. Najpierw by stwierdzić, że recepcja jest potrzebna, a następnie – że powinna być na dodatek ogarnięta. Właściwie to nawet bardzo ogarnięta. Jeśli budujemy własną recepcję, musimy ustalić, jakie jest jej zadanie:

  • przyjmować listy
  • przyjmować ludzi

Na ten pierwszy przypadek potrzebujemy dobrych procedur, na drugi – dobrą osobowość. Może nią być typ ISFJ/ESTJ/ESFJ (przy czym unikamy ISTJ) z 16 osobowości. Dla przyjmowania ludzi kluczowy jest typ „Observant”, dla listów „Judging”.

Dalej już z górki. Wystarczy zabezpieczyć danej osobie narzędzia i procedury. Jeśli się nie pomyliśmy przy rekrutacji – będzie doskonale sobie radzić. A z naszej strony potrzebna będzie tylko drobna korekta kursu raz na jakiś czas.

uczestniczysz w dużych jednorazowych projektach, gdzie nie budujesz relacji z klientem/partnerem

W tym przypadku licz się z tym, że będą Cię próbowali poznać zanim jeszcze wejdziesz przez drzwi. W takim przypadku wszystko musi być bardzo spójne: Facebook, LinkedIn i Instagram, strona frimy, stopka w mailu. Ważne jest, czy wysyłasz zaproszenie w kalendarzu i jak je akceptujesz. Czy maile są z Twojej domeny, czy z @buziaczek.pl. Często firmy wymagają numeru stacjonarnego. Niemcy do tej pory bardzo lubią, by na stronie był podany numer fax i podchodzą podejrzliwie do firm, co faxu nie posiadają. W takim przypadku, jeśli korzystasz z biura wirtualnego – warto to dobrze uzasadnić np. na swojej stronie (całkiem dobrze to zrobił Basecamp).

W Polsce warto mieć numer stacjonarny, podany na stronie. Ja w tym celu korzystam z FCN. Nie warto brać numeru telefonu od biura wirtualnego. W Polsce, żeby udostępniać komuś numer telefonu (od czasu wprowadzenia obowiązku rejestracji numerów) – trzeba być operatorem telekomunikacyjnym. Raz na jakiś czas widzę w ofertach biur wirtualnych usługę „damy numer telefonu”. Nie spotkałem się z przypadkiem, gdy takie biuro by miało uprawnienia operatora telekomunikacyjnego… a ostatnie czego chcesz, by Twoje biuro miało „czarną historię”. Chyba że planujesz przekręt – wtedy są idealną ofiarą, – to oni są właścicielem Twojego numeru… ale pamiętaj, karma wraca 😉

Kiedy się NIE wyrasta?

To często nie jest oczywiste, dlatego też dodam kilka punktów.

firma rośnie bardzo dynamicznie

Jesteś mega szybko rozwijającą się firmą. Kwartał temu skład osobowy firmy wynosił 2 (wliczając psa), a dziś jest Was 15 osób… i kolejne 20 rekrutujecie. W takim przypadku konieczna będzie zmiana biura co jakiś czas… a co za tym idzie – zmiany w KRS i pilnowanie, czy na stary adres coś nie przyszło… np. jeśli US nie może listownie się z Tobą skontaktować, to może wykreślić Cię z rejestru VAT, – dowiesz się o tym od swoich klientów, którzy przestaną płacić faktury (bo nie ma Cię na białej liście). Można tak całkiem tanio stracić zaufanie swoich dobrych klientów. W takim przypadku warto trzymać stały adres w biurze wirtualnym, które będzie odpowiedzialne za korespondencję urzędową, a na wizytówkach i w kontaktach z partnerami posługiwać się fizycznym biurem. Wtedy przy kolejnej zmianie wystarczy ich tylko poinformować 😉

jesteś firmą z niedużej miejscowości

Prowadzisz (nie)duży biznes w swojej miejscowości i wszystko było by fajnie… tylko dlaczegoś masz co roku kontrolę z US. Zastanawiasz się, dlaczego tak jest? Otóż US też wiedzą czym są KPI i mają też swoje… np. przeprowadzić 5 kontroli skarbowych w sp. z o.o. A jeśli w zasięgu US mamy tylko 6 spółek? No cóż… w takim przypadku US losuje szczęśliwca, który w tym roku nie będzie miał kontroli… a z pozostałymi „widzimy się, jak co roku”. W takim przypadku warto przenieść się z adresem do większego US, gdzie spzoo jest znacznie więcej i nie ma losowania, tylko sprawdzają, jeśli widzą, że coś nie tak.

Urząd Skarbowy jest opresyjny

Tak, jesteś przedsiębiorcą, tak zatrudniasz ludzi… tak, właściwie jesteś „solą tej ziemi”… ale czasem pracownicy US tego nie czują i widzą w Tobie tylko „podejrzany element”, który jeszcze na dodatek ciągle „kombinuje”… W takim przypadku trzeba zrobić to, co robi każdy niezadowolny klient – odejść.

Można oczywiście zamknąć działalność… ale bardziej bym polecał zmienić US, poprzez zmianę adresu siedziby.

dużo podróżujesz

Masz swoje wymarzone życie, – możesz prowadzić biznes zdalnie i cieszyć się podróżowaniem. To właściwie jest model, do którego chciało by dążyć wielu przedsiębiorców. W Polsce to wymaga jeszcze trzech formalności:

  • podpis kwalifikowany – który pozwoli Ci podpisywać dokumenty w formie elektronicznej (ja korzystam z KIR) z dowolnego miejsca na świecie. Teoretycznie ten podpis jest tak samo ważny, jak podpis piórem, ale warto wiedzieć, że nie wszystkie instytucje już się do niego przyzwyczaiły.
  • pełnomocnictwo pocztowe – by ktoś w Twoim imieniu mógł odebrać Twoje listy. Dlaczego to jest ważne? Bo list nieodebrany wraca do nadawcy, a urzędnik uznaje w tym momencie, że został odebrany i przeczytany. Co, tak naprawdę, oznacza, że biegnie czas na odpowiedź na taki list, a Ty nawet nie wiesz, że przyszedł…
  • podpisane pełnomocnictwo z pustym miejscem dotyczącym numeru sprawy i dat, które będzie można uzupełnić w razie potrzeby – to musi być w rękach baaaaardzo zaufanej osoby i tylko w wyjątkowych przypadkach (zanim zastosujesz, porozmawiaj o tym z najbliższymi i prawnikiem), – na przypadek, gdyby się okazało, że wszystko inne zawiodło.

Pierwszą rzecz musisz załatwić samodzielnie. Z tą drugą może pomóc wirtualne biuro, pod warunkiem, że obsługuje „Pełnomocnictwa pocztowe”. Jeśli nie wiedzą co to jest, – podziękuj i uciekaj 😀

Trzecia sprawa – kontrowersyjna i tutaj nie odważam się doradzać.

wykonujesz wolny zawód i zarabiasz kilka średnich krajowych

To jest ostatni przypadek, kiedy może być przydatne biuro wirtualne „na stałe”. Jak zapewne już wiesz, listonosz nie zawsze przynosi list do Ciebie do drzwi, tylko najczęściej po prostu wrzuca AWIZO i idzie se dalej. Teoretycznie da się sterroryzować swój urząd pocztowy na tyle, by zaczęli Ci listy przynosić. Udało mi się to kiedyś z Urzędem Pocztowym na Warszawskich Skoroszech (w CH Skorosze), teraz sprawdzając jego numer, zauważyłem, że przenieśli go do mojego byłego bloku (Ryżowa 44). Pozostaje tylko mieć nadzieję, że to nie przeze mnie 😀

W każdym razie, cenisz swój czas wystarczająco, by zlecić odbiór listów komuś innemu, to jest raz. Z drugiej strony nie chcesz za pięć lat tłumaczyć urzędnikom, jaka część Twojego mieszkania była rzeczywiście używana jako biuro, a która do celów prywatnych i ile rolek papieru toaletowego mozesz wrzucić w koszty, bo idziesz „w godzinach pracy” 😉 Wtedy też wirtualny adres może być dla Ciebie rozwiązaniem na długie lata.