La entrega electrónica representa otro cambio en la comunicación oficial polaca, que será obligatoria para la mayoría de las entidades públicas y determinadas entidades no públicas a partir del 1 de enero de 2025. Se trata de una forma digital de comunicación, equivalente al correo certificado tradicional con acuse de recibo, que pretende sustituir a la correspondencia en papel en las relaciones con la administración pública.
En este artículo:
¿Qué es la entrega electrónica y por qué es importante?
Calendario de implantación de la e-Orientación
Proceso para crear un buzón de entrega electrónica
Aspectos prácticos de la utilización del sistema
¿Cómo elijo un proveedor de entrega electrónica?
La entrega electrónica y la oficina virtual
Entrega electrónica – Preguntas frecuentes
¿Qué es la entrega electrónica y por qué es importante?
Definición y base jurídica de la e-Gobernanza
El servicio de entrega electrónica es un servicio fiduciario cualificado que es el equivalente electrónico de una carta certificada con acuse de recibo, que proporciona una forma de comunicación jurídicamente vinculante entre entidades.
La base jurídica para el funcionamiento de la entrega electrónica es el Reglamento eIDAS de la UE y la Ley de Entrega Electrónica (UoDE). Además, el sistema está sujeto a las estrictas normas técnicas del Instituto Europeo de Normas de Telecomunicaciones (ETSI).
Principales ventajas del sistema de garantía electrónica
La entrega electrónica introduce varias ventajas importantes para los usuarios:
- Identificación inequívoca del remitente y el destinatario
- Confidencialidad de la correspondencia
- Integridad de los datos transmitidos
- Acceso a pruebas jurídicamente vinculantes de envío y recepción
Por tanto, el empresario puede utilizar la entrega electrónica para comunicarse con las autoridades y para cualquier correspondencia que requiera una carta de aviso. Además, el sistema ofrece comodidad de uso: los documentos pueden enviarse y recibirse en cualquier momento, desde cualquier lugar, utilizando un ordenador, una tableta o un teléfono con acceso a Internet. Para las entidades públicas y los empresarios, esto significa sobre todo ahorrar tiempo y costes asociados a la correspondencia tradicional.
Calendario de implantación de la e-Orientación
En primer lugar, a partir del 1 de enero de 2025, la obligación de utilizar la e-Garantía se ha ampliado, entre otros, a los órganos de la administración pública, las instituciones de economía presupuestaria, las universidades públicas, las unidades de gobierno local, ZUS, KRUS, NFZ y las unidades de gobierno local. Los empresarios ya inscritos en el Registro Judicial Nacional estarán obligados a activar el buzón de e-Garantías antes del 1 de abril de 2025.
En consecuencia, se ha establecido el siguiente calendario para las empresas registradas en el CEIDG:
- Empresarios inscritos antes del 31 de diciembre de 2024, que modifiquen su inscripción después del 30 de junio de 2025 – plazo hasta el 1 de julio de 2025
- Otras entidades del CEIDG – fecha límite 30 de septiembre de 2026
Además, se ha fijado un plazo concreto para los tribunales, los fiscales, las fuerzas de seguridad y el servicio penitenciario: deben implantar el sistema antes del 1 de octubre de 2029. Esto significa que no enviaremos un caso judicial a los tribunales. ¿Y si hemos mantenido correspondencia con una empresa concreta y ahora queremos notificarla al juzgado? Será necesario imprimir las cartas con acuse de recibo oficial.
Periodo transitorio para la e-Orientación
Se ha introducido un útil periodo de transición hasta el 31 de diciembre de 2025. Durante este periodo:
- Las entidades públicas podrán adaptarse gradualmente al nuevo sistema
- La entrega en papel, la entrega electrónica y la correspondencia a través del ePUAP serán jurídicamente equivalentes.
- Las instituciones pueden renunciar al servicio electrónico en casos organizativos justificados. Según la información del sitio web gov.pl, entonces estarán obligadas a enviar la carta de otra forma.
Consecuencias del incumplimiento de los plazos
La introducción de una dirección para la entrega electrónica en la Base de Datos de Direcciones Electrónicas (BAE) es obligatoria para las entidades públicas y las entidades no públicas designadas. Los efectos jurídicos de la inscripción surten efecto a partir de la fecha de su inscripción: a partir de ese momento, la correspondencia se dirigirá a la dirección del servicio electrónico.
Si una dirección no se renueva en la entrega electrónica, se elimina automáticamente del BAE. Hay que tener en cuenta que las entidades no públicas tienen la posibilidad de darse de baja del servicio público de entrega electrónica registrada (PURDE), lo que conlleva la eliminación de la dirección de la base de datos.
Proceso para crear un buzón de entrega electrónica
Crear un buzón electrónico requiere un enfoque sistemático y la preparación de los documentos pertinentes. En primer lugar, es importante entender que el proceso consta de varios pasos clave.
Paso a paso: cómo crear un buzón de entrega electrónica
El proceso para crear un buzón de entrega electrónica es el siguiente:
- Para empezar, tendrás que rellenar una solicitud de dirección y de buzón electrónico,
- debe adjuntarse un documento apropiado que confirme la representación de la entidad o un poder notarial,
- a continuación, adjunta un recibo por los honorarios del poder notarial,
- completa los datos de la entidad,
- selecciona el administrador que gestionará el buzón de envío electrónico: se te pedirán sus datos y su dirección de correo electrónico,
- una vez comprobada la solicitud, fírmala electrónicamente, por ejemplo, con un perfil de confianza o una firma reconocida),
- espera la confirmación de la solicitud, que se enviará a la dirección de correo electrónico del administrador indicada en la solicitud.
Documentos y datos necesarios
En el caso de empresarios inscritos en el Registro Nacional Judicial, será necesario lo siguiente:
- Nombre de la entidad
- Número KRS
- Designación de la forma jurídica
- Domicilio social y dirección
- Datos del administrador de la casilla (obligatorio). Como hemos mencionado anteriormente, los datos del administrador y su dirección de correo electrónico son necesarios para configurarlo. La confirmación de la solicitud también se enviará al correo electrónico del administrador.
Además, en caso de representación por poder, se requiere lo siguiente:
- Poder firmado electrónicamente
- Confirmación del impuesto sobre actos jurídicos documentados (17 PLN) para un poder notarial
Activación y primer inicio de sesión
Puedes activar un buzón electrónico en el sitio gov.pl/e-doreczenia, entre otros. Abramos la pestaña Tus buzones en el menú lateral. A continuación, hagamos clic en el botón Activar un buzón junto al buzón que queremos activar. A continuación, deberás introducir tu dirección de correo electrónico para recibir notificaciones y leer las condiciones de servicio del operador designado. Por último, tenemos que hacer clic en el botón «activar». A continuación, se enviará un mensaje a la dirección de correo electrónico que hayamos elegido, informándonos de que el buzón ya está activo.
Aspectos prácticos de la utilización del sistema
El sistema de e-Comunicación ofrece soluciones para la comunicación electrónica cotidiana. En primer lugar, los usuarios disponen de diversos métodos para acceder al sistema. De hecho, el acceso al sistema de e-Garantía es posible a través de las siguientes plataformas:
- El portal edoreczenia.gov.pl,
- Cuenta de empresario en business.gov.pl,
- Sistemas de archivo integrados EZD,
- Solicitudes de empresas que prestan el servicio de entrega electrónica.
En caso de problema con un paquete, el usuario tiene la opción de presentar una reclamación directamente a través del buzón de entrega electrónica (opción «Servicios adicionales»).
Gestión de privilegios y accesos
El administrador de la caja tiene la gama más amplia de derechos, entre los que se incluyen:
- Configuración de la caja de entrega
- Gestión de la correspondencia
- Conceder derechos a otros usuarios
Según el artículo 19 de la Ley de Entrega Electrónica, el administrador podrá:
- Definir reglas para el reenvío automático de correspondencia
- Designa a las personas autorizadas para manejar la caja
- Gestionar los derechos de otros usuarios
Cabe destacar que un mismo buzón puede ser gestionado por varios administradores, lo que aumenta la flexibilidad en la gestión de la correspondencia.
¿Cómo elijo un proveedor de entrega electrónica?
Los proveedores de servicios cualificados, es decir, las entidades que han sido calificadas como proveedor cualificado de entrega electrónica registrada y han sido inscritas en el registro de proveedores de servicios de confianza, incluyen
- Asseco Data Systems S.A.
- Autenti sp. z o.o.
- KFJ Inwestycje Sp. z o.o.
- Poczta Polska S.A.
- Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A.
Nuestras opciones recomendadas son Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A, que es una de las empresas estatales más fiables, o Asseco Data Systems S.A, que tiene amplia experiencia en la cooperación con el Estado, sin dejar de ser una empresa privada con ánimo de lucro. El coste del paquete dependerá, entre otras cosas, del número de cartas que enviemos a entidades no públicas. El precio de un sello de correos electrónico de distintos proveedores puede variar. Por tanto, antes de elegir un proveedor, debes considerar la frecuencia con la que mantendrás correspondencia con entidades no públicas y prestar atención al coste de este sello. Conviene recordar que será posible cambiar de proveedor si es necesario.
La entrega electrónica y la oficina virtual
Los empresarios que inicien su actividad después del 1 de enero de 2025 se verán obligados por el sistema a establecer buzones de garantía electrónica. Otros empresarios también instalarán pronto buzones electrónicos para cumplir los cambios legales. Algunos empresarios podrán renunciar totalmente al servicio de correspondencia tradicional si no tienen casos que requieran la recepción de cartas certificadas, como:
- correspondencia judicial,
- participación en licitaciones,
- litigios con otras empresas o consumidores.
En vista de este cambio Oficina para Ositos de Peluche ha creado un nuevo paquete llamado MiŚ intenta. Es la solución ideal para las empresas que sólo utilizan e-Advice. Ofrecemos este paquete a un precio óptimo en comparación con la competencia. Este precio atractivo es posible gracias a un enfoque equitativo basado en un «juego de suma positiva», es decir, una situación en la que ambas partes ganan algo, de modo que el empresario puede convertirse en un «campeón del precio». Inspirado en el canal recomendado por Office for Teddy Bear Honestamente sobre negocios. Por supuesto, si la situación en la empresa cambia, siempre se puede cambiar el paquete y elegir uno que incluya la recogida de cartas, como el El paquete Sonrisa funciona. No obstante, conviene tener en cuenta que, aunque las cartas de aviso tradicionales serán una parte mucho menor de la correspondencia normal, y la entrega electrónica será suficiente para, por ejemplo, la comunicación con la Agencia Tributaria, algunos documentos, como los de los tribunales, el Registro Nacional de Tribunales o algunos contratos B2C, seguirán requiriendo la entrega tradicional al menos hasta 2029.
Entrega electrónica – Preguntas frecuentes
¿Es obligatoria la entrega electrónica para todas las empresas? A partir del 1 de enero de 2025, la entrega electrónica será obligatoria para las nuevas empresas. Las empresas existentes tendrán distintos plazos para implantar el sistema, en función de su forma jurídica. Para los CEIDG, será hasta el 30 de septiembre de 2026 y para las empresas hasta el 1 de abril de 2025. El sistema para CEDIG obligará a registrarse cuando se intenten cambios en el KRS después del 1 de julio de 2025.
¿Cuándo entra en vigor exactamente la obligación de utilizar la entrega electrónica? La obligación de utilizar e-Grants para la mayoría de las entidades públicas entra en vigor el 1 de enero de 2025. Para los empresarios y otras entidades no públicas, los plazos se escalonan hasta el 30 de septiembre de 2026.
¿Cómo será la situación del ePUAP tras la introducción de las e-Subvenciones? Habrá un periodo transitorio hasta el 31 de diciembre de 2025, durante el cual la entrega mediante ePUAP, operador postal y e-Dorêczeń será equivalente. Según la información del sitio web gov.pl, con el tiempo el sistema de entrega electrónica sustituirá a la correspondencia a través de ePUAP.