e-Doręczenia w praktyce – przewodnik dla przedsiębiorców

E-doręczenia w praktyce - przewodnik dla przedsiębiorców

e-Doręczenia stanowią kolejną zmianę w polskiej komunikacji urzędowej, która od 1 stycznia 2025 roku stała się obowiązkowa dla większości podmiotów publicznych i wybranych podmiotów niepublicznych. Jest to cyfrowa forma komunikacji, równoważna tradycyjnej przesyłce poleconej za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, która ma zastąpić papierową korespondencję w kontaktach z administracją publiczną.

W tym artykule:

Czym są e-Doręczenia i dlaczego są ważne?

Kalendarium wdrażania e-Doręczeń

Proces zakładania skrzynki e-Doręczeń

Praktyczne aspekty korzystania z systemu

Jak wybrać dostawcę e-Doręczeń?

e-Doręczenia a biuro wirtualne

e-Doręczenia – najczęstsze pytania

Czym są e-Doręczenia i dlaczego są ważne?

Definicja i podstawy prawne e-Doręczeń

Usługa e-Doręczeń to kwalifikowana usługa zaufania, która stanowi elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru, zapewniając prawnie wiążącą formę komunikacji między podmiotami.

Podstawę prawną funkcjonowania e-Doręczeń stanowią: rozporządzenie UE eIDAS oraz ustawa o doręczeniach elektronicznych (UoDE). Ponadto system podlega restrykcyjnym normom technicznym Europejskiego Instytutu Norm Telekomunikacyjnych ETSI.

Kluczowe zalety systemu e-Doręczeń

e-Doręczenia wprowadzają kilka istotnych korzyści dla użytkowników:

  • Jednoznaczną identyfikację nadawcy i odbiorcy
  • Zachowanie tajemnicy korespondencji
  • Integralność przesyłanych danych
  • Dostęp do prawnie wiążących dowodów wysyłki i odbioru

Przedsiębiorca może zatem użyć e-Doręczeń do komunikacji z urzędami oraz do wszelkiej korespondencji wymagającej awizo. Ponadto system zapewnia wygodę użytkowania – dokumenty można wysyłać i odbierać o dowolnej porze, z dowolnego miejsca, używając komputera, tabletu lub telefonu z dostępem do internetu. Dla podmiotów publicznych i przedsiębiorców oznacza to przede wszystkim oszczędność czasu i kosztów związanych z tradycyjną korespondencją.

Kalendarium wdrażania e-Doręczeń

Przede wszystkim, od 1 stycznia 2025 roku obowiązek korzystania z e-Doręczeń objął między innymi organy administracji rządowej, instytucje gospodarki budżetowej, uczelnie publiczne, jednostki samorządu terytorialnego, ZUS, KRUS, NFZ oraz jednostki samorządu terytorialnego. Przedsiębiorcy zarejestrowani już w KRS będą zobowiązani do aktywacji skrzynki do e-Doręczeń do 1 kwietnia 2025 roku.

W związku z tym, dla firm zarejestrowanych w CEIDG ustalono następujący harmonogram:

  • Przedsiębiorcy zarejestrowani do 31 grudnia 2024 roku, dokonujący zmian we wpisie po 30 czerwca 2025 roku – termin do 1 lipca 2025
  • Pozostałe podmioty z CEIDG – termin do 30 września 2026 roku

Ponadto szczególny termin wyznaczono dla sądów, prokuratury, organów ścigania i służby więziennej – muszą one wdrożyć system do 1 października 2029 roku. Oznacza to, że do sądu nie wyślemy sprawy sądowej. Co zatem, jeśli utrzymywaliśmy korespondencję z daną firmą, a teraz chcielibyśmy doręczyć ją do sądu? Niezbędne będzie wydrukowanie listów wraz z urzędowym potwierdzeniem odbioru.

Okres przejściowy dla e-Doręczeń

Wprowadzono przydatny okres przejściowy do 31 grudnia 2025 roku. W tym czasie:

  • Podmioty publiczne będą mogły stopniowo dostosowywać się do nowego systemu
  • Doręczenia papierowe, e-Doręczenia i korespondencja przez ePUAP będą równoważne prawnie
  • Instytucje mogą odstąpić od doręczenia elektronicznego w uzasadnionych przypadkach organizacyjnych. Według informacji na stronie gov.pl, będą one wówczas zobowiązane do przesłania pisma w innej formie.

Konsekwencje niedostosowania się do terminów

Wpis adresu do doręczeń elektronicznych do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE) jest obowiązkowy dla podmiotów publicznych oraz wskazanych podmiotów niepublicznych. Skutki prawne wpisu następują od dnia jego dokonania – od tego momentu korespondencja będzie kierowana na adres do e-Doręczeń.

W przypadku braku przedłużenia wpisu adresu do e-Doręczeń, następuje jego automatyczne wykreślenie z BAE. Należy zaznaczyć, że podmioty niepubliczne mają możliwość rezygnacji z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE), co skutkuje wykreśleniem adresu z bazy.

Proces zakładania skrzynki e-Doręczeń

Założenie skrzynki do e-Doręczeń wymaga systematycznego podejścia i przygotowania odpowiednich dokumentów. Przede wszystkim należy zrozumieć, że proces ten składa się z kilku kluczowych etapów.

Krok po kroku – jak założyć skrzynkę do e-Doręczeń

Proces zakładania skrzynki do e-Doręczeń przebiega następująco:

  • na początku musisz wypełnić wniosek o adres i skrzynkę do e-Doręczeń,
  • należy dołączyć odpowiedni dokument, który potwierdza reprezentację lub pełnomocnictwo podmiotu,
  • następnie dołącz potwierdzenie opłaty za pełnomocnictwo,
  • uzupełnij dane podmiotu,
  • wybierz administratora, który będzie zarządzać skrzynką do e-Doręczeń – niezbędne będą jego dane oraz adres e-mail,
  • po sprawdzeniu wniosku podpisz go elektronicznie, np. profilem zaufanym, bądź podpisem kwalifikowanym),
  • poczekaj na potwierdzenie złożenia wniosku, które zostanie dostarczone adres e-mail administratora wskazanego we wniosku.

Wymagane dokumenty i dane

W przypadku przedsiębiorców wpisanych do KRS niezbędne będą:

  • Nazwa podmiotu
  • Numer KRS
  • Oznaczenie formy prawnej
  • Siedziba i adres
  • Dane administratora skrzynki (obowiązkowo). Jak wspomnieliśmy powyżej, dane i adres e-mail administratora są niezbędne najpierw do jej założenia. Potwierdzenie złożenia wniosku również otrzymamy na e-mail administratora.

Ponadto w przypadku reprezentacji przez pełnomocnika wymagane są:

  • Pełnomocnictwo podpisane elektronicznie
  • Potwierdzenie opłaty skarbowej (17 zł) za pełnomocnictwo

Aktywacja i pierwsze logowanie

Aktywować skrzynkę do e-Doręczeń możemy między innymi na stronie gov.pl/e-doreczenia. Otwórzmy zakładkę Twoje skrzynki w menu bocznym. Następnie kliknijmy przycisk Aktywuj skrzynkę przy tej skrzynce, którą chcemy aktywować. Wówczas konieczne będzie podanie adresu e-mail do powiadomień oraz zapoznanie się z regulaminem świadczenia usług przez operatora wyznaczonego. Na końcu musimy kliknąć przycisk „aktywuj”. Wówczas na wybrany przez nas adres e-mail przyjdzie wiadomość z informacją, że skrzynka jest już aktywna.

Praktyczne aspekty korzystania z systemu

System e-Doręczeń oferuje rozwiązania służące do codziennej komunikacji elektronicznej. Przede wszystkim, użytkownicy mają do dyspozycji różnorodne metody dostępu do systemu. Dostęp do systemu e-Doręczeń możliwy jest bowiem poprzez następujące platformy:

  • Portal edoreczenia.gov.pl,
  • Konto Przedsiębiorcy na biznes.gov.pl,
  • Zintegrowane systemy kancelaryjne EZD,
  • Aplikacje firm dostarczających usługę e-Doręczeń.

W przypadku problemów z przesyłką, użytkownik ma możliwość złożenia reklamacji bezpośrednio przez skrzynkę e-Doręczeń (opcja „Usługi dodatkowe”).

Zarządzanie uprawnieniami i dostępem

Administrator skrzynki posiada najszerszy zakres uprawnień, obejmujący:

  • Konfigurację skrzynki doręczeń
  • Zarządzanie korespondencją
  • Nadawanie uprawnień innym użytkownikom

Zgodnie z art. 19 ustawy o doręczeniach elektronicznych, administrator może:

  • Definiować reguły automatycznego przekazywania korespondencji
  • Wskazywać osoby upoważnione do obsługi skrzynki
  • Zarządzać uprawnieniami innych użytkowników

Warto zaznaczyć, że jedna skrzynka może być obsługiwana przez kilku administratorów, co zwiększa elastyczność w zarządzaniu korespondencją.

Jak wybrać dostawcę e-Doręczeń?

Wśród kwalifikowanych dostawców usług, czyli podmiotów, które uzyskały uprawnienia kwalifikowanego dostawcy rejestrowanego doręczenia elektronicznego i zostały wpisane do rejestru dostawców usług zaufania, znajdują się:

  • Asseco Data Systems S.A.
  • Autenti sp. z o.o.
  • KFJ Inwestycje Sp. z o.o.
  • Poczta Polska S.A.
  • Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A.

Polecanym przez nas wyborem jest Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A, która jest jedną z rzetelniejszych spółek skarbu państwa lub Asseco Data Systems S.A, która posiada duże doświadczenie we współpracy z państwem, a jednocześnie jest prywatną firmą zorientowaną na zysk. Koszt pakietu zależeć będzie między innymi od liczby listów, które będziemy wysyłać do podmiotów niepublicznych. Cena elektronicznego znaczka pocztowego u różnych dostawców może się od siebie różnić. Przed dokonaniem wyboru dostawcy należy zatem zastanowić się jak często będziemy prowadzić korespondencję listową z podmiotami niepublicznymi i zwrócić uwagę na koszt owego znaczka. Warto pamiętać, że w razie potrzeby możliwa będzie zmiana dostawcy.

e-Doręczenia a biuro wirtualne

Na przedsiębiorcach rozpoczynających swą działalność po 1 stycznia 2025 roku system wymusi założenie skrzynek e-Doręczeń. Pozostali przedsiębiorcy też niedługo założą skrzynki e-Doręczeń, by dostosować się do zmian prawnych. Niektórzy przedsiębiorcy mogą w pełni zrezygnować z tradycyjnej obsługi korespondencji, jeśli nie prowadzą spraw wymagających odbioru listów poleconych, takich jak np.:

  • korespondencja sądowa,
  • uczestnictwo w przetargach,
  • spory z innymi firmami lub konsumentami.

W związku z tą zmianą Biuro dla Misia stworzyło nowy pakiet MiŚ próbuje. To idealne rozwiązanie dla firm korzystających wyłącznie z e-Doręczeń. Pakiet ten oferujemy w optymalnej cenie na tle konkurencji. Atrakcyjna cena jest możliwa dzięki uczciwemu podejściu na zasadzie „gry o sumie dodatniej”, czyli sytuacji, w której obie strony coś na niej zyskują, dzięki czemu przedsiębiorca może stać się “czempionem cenowym”. Inspiracją jest polecany przez Biuro dla Misia kanał Uczciwie o Biznesie. Oczywiście jeśli sytuacja w firmie się zmieni, zawsze można zmienić pakiet i wybrać taki, w którego zakresie jest odbiór listów, jak np. pakiet MiŚ działa. Warto jednak pamiętać, że mimo iż tradycyjne awiza będą znacznie mniejszą częścią normalnej korespondencji, a e-Doręczenia wystarczą nam np. do komunikacji z urzędem skarbowym, to niektóre dokumenty, jak np. te pochodzące z sądów, KRS lub też niektóre umowy B2C, nadal będą wymagały tradycyjnej formy dostarczania przynajmniej do 2029 roku.

e-Doręczenia – najczęstsze pytania

Czy e-Doręczenia są obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców? Od 1 stycznia 2025 roku e-Doręczenia staną się obowiązkowe dla nowych przedsiębiorców. Istniejące firmy będą miały różne terminy na wdrożenie systemu, w zależności od formy prawnej. W przypadku CEIDG będzie to miało miejsce do 30 września 2026 roku, a spółki do 1 kwietnia 2025 roku. System dla CEDIG będzie wymuszał rejestrację przy próbie zmian w KRS po 1 lipca 2025 roku.

Kiedy dokładnie wchodzi w życie obowiązek korzystania z e-Doręczeń? Obowiązek korzystania z e-Doręczeń dla większości podmiotów publicznych wchodzi w życie 1 stycznia 2025 roku. Dla przedsiębiorców i innych podmiotów niepublicznych terminy są rozłożone w czasie do 30 września 2026 roku.

Jak będzie wyglądała sytuacja z ePUAP po wprowadzeniu e-Doręczeń? Do 31 grudnia 2025 roku będzie obowiązywał okres przejściowy, w którym doręczenia przez ePUAP, operatora pocztowego i e-Doręczenia będą równoważne. Zgodnie z informacją na stronie gov.pl, docelowo system e-Doręczeń ma zastąpić korespondencję przez ePUAP.