Jak wystawić fakturę w nowej firmie? To pytanie zadaje sobie wielu początkujących przedsiębiorców. Faktura jest najczęstszym dokumentem świadczącym o dokonaniu transakcji i kluczowym elementem dokumentowania sprzedaży w Polsce. Jednak dla osób stawiających pierwsze kroki w biznesie, wystawienie faktury może być jednym z pierwszych „małych wyzwań”. W tym artykule dowiesz się wszystkiego, co musisz wiedzieć o pierwszej fakturze w Twojej firmie – od wymaganych elementów, przez krok po kroku jak ją wystawić, aż po najczęstsze błędy, których warto unikać.
Dlaczego faktura jest ważna w nowej firmie?
Faktura to nie tylko zwykły dokument księgowy, ale fundamentalny element prowadzenia działalności gospodarczej. Dla nowej firmy ma ona szczególne znaczenie, ponieważ stanowi podstawę prawidłowego funkcjonowania biznesu od strony formalno-prawnej i podatkowej.
Dowód sprzedaży i obowiązek podatkowy
Faktura jest przede wszystkim dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji opodatkowanej podatkiem od towarów i usług. Stanowi ona oficjalny dowód zawarcia umowy sprzedaży między sprzedawcą a nabywcą. W przypadku sporów sądowych prawidłowo wystawiona i podpisana faktura może służyć jako potwierdzenie zawarcia umowy oraz dowód wydania towaru czy wykonania usługi.
Warto pamiętać, że obowiązek podatkowy powstaje zasadniczo z chwilą dostawy towarów lub wykonania usługi (art. 19a ust. 1 ustawy o VAT). Nawet jeśli wystawisz fakturę w późniejszym terminie, to moment dokonania transakcji jest kluczowy dla rozliczeń podatkowych. Przykładowo, jeśli wykonasz usługę 29 września, a fakturę wystawisz 1 października, powinieneś zaksięgować ją w podatkowej księdze przychodów i rozchodów z datą wykonania usługi, czyli 29 września.
Rola faktury w rozliczeniach VAT i księgowości
Faktura odgrywa kluczową rolę w systemie rozliczeń VAT. Stanowi podstawę do zaksięgowania kosztu i daje możliwość odliczenia VAT przez nabywcę z tytułu nabycia towarów lub usług. Dla sprzedawcy z kolei jest podstawą do rozliczenia podatku należnego.
Podczas księgowania faktury należy pamiętać o kilku istotnych kwestiach:
- Faktury VAT sprzedaży ewidencjonuje się w kolumnie 7 KPiR, ujmując kwotę netto przychodu
- Należny podatek VAT ujmuje się w rejestrze sprzedaży
- Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę
Faktury trzeba przechowywać przez okres co najmniej 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Jest to niezwykle ważne, ponieważ w tym czasie urząd skarbowy ma prawo przeprowadzić kontrolę. Kontrola skarbowa zabrzmiała groźnie? Jeśli posiadasz dobrą księgową – przygotujesz się od niej bez większego trudu.
Jak wygląda faktura i jakie dane musi zawierać?
Faktura stanowi podstawowy dokument w obrocie gospodarczym, który potwierdza dokonanie transakcji między sprzedawcą a nabywcą. Prawidłowo wystawiona faktura musi zawierać szereg obowiązkowych elementów określonych w przepisach podatkowych.
Podstawowe elementy faktury VAT
Zgodnie z ustawą o VAT, każda faktura powinna zawierać określone elementy, które są niezbędne do jej ważności. Najważniejsze z nich to:
- data wystawienia,
- kolejny numer faktury,
- dane sprzedawcy i nabywcy wraz z adresami,
- numery NIP obu stron,
- nazwa i ilość sprzedanego towaru lub usługi,
- cena jednostkowa netto,
- wartość sprzedaży netto,
- stawka podatku VAT,
- kwota podatku,
- kwota należności ogółem.
Na fakturze można również uwzględnić dodatkowe informacje, takie jak termin i sposób płatności czy ewentualne rabaty.
Jakie dane do faktury na firmę są wymagane?
Podczas wystawiania faktury dla innej firmy, szczególnie istotne jest prawidłowe wskazanie danych nabywcy. Faktura musi zawierać pełną nazwę firmy, adres oraz numer NIP. W przypadku przedsiębiorców będących osobami fizycznymi, na fakturze należy podać adres zamieszkania, chyba że w CEIDG wskazane zostało główne miejsce prowadzenia działalności gospodarczej. Warto zaznaczyć, że w zależności od rodzaju transakcji, na fakturze mogą pojawić się dodatkowe adnotacje, np. „mechanizm podzielonej płatności” przy fakturach na kwotę powyżej 15 000 zł.
Jak wygląda faktura w przypadku zwolnienia z VAT?
Przedsiębiorcy zwolnieni z VAT również mogą wystawiać faktury. Faktura podatnika zwolnionego z VAT powinna zawierać:
- datę wystawienia,
- kolejny numer,
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów/usług wraz z adresami,
- nazwę towaru lub usługi,
- miarę i ilość,
- cenę jednostkową,
- kwotę należności ogółem.
Co istotne, na fakturze bez VAT nie podaje się podstawy prawnej zwolnienia, jeśli korzysta się ze zwolnienia podmiotowego ze względu na limit obrotów do 200 000 zł. Natomiast w przypadku zwolnienia przedmiotowego (ze względu na rodzaj działalności) należy wskazać podstawę prawną zgodnie z art. 43 ust. 1 ustawy o VAT.
Jak wystawić fakturę VAT wzór – przykładowy układ
Faktura może mieć formę papierową lub elektroniczną i powinna być wystawiona w dwóch egzemplarzach – jeden dla sprzedającego, drugi dla kupującego. Nie ma obowiązku podpisywania faktur ani oznaczania ich jako „oryginał” i „kopia”. Kwoty podatku wykazuje się w złotych, zaokrąglając do pełnych groszy (końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki od 0,5 grosza zaokrągla się do 1 grosza). Istnieje również możliwość wystawienia faktury uproszczonej, jeśli kwota zakupu nie przekracza 450 zł lub 100 euro.
Jak wystawić pierwszą fakturę krok po kroku?
Wystawienie pierwszej faktury w firmie to ważny moment dla każdego przedsiębiorcy. Prawidłowe przygotowanie tego dokumentu wymaga kilku przemyślanych kroków i znajomości podstawowych zasad. Oto jak przejść przez ten proces sprawnie i bez błędów.
Wybór narzędzia do wystawiania faktur: program, Excel czy ręcznie
Początkujący przedsiębiorcy często korzystają z Excela lub Worda, ponieważ są to programy już dostępne na ich komputerach. Jednak takie rozwiązanie, mimo że pozornie nie generuje dodatkowych kosztów, ma poważne wady. Tworzenie faktury w Excelu wymaga każdorazowego ręcznego wpisywania danych klienta i produktów, konwertowania do PDF oraz wysyłania mailem. Dodatkowo, pliki często się rozsuwają, co obniża estetykę dokumentu i wymaga dodatkowych poprawek. Profesjonalny program do fakturowania automatycznie wykonuje obliczenia, przechowuje dane i pozwala skupić się na rozwoju firmy zamiast na żmudnej pracy administracyjnej.
Jak wystawiać faktury w systemie online?
Wystawienie faktury w systemie online jest proste i intuicyjne. Po założeniu konta w wybranym programie (np. Faktura.pl, FakturaXL, Fakturownia), należy:
- Wprowadzić dane swojej firmy (często system automatycznie pobiera je po wpisaniu NIP)
- Dodać dane klienta (również z możliwością automatycznego uzupełnienia)
- Wprowadzić sprzedawane produkty/usługi
- Określić stawkę VAT i termin płatności
- Wygenerować dokument jednym kliknięciem
Zaletą systemów online do fakturowania jest dostęp z dowolnego miejsca – wystarczy urządzenie z internetem. Programy te automatycznie wykonują obliczenia, zapewniają poprawność dokumentów i często oferują integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF).
Jak wystawić fakturę na B2B?
Faktura B2B powinna być wystawiona najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po sprzedaży. Kluczowe jest prawidłowe określenie daty sprzedaży i daty wystawienia – nawet jeśli wystawiasz fakturę w sierpniu za usługę wykonaną w lipcu, data sprzedaży musi wskazywać lipiec. Faktura B2B wymaga podania pełnych danych obu firm, łącznie z numerami NIP.
Najczęstsze błędy przy pierwszej fakturze
Początkujący przedsiębiorcy często popełniają kilka typowych błędów:
- Nieprawidłowe oznaczenie daty wykonania usługi, co prowadzi do błędnego przypisania przychodu i VAT
- Zastosowanie błędnej stawki VAT
- Chaos w numeracji faktur (przeskakiwanie lub powtarzanie numerów)
- Brak oznaczenia „TP” przy transakcjach między powiązanymi podmiotami
- Ogólnikowe opisy usług zamiast precyzyjnych nazw
Unikając tych błędów, zaoszczędzisz czas i unikniesz problemów podczas kontroli skarbowej.
Rodzaje faktur, które musisz znać
Rozpoczynając działalność gospodarczą, warto poznać różne rodzaje faktur, które mogą być potrzebne w codziennej pracy. Każdy typ dokumentu ma swoje zastosowanie i specyficzne wymogi formalne.
Faktura zaliczkowa i końcowa
Faktura zaliczkowa dokumentuje otrzymaną część zapłaty przed wykonaniem usługi lub dostarczeniem towaru. Powinna zawierać datę wystawienia, numer kolejny, dane sprzedawcy i nabywcy, kwotę otrzymanej zaliczki oraz kwotę podatku. Fakturę końcową wystawiasz, gdy zaliczka nie obejmowała pełnej wartości zamówienia. Na takim dokumencie pomniejszasz sumę wartości o kwotę otrzymanych zaliczek. Pamiętaj, że faktura końcowa musi zawierać wykaz numerów faktur zaliczkowych wystawionych wcześniej.
Faktura korygująca – kiedy i jak ją wystawić?
Fakturę korygującą wystawiasz, gdy po wystawieniu faktury pierwotnej stwierdzisz pomyłkę w cenie lub stawce, udzielasz rabatu, nabywca zwrócił towar lub wystąpiły inne zmiany w transakcji. Dokument ten musi zawierać wyrażenie „faktura korygująca”, kolejny numer, datę wystawienia, dane z faktury pierwotnej, opis przyczyny korekty oraz prawidłowe wartości. Faktura korygująca „in minus” uwzględniana jest w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona, natomiast korektę „in plus” rozliczasz w okresie, w którym zaistniała przyczyna zwiększenia podstawy opodatkowania.
Faktura VAT marża
Faktura VAT marża to specjalny rodzaj dokumentu, w którym podatek naliczany jest tylko od marży sprzedawcy (różnicy między ceną sprzedaży a ceną zakupu). Z tego systemu mogą korzystać przedsiębiorcy dostarczający towary używane, dzieła sztuki, antyki, przedmioty kolekcjonerskie oraz świadczący usługi turystyczne. Na dokumencie musi znaleźć się oznaczenie „Procedura marży” oraz odpowiednie dopiski dotyczące rodzaju działalności.
Faktura bez VAT – dla kogo i jak wygląda?
Faktura bez VAT jest wystawiana przez przedsiębiorców zwolnionych z VAT (gdy roczny przychód nie przekracza 200 000 zł) lub sprzedających towary i usługi zwolnione z VAT. Jeśli zwolnienie wynika z rodzaju działalności, na fakturze musi znaleźć się podstawa prawna tego zwolnienia.
Faktura w firmie – wnioski i podsumowanie
Prawidłowe wystawianie faktur stanowi fundamentalny element prowadzenia każdej działalności gospodarczej. Przede wszystkim, dokument ten nie tylko potwierdza dokonanie transakcji, ale również determinuje moment powstania obowiązku podatkowego oraz możliwość odliczenia VAT. Dlatego też znajomość wszystkich elementów, które muszą znaleźć się na fakturze, jest niezbędna dla każdego przedsiębiorcy rozpoczynającego działalność.
Pamiętaj o różnych rodzajach faktur, które mogą być potrzebne w Twojej działalności. Faktury zaliczkowe, końcowe, korygujące czy VAT marża – każda z nich ma swoje specyficzne zastosowanie i wymogi formalne. Znajomość tych różnic pozwoli Ci uniknąć problemów podczas kontroli skarbowej.
Dodatkowo, zwracaj szczególną uwagę na terminy wystawiania dokumentów oraz prawidłowe określanie dat sprzedaży. Nieprawidłowości w tym zakresie mogą prowadzić do błędnego przypisania przychodu i VAT, co w konsekwencji może skutkować sankcjami ze strony organów podatkowych.
Ostatecznie, wystawianie faktur to umiejętność, którą każdy przedsiębiorca nabywa z czasem. Pierwsze dokumenty mogą wydawać się skomplikowane, ale dzięki poznaniu podstawowych zasad i wykorzystaniu odpowiednich narzędzi, proces ten stanie się rutynową czynnością w Twojej firmie. Odpowiednio przygotowane faktury nie tylko zapewnią zgodność z przepisami podatkowymi, ale również budują profesjonalny wizerunek Twojej firmy w oczach klientów.
Faktury w nowej firmie (i nie tylko) – FAQs
- Kiedy mogę wystawić pierwszą fakturę w mojej nowej firmie?
Pierwszą fakturę możesz wystawić nawet do 60 dni przed wykonaniem usługi lub dostawą towarów. Najpóźniej powinieneś ją wystawić do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano świadczenie.
- Jakie podstawowe elementy musi zawierać faktura VAT?
Faktura VAT musi zawierać: numer faktury, daty wystawienia i sprzedaży, dane sprzedawcy i nabywcy, opis przedmiotu sprzedaży, cenę jednostkową, stawkę VAT oraz całkowitą wartość faktury.
- Czy mogę zbierać faktury na firmę przed jej oficjalnym rozpoczęciem?
Tak, możesz zbierać faktury na firmę jeszcze przed oficjalnym rozpoczęciem działalności. Na takich fakturach podajesz swoje imię, nazwisko i adres. Te wydatki często są niezbędne w procesie przygotowania do prowadzenia firmy.
- Jakie informacje muszę podać, aby otrzymać fakturę na firmę?
Aby otrzymać fakturę na firmę, musisz podać: pełną nazwę firmy, adres siedziby lub głównego miejsca prowadzenia działalności oraz numer NIP.
- Czym różni się faktura bez VAT od standardowej faktury VAT?
Faktura bez VAT jest wystawiana przez przedsiębiorców zwolnionych z VAT lub sprzedających towary i usługi zwolnione z VAT. Nie zawiera ona stawki i kwoty podatku VAT. Musi jednak zawierać wszystkie pozostałe elementy, takie jak dane sprzedawcy i nabywcy, opis towaru lub usługi, cenę netto oraz kwotę należności.
