Zmieniasz adres firmy? Może przenosisz się z domu na adres wirtualnego biura, może zmieniasz operatora, a może po prostu chcesz mieć adres w Warszawie zamiast w rodzinnym miasteczku. Niezależnie od powodu, procedura jest różna dla JDG (CEIDG) i dla spółek (KRS) – i w obu przypadkach są niuanse, które warto znać. Poniżej aktualna procedura na 2026 rok.
Zanim zmienisz adres – zmiana adresu to nie to samo co zmiana siedziby
To rozróżnienie ma znaczenie, jeśli prowadzisz spółkę. „Siedziba” w rozumieniu Kodeksu cywilnego to miejscowość (np. Warszawa). „Adres” to konkretna ulica i numer. Dlaczego to ważne?
Zmiana adresu w obrębie tej samej miejscowości (np. z ul. Marszałkowskiej na al. Solidarności w Warszawie) – wystarczy uchwała zarządu. Nie trzeba zmieniać umowy spółki. Prostsze, tańsze, szybsze.
Zmiana siedziby (np. z Krakowa do Warszawy) – wymaga zmiany umowy spółki. Jeśli umowę zawarto u notariusza – zmiana też musi być notarialna (zgromadzenie wspólników + protokół notarialny). Jeśli spółka jest z S24 – zmiana przez S24 bez notariusza. Bardziej kosztowne i czasochłonne.
Przy JDG to rozróżnienie nie istnieje – po prostu zmieniasz dane w CEIDG i tyle.
Zmiana adresu JDG w CEIDG – najprościej jak się da
Zmiana adresu jednoosobowej działalności gospodarczej w CEIDG jest bezpłatna i natychmiastowa. Po złożeniu wniosku dane aktualizują się tego samego dnia, a informacja automatycznie trafia do urzędu skarbowego, ZUS i GUS – nie musisz ich powiadamiać osobno.
Jak to zrobić?
- Online (najszybciej): Zaloguj się na Biznes.gov.pl profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym. Wybierz „Zmień dane firmy” i wypełnij formularz CEIDG-1, wpisując nowy adres. Zatwierdź i gotowe.
- Osobiście: Idź do dowolnego urzędu gminy/miasta z dowodem tożsamości i wypełnionym formularzem CEIDG-1.
- Pocztą: Wyślij formularz listem poleconym, ale wymaga to notarialnego poświadczenia podpisu – mało kto z tego korzysta.
Jeśli zmieniasz adres na wirtualne biuro – warto mieć pod ręką umowę z operatorem (np. umowę coworkingową), bo urząd skarbowy przy okazji zmiany może poprosić o „prawo do lokalu”. Nie jest to wymagane przez CEIDG, ale US potrafi zweryfikować.
O czym pamiętać po zmianie?
- Sprawdź, czy zmiana adresu nie zmienia Twojego urzędu skarbowego – jeśli tak, złóż aktualizację VAT-R (przy zmianie z innego miasta na Warszawę to prawdopodobne).
- Zaktualizuj dane na fakturach, stronie internetowej, wizytówkach.
- Poinformuj bank prowadzący konto firmowe.
- Upewnij się, że operator wirtualnego biura ma pełnomocnictwo pocztowe do odbioru korespondencji pod nowym adresem.
Zmiana adresu spółki z o.o. w KRS – procedura 2026
Tutaj jest więcej kroków. Procedura zależy od tego, czy spółka została założona przez S24 czy u notariusza, i czy zmienia się tylko adres, czy też siedziba (miejscowość).
Krok 1: Przygotuj dokumenty
Zmiana samego adresu (ta sama miejscowość): zarząd podejmuje uchwałę o zmianie adresu. Nie trzeba zmieniać umowy spółki, nie trzeba notariusza.
Zmiana siedziby (inna miejscowość): wspólnicy podejmują uchwałę o zmianie umowy spółki. Jeśli spółka z S24 – uchwała elektroniczna w S24. Jeśli spółka notarialna – uchwała w formie aktu notarialnego (zgromadzenie wspólników zaprotokołowane przez notariusza).
Potrzebujesz też dokumentu potwierdzającego prawo do nowego lokalu – umowa z operatorem wirtualnego biura (umowa coworkingowa).
Krok 2: Złóż wniosek o zmianę w KRS
Wnioski do KRS składa się wyłącznie elektronicznie. Papierowe formularze nie są przyjmowane od 1 lipca 2021 roku.
Przez Portal Rejestrów Sądowych (PRS) – jeśli umowę spółki zawarto u notariusza lub dokonywano wcześniej zmian przez PRS. Zaloguj się na prs.ms.gov.pl, wybierz „Wnioski o zmianę”, wskaż KRS spółki, wypełnij sekcję dotyczącą zmiany adresu/siedziby.
Przez S24 – tylko jeśli spółka była założona w S24 i nie robiono zmian przez PRS ani papierowo. Zaloguj się, wybierz spółkę, złóż wniosek o zmianę.
Do wniosku dołączasz: uchwałę zarządu (zmiana adresu) lub uchwałę wspólników + tekst jednolity umowy spółki (zmiana siedziby).
Termin: 7 dni od dnia podjęcia uchwały. Przekroczenie terminu może skutkować postępowaniem przymuszającym i grzywną do 15 000 zł.
Krok 3: Opłać wniosek
Aktualne opłaty w 2026 roku:
- Przez PRS: 250 zł opłata sądowa. Ogłoszenie w MSiG nie obowiązuje od 29 listopada 2025 roku (ustawa z 26.09.2025, Dz.U. 2025 poz. 1556).
- Przez S24: 200 zł opłata sądowa (zmiana danych bez zmiany umowy) lub 250 zł (zmiana umowy spółki).
Płatność elektroniczna przez system ePłatności – jak w sklepie internetowym.
Krok 4: Oczekiwanie na wpis
Sąd rejestrowy ma 7 dni na rozpatrzenie wniosku (termin instrukcyjny). W praktyce: S24 – 1-3 dni, PRS – od kilku dni do kilku tygodni, w zależności od obłożenia sądu. Jeśli wniosek ma braki formalne, sąd wezwie do uzupełnienia – to wydłuża procedurę.
Krok 5: Obowiązki po wpisie
- NIP-8 – zaktualizuj dane uzupełniające w urzędzie skarbowym (nowy adres prowadzenia działalności, miejsce przechowywania dokumentów).
- VAT-R – jeśli zmiana adresu powoduje zmianę właściwości urzędu skarbowego.
- CRBR – zaktualizuj dane w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych (7 dni od wpisu).
- Bank – poinformuj bank prowadzący rachunek firmowy.
- Kontrahenci – zaktualizuj dane na fakturach, umowach, stronie internetowej.
- Korespondencja – upewnij się, że nowy operator wirtualnego biura ma pełnomocnictwo pocztowe. Pisma z KRS, US i sądów trafią na nowy adres – ktoś musi je odebrać.
FAQ – zmiana adresu firmy na wirtualne biuro
1. Ile kosztuje zmiana adresu firmy?
W CEIDG (JDG) – bezpłatnie. W KRS (spółki) – 250 zł przez PRS lub 200 zł przez S24 (zmiana adresu bez zmiany umowy). Od 29.11.2025 nie obowiązuje opłata 100 zł za MSiG.
2. Czy zmiana adresu w CEIDG jest natychmiastowa?
Tak – po złożeniu wniosku online zmiana widoczna jest tego samego dnia. Informacja automatycznie trafia do US, ZUS i GUS.
3. Czy muszę informować urząd skarbowy o zmianie adresu?
Przy JDG – nie osobno, CEIDG przekazuje dane automatycznie. Przy spółce – tak, musisz złożyć NIP-8. Jeśli zmiana adresu powoduje zmianę właściwości US, konieczna jest też aktualizacja VAT-R.
4. Czy mogę używać adresu wirtualnego biura jako adresu siedziby w KRS?
Tak. Adres wirtualnego biura jest akceptowany przez KRS, pod warunkiem że masz umowę z operatorem potwierdzającą prawo do lokalu. Sąd rejestrowy może poprosić o taki dokument.
5. Jaki jest termin na zgłoszenie zmiany adresu w KRS?
7 dni od dnia podjęcia uchwały. Przekroczenie terminu może skutkować postępowaniem przymuszającym i grzywną do 15 000 zł.
6. Czym różni się zmiana adresu od zmiany siedziby spółki?
Adres to konkretna ulica i numer. Siedziba to miejscowość. Zmiana adresu w tej samej miejscowości wymaga tylko uchwały zarządu. Zmiana siedziby (inna miejscowość) wymaga zmiany umowy spółki – u notariusza lub w S24.
