Papiery – to jest coś, przed czym uciekamy jak najdalej. Pierwsza rzecz, którą zrobiłem, kiedy otworzyłem firmę, to przekazałem księgowość firmie zewnętrznej, by nie musieć myśleć o papierach. Papiery to zmora większości przedsiębiorców – przygważdżają nas do biurka i nie pozwalają działać sprawnie i lekko. Świat bez papierów byłby tak piękny i wspaniały, że aż nie do końca chce się wracać z tej wizji do rzeczywistości.
Kiedy brak papierów staje się problemem?
Fakt, papiery rzadko nam są potrzebne w świecie idealnego biznesu, gdzie klienci płacą na czas i wszyscy pamiętają umowne ustalenia 30 lat wstecz. Świat ten, oczywiście, istnieje tylko w Twojej wyidealizowanej wyobraźni i wcześniej czy później z papierami się zetkniesz.
A jak to się stanie – pojawi się pewne rozczarowanie i poczucie niesprawiedliwości… Przecież po to wynająłem księgową, by już nigdy nie musieć martwić się papierami. Ci bardziej „stateczni” jeszcze wynajmują prawnika, by już na pewno nie martwić się o papiery… Tym większe jest rozczarowanie, gdy rzeczywistość do nas wraca z pytaniem:
„A na bazie jakiej umowy jest ta faktura i czy jest protokół przekazania towaru?”
Oczywiście, najczęściej to pytanie pada 5 lat po wydarzeniu się sytuacji i najczęściej tylko mgliście pamiętamy, że taka sytuacja w ogóle miała miejsce…
Historia z komputerem, czyli witaj w świecie zagubionych papierów
Albo ktoś się pyta, czy komputer, który właśnie się zepsuł, jest nadal na gwarancji? A jeśli tak, to do kogo trzeba zgłosić usterkę? Na pewno jest na gwarancji, przecież kupowaliśmy go niedawno, chyba… I chyba kupowaliśmy go od tej firmy, co nam ten Jacek polecał, co jego brat u nas kiedyś kupował usługi…
No to witam w świecie zagubionych papierów – właśnie widzisz, jak bardzo jesteś głęboko w… kłopotach. A to tylko głupi komputer się zepsuł.
Ku naszemu zaskoczeniu, ani księgowość, ani prawnik nie pamiętają ani Jacka, ani jego brata, ani tego: gdzie, kiedy i czy kupowaliśmy komputer… Oczywiście robiąc analizę wsteczną, przegrzebujemy maile po hasłach „komputer”, „Jacek”, „Małgosia” – pracownica, dla której ten komputer kupowaliśmy. Dostajemy setki maili, które niczego nie wnoszą w nasze poszukiwania.
W którymś momencie, w akcie desperackiego optymizmu, nawet wstukujemy numer seryjny i dokładny model laptopa, mając nadzieję, że wyników wyszukiwania będzie trochę mniej, jednocześnie trzymając kciuki, by były jakiekolwiek… Tak oto po nitce do kłębka… jak prawdziwy Sherlock Holmes przedzieramy się przez różne wydarzenia, fakty i domysły, aż dojdziemy (albo i nie) do rozwiązania zagadki – czy nasz komputer jest na gwarancji, czy nie?
Brzmi fantastycznie? To powiem Ci, że całkiem niedawno musiałem przedrzeć się przez taki właśnie proces myślowy, a wydawało mi się, że jestem całkiem dobrze poukładany.
Czego nie ogarnie za Ciebie księgowa ani prawnik?
Co zatem poszło nie tak? Otóż, błędnie założyłem, że jak korzystam z usług prawnika i księgowej, to nie muszę dbać o papiery i to wszystko jakoś się w tym chaosie odnajdzie. No i mam rację – „jakoś się odnajduje w tym chaosie”. Pytanie brzmi, czy jesteśmy na to skazani, czy może jednak być dobrze?
| Kto | Za co odpowiada | Czego NIE pilnuje |
| Księgowa | Faktury, KPiR, deklaracje, ZUS | Umowy z kontrahentami, gwarancje, korespondencja |
| Prawnik | Dokumenty przez niego przygotowane, prowadzone sprawy | Cała reszta Twojej dokumentacji |
| Ty | Wszystko powyżej + umowy, gwarancje, protokoły, regulaminy | — |
Dokumenty księgowe musisz przechowywać przez 5 lat, umowy cywilnoprawne przez 6 lat od zakończenia, a niektóre dokumenty kadrowe nawet przez 50 lat. Bez systemu – powodzenia w szukaniu.
Czym jest archiwizacja i czy musi być koszmarem?
I Ty, i ja wiemy, że musi być na to jakieś rozwiązanie – przecież inaczej świat już dawno by zginął pod tymi papierami. I przychodzi z pomocą „archiwizacja„.
Tak, tak… dokładnie to, co pomyślałeś – rzędy zakurzonych regałów, na których stoją rzędy tomów i segregatorów… Na każdej półeczce dziwna sygnatura, która nam nic nie mówi… I to mi ma pomóc? Czy nie po to właśnie zatrudniałem księgową?
Otóż to może być nie tylko przekleństwo, ale też narzędzie, z którego można korzystać. Trzeba tylko (jak zwykle) podejść do tematu z głową.
Jak ogarnąć papiery z głową?
Co to oznacza „z głową”? Trzeba upewnić się, że porządek robi się sam i umiemy go jakoś ogarnąć.
Sprawdzony patent: osobny adres email na faktury
Jeden z moich klientów mnie kiedyś zainspirował specjalnym adresem email na faktury: faktury@domenafirmy.pl – poprosił, by faktury mu wysyłać właśnie na ten adres. Wszystko co tam trafia, natychmiast leci do niego (do odpowiedniego folderu, by opłacił) i do księgowej (by to umieściła gdzie trzeba).
Wdrażając taki prosty zabieg, natychmiast praktycznie był w stanie powiedzieć, jakie faktury dostał w tym miesiącu. Genialne w swojej prostocie!
Uwaga: nie przesadź z systemem!
No to mamy remedium – wystarczy na każdą możliwą czynność przygotować osobny adres email i jesteśmy w domku… NIE – nie idź w tym kierunku!
Bo za chwilę będzie trzeba zrobić osobny rejestr własnych adresów email, już nie wspominając o 5-stronicowej instrukcji dla wszystkich swoich dostawców i klientów, gdzie i o co mają Ci wysyłać, oraz jaką „sygnaturę” wstawiać w tytule wiadomości… To jest po prostu skazane na porażkę.
Zasada kategoryzacji dokumentów
Jak zatem warto to ogarnąć? Trzeba pogrupować dokumenty na kilka kategorii i upewnić się, który dokument gdzie powinien trafiać. Przy czym nie może się zdarzyć tak, że jeden dokument pasuje do dwóch przegródek… A jeśli tak już się zdarza, to powinien lądować w obydwu – i teraz tylko ustalić, w której oryginał, a w której kopie.
| Kategoria | Co tam trafia | Jak długo trzymać |
| Dokumenty założycielskie | CEIDG, NIP, REGON, umowa spółki | Bezterminowo |
| Księgowe | Faktury, rachunki, wyciągi | 5 lat |
| Umowy | Kontrakty, zlecenia, NDA | 6 lat od zakończenia |
| Gwarancje | Karty gwarancyjne, dowody zakupu | Okres gwarancji + 2 lata |
| Korespondencja | Ważne maile, pisma urzędowe | Według potrzeb |
Czy da się to komuś zlecić?
Projektowanie tego może być bardzo podobnym wyzwaniem do projektowania samego biznesu. Pytanie zatem, czy dałoby się to przekazać na zewnątrz?
Oczywiście, że tak – są profesjonalne firmy archiwizacyjne, które za odpowiednie wynagrodzenie przejmą Twoją dokumentację i zaopiekują się tym wszystkim w najlepszy możliwy sposób.
A czy nie dałoby się tak trochę samemu, ale nie za bardzo? No cóż… wtedy trzeba to jednak sobie zaprojektować… dla naszego biura w tym celu skorzystałem z archiważne. Pomogli mi tak ułożyć proces ogarniania papierów, że pilnowanie dokumentów i co ważniejsze, wyszukiwanie w nich nie wygląda na zbyt skomplikowane. Pytanie teraz tylko, czy starczy mi wytrwałości i dyscypliny, by trzymać się procesu?
Pytanie teraz tylko, czy starczy Ci wytrwałości i dyscypliny, by trzymać się procesu?
Co zrobi za Ciebie biuro wirtualne?
Skoro już jesteśmy przy delegowaniu obowiązków – biuro wirtualne to świetne rozwiązanie przedsiębiorców, ale warto wiedzieć, co dokładnie ogarnie za Ciebie:
Co robi biuro wirtualne:
- Udostępnia adres do rejestracji firmy (CEIDG, KRS)
- Odbiera Twoją korespondencję i paczki
- Skanuje dokumenty i wysyła Ci elektronicznie
- Powiadamia o nowych przesyłkach
Czego biuro wirtualne NIE robi:
- Nie archiwizuje Twoich wewnętrznych dokumentów
- Nie organizuje systemu przechowywania umów i faktur
- Nie pilnuje terminów ważności dokumentów
- Nie segreguje dokumentacji według kategorii
W Biurze dla MiŚa zajmujemy się obsługą korespondencji – odbieramy listy, skanujemy dokumenty i przekazujemy je elektronicznie. Ale organizacja własnego archiwum? To już musisz ogarnąć sam. Przynajmniej wiesz już, od czego zacząć!
