Розрахунки за покупки на підприємстві за допомогою приватної картки – що потрібно знати про це? Практично всі ми зберігаємо гроші на банківському рахунку і дуже часто відмовляємося від розрахунків готівкою на користь платіжної картки. Це стосується і бізнес-витрат.
Зміст:
- Бізнес і безготівковий розрахунок
- Коли не можна платити приватною карткою?
- Платники ПДВ
- Платежі компанії з особистого кабінету
- Співробітник компанії та облік закупівель компанії
- Документальне оформлення бізнес-витрат
Оплата приватною карткою за покупки компанії
А як бути, коли нам потрібно здійснювати покупки для компанії? Підприємці часто ведуть рахунки компанії та здійснюють платежі з них, але чи зобов’язані вони це робити? Чи можемо ми здійснити платіж за допомогою особистої картки в такій ситуації?
Підприємець зобов’язаний мати банківський рахунок, оскільки це необхідно для здійснення наступних платежів:
- Сплата податків, що зобов’язаний зробити підприємець шляхом переказу
- Відшкодування ПДВ
- Сплата внесків на соціальне страхування (ZUS)
Проведення безготівкових операцій є обов’язковим
Людина, яка веде бізнес, на жаль, не може покладатися на готівку, і це регулюється спеціальним законодавством. Окрему згадку про безготівкові операції можна знайти в Законі про підприємництво:
Здійснення або отримання платежів, пов’язаних з веденням бізнесу, повинно здійснюватися через платіжний рахунок торговця у всіх випадках:
(1) інший трейдер є стороною операції, що призводить до платежу, і
2) сума однієї транзакції, незалежно від кількості платежів, що випливають з неї, перевищує 15 000 злотих або еквівалент цієї суми, причому транзакції в іноземній валюті конвертуються в злоті за середнім обмінним курсом іноземних валют, опублікованим Національним банком Польщі в останній робочий день, що передує дню здійснення транзакції.
Стаття 19 Закону про підприємців
Ще одним законодавчим актом, з яким ми можемо зіткнутися, є Закон “Про свободу економічної діяльності“. Цей закон, однак, зараз застарів і був замінений вищезгаданим Законом про підприємців.
Чи обов’язковий банківський рахунок компанії? Чи можна оплачувати покупки компанії приватною карткою?
Люди, які ведуть бізнес, часто вирішують відкрити банківський рахунок компанії, який вони використовують для всіх видів транзакцій. Однак, чи існує якийсь нормативний акт, який би зобов’язував нас використовувати такий рахунок? Якщо ми не є платниками ПДВ, то жоден нормативний акт не передбачає такої необхідності, тому підприємці, які звільнені від сплати ПДВ, можуть спокійно здійснювати свою діяльність, не сплачуючи жодних штрафів за відсутність корпоративного рахунку.
Переваги використання банківського рахунку компанії
Ми вже знаємо, що це не є обов’язковим, але варто подумати про створення корпоративного рахунку. Це особливо корисно, якщо ви здійснюєте багато транзакцій протягом місяця і вам доводиться самостійно здійснювати покупки для компанії. Це не тільки полегшить облік наших доходів, але й дозволить уникнути проблеми розмежування ділових і приватних витрат.
Коли приватну картку не можна використовувати для оплати покупок компанії?
Ми можемо здійснювати платежі компанії за допомогою приватного рахунку, але чи кожен рахунок підходить для цього? Перш ніж використовувати приватну платіжну картку в магазині для оплати бізнес-покупок, слід перевірити, чи дійсно наш рахунок підходить для цієї мети. Рахунок, з якого ви хочете здійснити бізнес-платіж, повинен бути зареєстрований на одну особу. Це означає, що якщо ви ділите його з чоловіком/дружиною, на жаль, ви не зможете задекларувати його для використання в бізнесі.
Використання бізнес-рахунку також є обов’язковим, коли ситуація вимагає, щоб ми потрапили до білого списку. Тільки підприємці з бізнес-рахунком можуть бути включені до цього реєстру.
Платники ПДВ та рахунки компаній
Якщо ми є платниками ПДВ, у нас немає особливого вибору. Чому? Тому що, з 1 січня 2020 року набула чинності норма, яка зобов’язує таких платників повідомляти про свій банківський рахунок до білого списку платників ПДВ . До цього переліку можуть бути включені лише бізнес-рахунки, і він ведеться Державною податковою адміністрацією. Це реєстр, в якому ми можемо перевірити інформацію про наших контрагентів (а також нашу власну).
Як знайти підприємця з білого списку?
Для того, щоб перевірити інформацію про нашого контрактного партнера, нам потрібно ввести його ідентифікаційний номер платника ПДВ, ідентифікаційний номер компанії, номер рахунку або назву. Що я отримаю від використання цього реєстру? Завдяки білим спискам ми можемо переконатися в цьому:
- Ми маємо доступ до реальних даних підрядника
- Підприємець не ухиляється від сплати податків
- Банківський рахунок – це фактично бізнес-рахунок, а не приватний рахунок
Чи важливо, щоб наш підрядник був у білому списку?
Питання білих списків не повинні стосуватися нас, якщо ми робимо невеликі покупки для компанії. Однак, якщо ми перебуваємо в процесі виконання вигідного контракту і виникає потреба перерахувати іншому підприємцю суму, що перевищує 15 000 злотих, ми повинні бути пильними. Якщо ми переказуємо таку суму на рахунок, який не зареєстрований як рахунок компанії, виникає проблема. Йдеться не про порушення закону, а про те, що такі витрати не вважаються витратами на ведення бізнесу.
А як же ми?
З тієї ж причини клірингові платежі компанії з приватного рахунку можуть бути проблемою для нас, якщо ми ведемо бізнес. Якщо ми опинимося в ситуації, коли від нас залежить переказ великої суми грошей, це просто не буде того варте. Тому, якщо ми плануємо розвивати свій бізнес, варто подумати про реєстрацію в білому списку.
У випадку менших сум, ми також можемо відмовитися від співпраці з нами. Якщо ми не є платниками ПДВ, то сплачувати податок на додану вартість за кожним виставленим рахунком буде особа, яка його оплачує. Цілком природно, що мало хто хоче нести додаткові витрати там, де це не потрібно.
Платежі компанії з особистого кабінету
Ведення рахунку компанії не є обов‘язковим , але підприємець все одно зобов’язаний здійснювати безготівкові платежі. У цій ситуації можна здійснювати транзакції за допомогою особистого банківського рахунку. Це стосується як господарських операцій, так і закупівель для компанії.
Банки чинять опір
Однак деякі банки включають у свої умови заборону на використання особистих рахунків для цілей ГД. Залежно від банку, це може стосуватися як фізичної особи-підприємця, так і управління великою компанією. Банки – як приватні компанії – мають право запроваджувати свої внутрішні правила, які ми повинні прийняти, коли підписуємо з ними договір.
Працівник компанії та облік закупівель компанії – чи можна оплатити рахунок-фактуру з особистого рахунку? Оплата з особистого рахунку рахунку-фактури, виставленого компанії
Коли підприємець наймає працівника, часто трапляється так, що на плечі останнього лягає здійснення закупівель для компанії. Звичайно, можна організувати такі закупівлі таким чином, щоб роботодавець заздалегідь забезпечив свого підлеглого відповідними коштами. Однак зазвичай зручніше, коли працівник оплачує рахунок зі свого рахунку, а вже потім відбувається виставлення рахунку.
Облік закупівель компанії, оплачених з особистих коштів. Оплата інвойсу з рахунку іншої особи
Що потрібно пам’ятати, коли працівник оплатив рахунок з особистої картки? Для того, щоб такий розрахунок був можливим, працівник не повинен забути рахунок-фактуру. Під час оплати за придбані товари необхідно попросити продавця виставити рахунок на реквізити компанії. Коли працівник оплатив рахунок за допомогою особистої картки і коли підприємець відшкодує витрати, зазначені в рахунку, працівник повинен підтвердити відшкодування відповідною заявою або бланком квитанції.
Працівник платить приватною карткою – як щодо авансу?
Інший варіант – підприємець може зробити авансовий платіж працівникові, щоб той не витрачав власні кошти. Це дуже хороший варіант, коли ми не можемо передбачити всі витрати, або вони можуть бути настільки високими, що їх оплата стає проблематичною для працівника. Ця форма часто використовується при відрядженні. Роботодавець виплачує аванс перед поїздкою, а в кінці відрядження відбувається розрахунок для компенсації витрат.
Документальне оформлення бізнес-витрат
Щоб уникнути будь-яких неточностей, усі бізнес-витрати повинні бути належним чином задокументовані. Це обов’язкова процедура не тільки для підприємців, а й для тих, хто здійснює закупівлі від імені компанії. Всі документи повинні збігатися, щоб їх можна було обліковувати.
Які вимоги до публікації? Розрахунок можливий, якщо відповідні витрати зафіксовані в книзі обліку доходів і витрат, і для такого запису потрібен один з наступних документів:
- обліковий запис
- рахунок-фактура
- митний документ
- Рахунок-фактура з ПДВ RR
- будь-який документ, що відповідає вимогам, передбаченим статтею 12 Розпорядження Міністра фінансів від 26 серпня 2003 року.
Облік понесених витрат
Усі понесені витрати повинні бути зафіксовані належним чином, щоб у вас не було так званого “паперового безладу”. Якщо ви керуєте великою компанією, про це подбає фінансовий відділ, але якщо ви керуєте малим бізнесом, вам доведеться робити це самостійно. Незалежно від розміру вашого бізнесу, ведення документації є обов’язковим.
Облік витрат компанії, понесених працівником
Прикладом такої ситуації може бути відрядження, коли працівникові доводиться зупинятися в готелі з ночівлею. Якщо він платить за готель з власного гаманця, то після повернення подає рахунок, і фінансовий відділ відшкодовує йому витрати. Те ж саме відбувається, коли працівник від імені компанії має піти до магазину, щоб придбати різні види товарів.
В інтересах власника бізнесу видати такому працівнику прибутковий касовий ордер або отримати від нього розписку про отримання суми. Важливим питанням тут є належний облік витрат, тому підприємець повинен подбати про те, щоб купівля товарів і матеріалів, побічні витрати на таку купівлю та інші витрати фіксувалися в окремих графах.
Ведення повного обліку
Якщо підприємець не використовує книгу обліку доходів і витрат, а веде повний бухгалтерський облік, він повинен вести більш детальний облік. Це стосується тих підприємців, які не мають права вести книгу обліку доходів і витрат, наприклад, через річний дохід, що перевищує 1,2 мільйона євро.
Ведення повного обліку вимагає документування навіть найменшої господарської події, а це важливо у великих компаніях. Від підприємця, який веде повний облік, вимагається прозорість. Весь фінансовий стан компанії повинен бути представлений прозоро, щоб його могли бачити державні органи. Крім держави, таку документацію можуть бачити люди, які мають різні зв’язки з компанією (наприклад, акціонери).