Електронна доставка – це ще одна зміна в польській офіційній комунікації, яка стане обов’язковою для більшості державних установ та окремих недержавних установ з 1 січня 2025 року. Це цифрова форма комунікації, еквівалентна традиційній рекомендованій пошті з повідомленням про вручення, яка покликана замінити паперову кореспонденцію у сфері державного управління.
У цій статті:
Що таке електронна доставка і чому вона важлива?
Календар впровадження е-навігації
Процес налаштування скриньки електронної доставки
Практичні аспекти використання системи
Як вибрати постачальника послуг електронної доставки?
Електронна доставка та віртуальний офіс
Електронна доставка – поширені запитання
Що таке електронна доставка і чому вона важлива?
Визначення та правова основа електронного урядування
Послуга електронної доставки – це кваліфікована довірча послуга, яка є електронним еквівалентом рекомендованого листа з повідомленням про вручення, що забезпечує юридично обов’язкову форму зв’язку між суб’єктами.
Правовою основою для функціонування електронної доставки є Регламент ЄС eIDAS та Закон про електронну доставку (UoDE). Крім того, система підпорядковується суворим технічним стандартам Європейського інституту телекомунікаційних стандартів ETSI.
Основні переваги схеми е-гарантії
Електронна доставка має кілька важливих переваг для користувачів:
- Однозначна ідентифікація відправника та отримувача
- Конфіденційність листування
- Цілісність переданих даних
- Доступ до юридично обов’язкових доказів відправлення та отримання
Таким чином, підприємець може використовувати e-Delivery для спілкування з органами влади та для будь-якої кореспонденції, що потребує консультаційного листа. Крім того, система забезпечує зручність використання – документи можна надсилати та отримувати в будь-який час, з будь-якого місця, використовуючи комп’ютер, планшет або телефон з доступом до Інтернету. Для державних установ та підприємців це означає, перш за все, економію часу та витрат, пов’язаних з традиційним листуванням.
Календар впровадження е-навігації
Перш за все, з 1 січня 2025 року обов’язок використовувати е-гарантії поширюється, зокрема, на органи державного управління, бюджетні господарські установи, державні університети, органи місцевого самоврядування, ZUS, KRUS, NFZ та органи місцевого самоврядування. Підприємці, які вже зареєстровані в Національному судовому реєстрі, будуть зобов’язані активувати скриньку е-гарантії до 1 квітня 2025 року.
Відповідно, для компаній, зареєстрованих у CEIDG, було розроблено наступний графік:
- Підприємці, зареєстровані до 31 грудня 2024 року, які вносять зміни до свого запису після 30 червня 2025 року – дедлайн 1 липня 2025 року
- Інші суб’єкти CEIDG – дедлайн 30 вересня 2026 року
Крім того, для судів, прокуратури, правоохоронних органів та пенітенціарної служби встановлено конкретний дедлайн – вони повинні впровадити систему до 1 жовтня 2029 року. Це означає, що ми не зможемо відправити судову справу до суду. Що робити, якщо ми вели листування з певною компанією і тепер хочемо подати його до суду? Потрібно буде роздруковувати листи з офіційним повідомленням про вручення.
Перехідний період для електронних настанов
До 31 грудня 2025 року запроваджено корисний перехідний період. Протягом цього періоду:
- Державні установи зможуть поступово адаптуватися до нової системи
- Паперова доставка, електронна доставка та листування через ePUAP будуть юридично еквівалентними.
- Установи можуть відмовитися від електронного сервісу в обґрунтованих організаційних випадках. Згідно з інформацією на сайті gov.pl, у такому випадку вони будуть зобов’язані надіслати лист в іншій формі.
Наслідки недотримання термінів
Внесення адреси для електронної доставки до Бази електронних адрес (БЕА) є обов’язковим для державних установ та визначених недержавних установ. Юридичні наслідки внесення вступають в силу з дня внесення – з цього моменту кореспонденція буде направлятися на адресу електронної послуги.
Якщо адреса не поновлюється в електронній доставці, вона автоматично видаляється з BAE. Слід зазначити, що недержавні суб’єкти мають можливість відмовитися від державної послуги зареєстрованої електронної доставки (PURDE), що призводить до видалення адреси з бази даних.
Процес налаштування скриньки електронної доставки
Створення електронної скриньки вимагає системного підходу та підготовки відповідних документів. Перш за все, важливо розуміти, що процес складається з кількох ключових кроків.
Крок за кроком – як налаштувати скриньку електронної доставки
Процес налаштування скриньки електронної доставки виглядає наступним чином:
- Для початку вам потрібно буде заповнити заявку на отримання адреси та скриньки електронної доставки,
- необхідно додати відповідний документ, що підтверджує представництво організації, або довіреність,
- потім додайте квитанцію про оплату за оформлення довіреності,
- заповніть дані про сутність,
- виберіть адміністратора, який буде керувати скринькою електронної доставки – його дані та адреса електронної пошти будуть потрібні,
- після того, як заявка буде перевірена, підпишіть її в електронному вигляді, наприклад, за допомогою довіреного профілю або кваліфікованого підпису),
- дочекатися підтвердження заявки, яке надійде на електронну адресу адміністратора, вказану в заявці.
Необхідні документи та дані
У випадку підприємців, зареєстрованих у Національному судовому реєстрі, необхідно зробити наступне:
- Назва організації
- Номер KRS
- Позначення організаційно-правової форми
- Юридична адреса та місцезнаходження
- Дані адміністратора скриньки (обов’язково). Як ми вже згадували вище, дані адміністратора та адреса електронної пошти необхідні для налаштування скриньки. Підтвердження заявки також буде надіслано на електронну пошту адміністратора.
Крім того, у випадку представництва за довіреністю, необхідно зробити наступне:
- Довіреність з електронним підписом
- Підтвердження сплати гербового збору (17 злотих) за довіреність
Активація та перший вхід
Активувати скриньку електронної доставки можна, зокрема, на сайті gov.pl/e-doreczenia. Відкриємо вкладку Твої поштові скриньки в бічному меню. Далі натиснемо кнопку Активувати поштову скриньку поруч з поштовою скринькою, яку ми хочемо активувати. Після цього вам потрібно буде ввести адресу електронної пошти для сповіщень та ознайомитися з умовами надання послуг призначеного оператора. Нарешті, нам потрібно натиснути на кнопку “активувати”. Після цього на обрану нами адресу електронної пошти буде надіслано повідомлення про те, що поштову скриньку активовано.
Практичні аспекти використання системи
Система е-комунікації пропонує рішення для повсякденного електронного спілкування. Перш за все, користувачі мають різні способи доступу до системи. Так, доступ до системи е-гарантій можливий через наступні платформи:
- Портал edoreczenia.gov.pl,
- Обліковий запис підприємця на business.gov.pl,
- Інтегровані системи подачі документів EZD,
- Заявки від компаній, що надають послугу e-Delivery.
У разі виникнення проблеми з посилкою користувач має можливість подати скаргу безпосередньо через вікно електронної доставки (опція “Додаткові послуги”).
Управління привілеями та доступом
Адміністратор скриньки має найширший спектр прав, зокрема:
- Конфігурація коробки поставки
- Керування кореспонденцією
- Надання прав іншим користувачам
Згідно зі статтею 19 Закону про електронну доставку, адміністратор може:
- Визначте правила автоматичної переадресації кореспонденції
- Призначте осіб, уповноважених експлуатувати скриньку
- Керуйте правами інших користувачів
Варто зазначити, що однією поштовою скринькою можуть керувати кілька адміністраторів, що підвищує гнучкість в управлінні кореспонденцією.
Як вибрати постачальника послуг електронної доставки?
До них належать кваліфіковані постачальники послуг, тобто суб’єкти, які отримали кваліфікацію кваліфікованого постачальника зареєстрованої електронної доставки та внесені до реєстру постачальників довірчих послуг:
- Asseco Data Systems S.A.
- Autenti sp. z o.o.
- KFJ Inwestycje Sp. z o.o.
- Poczta Polska S.A.
- Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A.
Ми рекомендуємо обрати Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A., яка є однією з найбільш надійних державних компаній, або Asseco Data Systems S.A., яка має великий досвід співпраці з державою, будучи приватною компанією, орієнтованою на отримання прибутку. Вартість пакета буде залежати, серед іншого, від кількості листів, які ми будемо надсилати недержавним суб’єктам. Ціна електронної поштової марки у різних постачальників може відрізнятися. Тому перед тим, як вибрати постачальника, слід врахувати, як часто ви будете листуватися з непублічними суб’єктами, і звернути увагу на вартість цієї марки. Варто пам’ятати, що за потреби можна буде змінити постачальника.
Електронна доставка та віртуальний офіс
Підприємці, які розпочнуть свою діяльність після 1 січня 2025 року, будуть змушені встановити електронні скриньки для гарантій. Інші підприємці також незабаром встановлять електронні скриньки для доставки, щоб відповідати законодавчим змінам. Деякі підприємці зможуть повністю відмовитися від традиційної служби кореспонденції, якщо у них немає справ, які вимагають отримання рекомендованих листів, наприклад, таких як:
- судове листування,
- участь у тендерах,
- суперечки з іншими компаніями або споживачами.
У зв’язку з цією зміною Офіс для ведмедиків створив новий пакет під назвою MiŚ tries. Це ідеальне рішення для компаній, які використовують лише електронні консультації. Ми пропонуємо цей пакет за оптимальною ціною порівняно з конкурентами. Приваблива ціна стала можливою завдяки чесному підходу на основі “гри з позитивною сумою”, тобто ситуації, в якій обидві сторони отримують щось від цього, так що підприємець може стати “ціновим чемпіоном”. Натхненний каналом, рекомендованим Office for Teddy Bear Чесно про бізнес. Звичайно, якщо ситуація в компанії змінюється, ви завжди можете змінити пакет і вибрати той, який включає збір листів, наприклад Пакет “Посмішка” працює. Варто, однак, мати на увазі, що хоча традиційні консультаційні листи становитимуть набагато меншу частину звичайної кореспонденції, а електронної доставки буде достатньо, наприклад, для спілкування з податковою інспекцією, деякі документи, такі як документи з судів, Національного судового реєстру або деякі контракти B2C, як і раніше, вимагатимуть традиційної доставки, принаймні до 2029 року.
Електронна доставка – поширені запитання
Чи є електронна доставка обов’язковою для всіх підприємств? З 1 січня 2025 року електронна доставка стане обов’язковою для нових підприємств. Існуючі компанії матимуть різні терміни для впровадження системи, залежно від їхньої організаційно-правової форми. Для CEIDG – до 30 вересня 2026 року, а для товариств – до 1 квітня 2025 року. Система для CEDIG примушуватиме до реєстрації при спробі внесення змін до KRS після 1 липня 2025 року.
Коли саме набуває чинності обов’язок використовувати електронну доставку? Зобов’язання використовувати е-Гранти для більшості державних установ набуває чинності з 1 січня 2025 року. Для підприємців та інших недержавних суб’єктів ці терміни розтягнуті до 30 вересня 2026 року.
Як виглядатиме ситуація з ePUAP після запровадження е-грантів? До 31 грудня 2025 року діятиме перехідний період, протягом якого доставка через ePUAP, поштового оператора та e-Dorêczeń буде рівноцінною. Згідно з інформацією на сайті gov.pl, з часом система e-Delivery має замінити кореспонденцію через ePUAP.