Электронная доставка — это еще одно изменение в польской официальной коммуникации, которое станет обязательным для большинства государственных и некоторых негосударственных организаций с 1 января 2025 года. Это цифровая форма коммуникации, эквивалентная традиционному заказному письму с обратной квитанцией, которая призвана заменить бумажную корреспонденцию при работе с государственными органами.
В этой статье:
Что такое электронная доставка и почему она важна?
Календарь внедрения электронных руководств
Процесс настройки ящика электронной доставки
Практические аспекты использования системы
Как выбрать поставщика услуг электронной доставки?
Электронная доставка и виртуальный офис
Электронная доставка — часто задаваемые вопросы
Что такое электронная доставка и почему она важна?
Определение и правовая основа электронного правительства
Услуга e-Delivery — это квалифицированная услуга доверия, которая представляет собой электронный эквивалент заказного письма с подтверждением получения, обеспечивая юридически обязательную форму связи между субъектами.
Правовой основой для работы системы электронной доставки является Регламент ЕС eIDAS и Закон об электронной доставке (UoDE). Кроме того, система подчиняется строгим техническим стандартам Европейского института телекоммуникационных стандартов ETSI.
Основные преимущества схемы электронной гарантии
Электронная доставка дает пользователям несколько важных преимуществ:
- Однозначная идентификация отправителя и получателя
- Конфиденциальность переписки
- Целостность передаваемых данных
- Доступ к юридически обязательным доказательствам отправки и получения
Таким образом, предприниматель может использовать электронную доставку для общения с властями и для любой корреспонденции, требующей рекомендательного письма. Кроме того, система обеспечивает удобство использования — документы можно отправлять и получать в любое время, из любого места, используя компьютер, планшет или телефон с доступом в Интернет. Для государственных организаций и предпринимателей это означает, прежде всего, экономию времени и затрат, связанных с традиционной перепиской.
Календарь внедрения электронных руководств
Прежде всего, с 1 января 2025 года обязанность использовать электронные гарантии распространяется, в частности, на органы государственного управления, бюджетные экономические учреждения, государственные университеты, органы местного самоуправления, ZUS, KRUS, NFZ и органы местного самоуправления. Предприниматели, уже зарегистрированные в Национальном судебном реестре, будут обязаны активировать блок электронных гарантий до 1 апреля 2025 года.
Соответственно, для компаний, зарегистрированных в CEIDG, установлен следующий график:
- Предприниматели, зарегистрированные до 31 декабря 2024 года и вносящие изменения в свою запись после 30 июня 2025 года — крайний срок 1 июля 2025 года
- Другие организации CEIDG — крайний срок 30 сентября 2026 года
Кроме того, для судов, прокуратуры, правоохранительных органов и тюремной службы установлен конкретный срок — они должны внедрить систему к 1 октября 2029 года. Это означает, что мы не будем отправлять судебное дело в суд. Что же делать, если мы вели переписку с определенной компанией и теперь хотим передать ее в суд? Необходимо будет распечатать письма с официальным подтверждением о получении.
Переходный период для электронного руководства
Введен полезный переходный период до 31 декабря 2025 года. В течение этого периода:
- Государственные организации смогут постепенно адаптироваться к новой системе
- Бумажная доставка, электронная доставка и переписка через ePUAP будут юридически эквивалентны.
- Учреждения могут отказаться от электронного обслуживания в обоснованных организационных случаях. Согласно информации на сайте gov.pl, в этом случае они будут обязаны отправить письмо в другой форме.
Последствия несоблюдения сроков
Внесение адреса для электронной доставки в Базу данных электронных адресов (BAE) является обязательным для государственных организаций и назначенных не государственных организаций. Юридические последствия внесения адреса вступают в силу с даты его внесения — с этого момента корреспонденция будет направляться на адрес электронной службы.
Если адрес не обновляется в электронной доставке, он автоматически удаляется из базы данных BAE. Следует отметить, что непубличные организации имеют возможность отказаться от публичной услуги зарегистрированной электронной доставки (PURDE), что приведет к удалению адреса из базы данных.
Процесс настройки ящика электронной доставки
Установка электронного почтового ящика требует систематического подхода и подготовки соответствующих документов. Прежде всего, важно понимать, что этот процесс состоит из нескольких ключевых шагов.
Шаг за шагом — как настроить ящик электронной доставки
Процесс настройки ящика электронной доставки выглядит следующим образом:
- Для начала Вам необходимо заполнить заявление на получение адреса и ящика электронной доставки,
- необходимо приложить соответствующий документ, подтверждающий представительство организации или доверенность,
- затем приложите квитанцию об оплате услуг доверенного лица,
- заполните данные о сущности,
- Выберите администратора, который будет управлять ящиком электронной доставки — потребуется указать его данные и адрес электронной почты,
- После проверки заявления подпишите его электронной подписью, например, с помощью доверенного профиля или квалифицированной подписи),
- дождитесь подтверждения заявки, которое будет доставлено на адрес электронной почты администратора, указанный в заявке.
Необходимые документы и данные
В случае с предпринимателями, зарегистрированными в Национальном судебном реестре, необходимо следующее:
- Название организации
- Номер KRS
- Выбор организационно-правовой формы
- Зарегистрированный офис и адрес
- Данные администратора ящика (обязательно). Как мы уже говорили выше, данные администратора и его адрес электронной почты необходимы в первую очередь для настройки. Подтверждение заявки также будет отправлено на электронную почту администратора.
Кроме того, в случае представительства по доверенности необходимо следующее:
- Доверенность с электронной подписью
- Подтверждение гербового сбора (17 злотых) за выдачу доверенности
Активация и первый вход в систему
Активировать ящик электронной доставки можно, в частности, на сайте gov.pl/e-doreczenia. Давайте откроем вкладку Ваши почтовые ящики в боковом меню. Затем нажмем кнопку Активировать почтовый ящик рядом с почтовым ящиком, который мы хотим активировать. Затем Вам нужно будет ввести свой адрес электронной почты для получения уведомлений и прочитать условия обслуживания указанного оператора. Наконец, нам нужно нажать на кнопку «Активировать». После этого на выбранный нами адрес электронной почты будет отправлено сообщение, информирующее нас о том, что почтовый ящик теперь активен.
Практические аспекты использования системы
Система e-Communication предлагает решения для повседневного электронного общения. Прежде всего, у пользователей есть множество способов доступа к системе. Действительно, доступ к системе e-Guarantee возможен через следующие платформы:
- Портал edoreczenia.gov.pl,
- Учетная запись предпринимателя на business.gov.pl,
- Интегрированные системы подачи документов EZD,
- Заявки от компаний, предоставляющих услугу электронной доставки.
В случае возникновения проблем с посылкой у пользователя есть возможность подать жалобу непосредственно через ящик электронной доставки (опция «Дополнительные услуги»).
Управление привилегиями и доступом
Администратор коробки имеет самый широкий спектр прав, включая:
- Конфигурация коробки для доставки
- Управление корреспонденцией
- Предоставление прав другим пользователям
Согласно статье 19 Закона об электронной доставке, администратор может:
- Определите правила для автоматической пересылки корреспонденции
- Назначьте лиц, уполномоченных управлять коробкой
- Управляйте правами других пользователей
Стоит отметить, что одним почтовым ящиком могут управлять несколько администраторов, что повышает гибкость в управлении корреспонденцией.
Как выбрать поставщика услуг электронной доставки?
Квалифицированные поставщики услуг, т.е. организации, которые были квалифицированы как квалифицированные поставщики зарегистрированной электронной доставки и внесены в реестр поставщиков доверительных услуг, включают:
- Asseco Data Systems S.A.
- Autenti sp. z o.o.
- KFJ Inwestycje Sp. z o.o.
- Poczta Polska S.A.
- Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A.
Мы рекомендуем выбрать Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A., которая является одной из самых надежных государственных компаний, или Asseco Data Systems S.A., имеющую большой опыт сотрудничества с государством, но при этом являющуюся частной компанией, ориентированной на получение прибыли. Стоимость пакета будет зависеть, в частности, от количества писем, которые мы будем отправлять негосударственным организациям. Цена электронной почтовой марки у разных поставщиков может отличаться. Поэтому, прежде чем выбрать поставщика, подумайте, как часто Вы будете переписываться с непубличными организациями, и обратите внимание на стоимость этой марки. Стоит помнить, что при необходимости можно будет сменить поставщика.
Электронная доставка и виртуальный офис
Предприниматели, начинающие свой бизнес после 1 января 2025 года, будут вынуждены установить ящики электронной гарантии. Другие предприниматели также вскоре установят ящики электронной доставки, чтобы соответствовать изменениям в законодательстве. Некоторые предприниматели смогут полностью отказаться от традиционного обслуживания корреспонденции, если у них нет дел, требующих получения заказных писем, например:
- судебная переписка,
- участие в тендерах,
- споры с другими компаниями или потребителями.
В связи с этим изменением Office for Teddy Bears создал новый пакет под названием MiŚ tries. Это идеальное решение для компаний, которые используют только e-Advice. Мы предлагаем этот пакет по оптимальной цене по сравнению с конкурентами. Привлекательная цена стала возможной благодаря справедливому подходу на основе «игры с положительной суммой», т.е. ситуации, в которой обе стороны что-то выигрывают, так что предприниматель может стать «чемпионом по цене». Вдохновленный каналом, рекомендованным Office for Teddy Bear Честно о бизнесе. Конечно, если ситуация в компании изменится, всегда можно поменять пакет и выбрать тот, который включает в себя сбор писем, например Пакет «Улыбка» работает. Однако стоит иметь в виду, что, хотя традиционные письма-советы будут составлять гораздо меньшую часть обычной корреспонденции, и электронной доставки будет достаточно, например, для общения с налоговой инспекцией, некоторые документы, например, из судов, Национального судебного реестра или некоторых контрактов B2C, будут по-прежнему требовать традиционной доставки, по крайней мере, до 2029 года.
Электронная доставка — часто задаваемые вопросы
Является ли электронная доставка обязательной для всех предприятий? С 1 января 2025 года электронная доставка станет обязательной для новых компаний. Существующие компании будут иметь разные сроки для внедрения системы в зависимости от их организационно-правовой формы. Для CEIDG это будет срок до 30 сентября 2026 года, а для компаний — до 1 апреля 2025 года. Система для CEDIG будет принудительно регистрироваться при попытке внести изменения в KRS после 1 июля 2025 года.
Когда именно вступает в силу обязательство использовать электронную доставку? Обязательство использовать e-Grants для большинства государственных организаций вступает в силу 1 января 2025 года. Для предпринимателей и других негосударственных организаций сроки вступают в силу до 30 сентября 2026 года.
Как будет выглядеть ситуация с ePUAP после внедрения e-Grants? До 31 декабря 2025 г. будет действовать переходный период, в течение которого доставка через ePUAP, почтового оператора и e-Dorêczeń будет равноценной. Согласно информации на сайте gov.pl, в конечном итоге система электронной доставки должна заменить корреспонденцию через ePUAP.