Ознакомьтесь с нашими последними записями

Категории записей

Учет покупок компании с помощью личной карты

23 ноября, 2020

Расчеты за покупки компании с помощью личной карты — что мы должны об этом знать? Практически все мы храним деньги на банковском счете и очень часто отказываемся от наличных расчетов в пользу платежных карт. Это относится и к деловым расходам.

Оглавление:

Оплата покупок компании частной картой

А как быть, когда нам нужно совершать покупки для компании? Предприниматели часто ведут счета компании и осуществляют платежи с их помощью, но обязаны ли они это делать? Можем ли мы в этой ситуации произвести оплату нашей личной картой?

Предприниматель обязан иметь банковский счет, поскольку этого требуют следующие платежи:

Уплата налогов, что обязан сделать предприниматель при перечислении
Возврат НДС
Оплата взносов на социальное страхование (ZUS)

Проведение безналичных операций обязательно

Человек, занимающийся бизнесом, к сожалению, не может полагаться на наличные деньги, и это регулируется специальным законодательством. Особое упоминание о безналичных операциях можно найти в Законе о предпринимателях:

Осуществление или получение платежей, связанных с бизнесом, должно осуществляться через платежный счет торговца, когда бы он ни находился:
(1) другой торговец является стороной сделки, приведшей к платежу, и
2) стоимость одной транзакции, независимо от количества вытекающих из нее платежей, превышает 15 000 злотых или эквивалентную сумму, при этом транзакции в иностранных валютах конвертируются в злотые по среднему курсу иностранных валют, опубликованному Национальным банком Польши в последний рабочий день, предшествующий дню транзакции.
Статья 19 Закона о предпринимателях

Еще один законодательный акт, с которым мы можем столкнуться, — это Закон о свободе экономической деятельности. Однако этот закон уже устарел и был заменен вышеупомянутым Законом о предпринимателях.

Обязателен ли банковский счет компании? Можно ли оплачивать покупки компании с помощью личной карты?

Люди, занимающиеся бизнесом, часто предпочитают открывать банковский счет компании, который они используют для всех видов операций. Однако существуют ли какие-либо нормативные акты, которые законодательно обязывают нас использовать такой счет? Если мы не являемся плательщиками НДС, никакие нормативные акты не предусматривают такой необходимости, поэтому предприниматели, освобожденные от уплаты НДС, могут спокойно вести свой бизнес, не платя никаких штрафов за отсутствие счета компании.

Преимущества использования банковского счета компании

Мы уже знаем, что делать это не обязательно, но стоит подумать об открытии счета компании. Это особенно полезно, если Вы совершаете много операций в течение месяца и вынуждены сами делать покупки для компании. Это не только упростит учет доходов, но и позволит избежать проблемы разграничения деловых и личных расходов.

Когда личная карта не может быть использована для оплаты покупок компании?

Мы можем осуществлять платежи компании, используя личный счет, но каждый ли счет подходит для этого? Прежде чем использовать частную платежную карту в магазине для оплаты бизнес-покупок, следует подумать, действительно ли наш счет подходит для этой цели. Счет, с которого Вы хотите совершить бизнес-платеж, должен быть зарегистрирован на имя одного человека. Это означает, что если Вы ведете его совместно с супругом/супругой, то, к сожалению, Вы не сможете задекларировать его для использования в бизнесе.

Использование бизнес-счета также обязательно, если ситуация требует, чтобы мы попали в белый список. В этот реестр могут быть включены только предприниматели с бизнес-счетом в банке.

Плательщики НДС и счета компаний

У нас нет большого выбора, если мы платим НДС. Почему? Ну, С 1 января 2020 года вступило в силу положение, обязывающее таких плательщиков сообщать о своем банковском счете в белый список плательщиков НДС . В этот список могут быть включены только бизнес-счета, и он ведется Национальным налоговым управлением. Это реестр, в котором мы можем проверить информацию о нашем контрагенте (а также свою собственную).

Как найти предпринимателя в белом списке?

Чтобы проверить информацию о нашем партнере по договору, нужно ввести его идентификатор НДС, идентификатор компании, номер счета или название. Что я получу от использования этого реестра? С помощью белых списков мы можем убедиться в этом:

У нас есть доступ к реальным данным подрядчика
Предприниматель не уклоняется от уплаты налогов
Банковский счет фактически является бизнес-счетом, а не частным счетом

Важно ли, чтобы наш подрядчик был внесен в белый список?

Вопросы, связанные с «белыми списками», не должны нас волновать, если мы делаем небольшие покупки для компании. Однако если мы находимся в процессе выполнения выгодного контракта и возникает необходимость перевести другому предпринимателю сумму, превышающую 15 000 злотых, мы должны быть бдительны. Если мы переводим такую сумму на счет, который не зарегистрирован как счет компании, возникает проблема. Речь идет не о нарушении закона, а о том, что такие расходы не считаются расходами бизнеса.

А как насчет нас?

По той же причине снятие платежей компании с личного счета может стать проблемой для нас, если мы ведем бизнес. Если мы окажемся в ситуации, когда нам придется переводить большую сумму денег, это просто не будет того стоить. Поэтому, если мы планируем развивать свой бизнес, стоит подумать о регистрации в белом списке.

В случае с меньшими суммами мы также можем не захотеть иметь с нами дело. Если мы не являемся плательщиками НДС, то платить налог на добавленную стоимость по каждому выставленному счету придется тому, кто оплачивает счет. Кажется вполне естественным, что мало кто стремится оплачивать дополнительные расходы там, где в этом нет необходимости.

Платежи компании с личного счета

Ведение счета компании необязательно, но предприниматель все равно обязан осуществлять безналичные платежи. В этой ситуации можно совершать операции, используя свой личный банковский счет. Это относится как к деловым операциям, так и к покупкам компании.

Банки сопротивляются

Однако некоторые банки включают в свои условия запрет на использование личных счетов для целей DG. В зависимости от банка, это может относиться как к индивидуальному предпринимателю, так и к руководителю крупной компании. Банки — как частные компании — имеют право вводить свои внутренние правила, с которыми мы должны согласиться, когда подписываем с ними договор.

Сотрудник компании и учет покупок компании — можно ли оплатить счет с личного счета? Оплата с личного счета счета, выставленного компании

Когда предприниматель нанимает сотрудника, часто бывает так, что на его плечи ложится обязанность делать покупки для компании. Конечно, можно организовать такие покупки таким образом, чтобы работодатель заранее предоставил своему подчиненному соответствующие средства. Однако обычно удобнее, если сотрудник оплатил счет со своего счета и только после этого выставляет счет.

Учет покупок компании, оплаченных из личных средств. Оплата счета со счета другого лица

Что необходимо помнить, если сотрудник оплатил счет своей личной картой? Чтобы такой расчет был возможен, сотрудник не должен забывать о счете. В момент оплаты приобретенного товара необходимо попросить продавца выставить счет на реквизиты компании. Если работник оплатил счет с помощью личной карты и предприниматель возмещает расходы, указанные в счете, работник должен подтвердить возмещение соответствующим заявлением или бланком квитанции.

Сотрудник платит частной картой — как насчет аванса?

Другой вариант — предприниматель может выплатить работнику аванс, чтобы тот не тратил свои личные деньги. Это очень хороший вариант, когда мы не можем предусмотреть все расходы, или они могут быть настолько высоки, что их оплата становится проблематичной для работника. Такая форма часто используется при отправлении в командировку. Аванс выплачивается работодателем перед поездкой, а в конце командировки происходит расчет, компенсирующий расходы.

Документальное подтверждение деловых расходов

Чтобы избежать каких-либо неточностей, все расходы в бизнесе должны быть надлежащим образом задокументированы. Это обязательная процедура не только для предпринимателей, но и для тех, кто совершает покупки от имени компании. Все документы должны совпадать, чтобы их можно было учесть.

Каковы требования к размещению информации? Расчеты возможны, когда рассматриваемый расход отражается в книге учета доходов и расходов, и для такой записи требуется один из следующих документов:

счет
счет-фактура
таможенный документ
Счет-фактура RR с НДС
любой документ, отвечающий требованиям, предусмотренным в Статье 12 Постановления Министра финансов от 26 августа 2003 года.

Учет понесенных затрат

Все понесенные расходы должны быть соответствующим образом зарегистрированы, чтобы у Вас не было так называемого «бумажного бардака». Если Вы руководите крупной компанией, об этом позаботится финансовый отдел, но если у Вас небольшой бизнес, Вам придется делать это самостоятельно. Независимо от размера Вашего бизнеса, вести учет просто необходимо.

Учет расходов компании, понесенных сотрудником

В качестве примера можно привести командировку, в которой сотруднику необходимо остановиться на ночь. Если он оплачивает гостиницу из собственного кошелька, то по возвращении он предъявляет счет, и финансовый отдел выплачивает компенсацию. То же самое происходит, когда сотруднику от имени компании приходится идти в магазин, чтобы приобрести различные товары.

В интересах владельца бизнеса выдать такому сотруднику квитанцию или получить от него расписку о сумме. Важным моментом здесь является правильное отражение расходов, поэтому предприниматель должен убедиться, что покупка товаров и материалов, побочные расходы на такую покупку и прочие расходы отражаются в отдельных колонках.

Ведение полной отчетности

Если предприниматель не использует книгу учета доходов и расходов, а вместо этого ведет полный бухгалтерский учет, он должен вести более подробные записи. Это касается тех владельцев бизнеса, которые не имеют права вести P&L, например, из-за годового дохода, превышающего 1,2 млн. евро.

Ведение полного бухгалтерского учета требует документирования даже самого незначительного экономического события, а это крайне важно для крупных компаний. При ведении полной бухгалтерии от предпринимателя требуется прозрачность. Вся финансовая ситуация компании должна быть представлена прозрачно, чтобы с ней могли ознакомиться государственные органы. Помимо государства, люди, имеющие различные связи с компанией (например, акционеры), также могут ознакомиться с такой документацией.