zdalny biznes

Zdalne prowadzenie biznesu

Bez kategorii

Dla niektórych jest to całkiem konkretne wyzwania. Dla mojego biznesu to jest konieczność. Konieczność i ograniczenie, które sam sobie narzuciłem. Zajmuję się wieloma rzeczami i kilka z nich przynoszą mi znaczącą część moich dochodów, – zajęcie, zatem, jednym biznesem jest luksusem, na który nie mogę sobie pozwolić…
Tak oto marzenie jednych, stało się ograniczeniem i wyzwaniem dla mojej działalności.
Zacznijmy od problemów (marketingowo „wyzwań”):

Większość moich klientów i partnerów biznesowych pracuje w „godzinach pracy” w konkretnych lokalizacjach. Trudno mi się znaleźć z nimi w tym samym miejscu i w tym samym czasie, ponieważ ja wtedy robię co innego.

Przerzuciłem komunikację na „asynchroniczną”, czyli upewniam się, że większość rzeczy załatwiamy przez komunikatory, aplikacje i mail. W wielu przypadkach okazało się, że nie jest istotne, o której dokładnie wejdę w interakcję z klientem. Korzystam głównie z: BaseCamp, Office365, WhatsApp. Staram się całość przerzucić na BaseCamp, ułatwia mi to delegowanie zadań.
W komunikacji telefonicznej też wprowadziłem 2 rozwiązania. Jeśli z kimś rozmawiam, lub jestem w cyklu roboczym nie boję się odrzucić połączenia telefonicznego, któremu towarzyszy SMS: „Can’t talk, please send me SMS”. Czasem ludzie przesyłają SMS i możemy to załatwić „asynchronicznie”, czasem jednak trzeba oddzwonić.
Drugim rozwiązaniem jest FCN (telefon VoIP), który mam zainstalowany na telefonie. Zatem jeśli ktoś dzwoni do biura na telefon stacjonarny, ja mogę to odebrać przez aplikację. W takim przypadku rozdzielam dużą część połączeń od osób nieznanych z jednej działalności od drugiej. Taka opcja nie pozwala mi wysyłać SMS, ale pozwala oddzwonić w dogodnym momencie.

Muszę załatwiać rzeczy na mieście

Do rozwiązania tego problemu dojrzewałem przez dłuższy czas i dopiero mój wspólnik mnie prawie siłą zmusił do zatrudnienia pomocy. Jestem mu wdzięczny do dziś. W moim przypadku wyszło to trochę przymusowo, ponieważ wyjeżdżałem na miesiąc do Afryki i nie mogłem pozostawić firmy bez opieki na miejscu, mój wspólnik też miał sporo zadań. Jestem z natury dość zapobiegawczym człowiekiem i nie chciałem dopuścić do sytuacji, że nie będziemy mogli czegoś wykonać. Tu klamka zapadła – musiałem zatrudnić kogoś do pomocy, była to Ivanna.
Obecnie staram się komunikować z nią przez Basecamp i WhatsApp, czasami mail. Raz na kilka tygodni robimy spotkania, gdzie przegadujemy bieżące sprawy. Spotkania najczęściej się odbywają w godzinach 7:00-8:30, to pozwala mi oszczędzać cenne „godziny biznesowe”.
Na początku Ivanna się dziwiła, dlaczego tak rzadko się spotykamy i trochę się stresowała tymi spotkaniami. Tu musiałem nadrobić lekcję dot. styli zarządzania, z pomocą przyszła książka „Jednominutowy manager”. Mimo, że stosowałem opisaną tam strategię – zapomniałem, że warto to również komunikować do pracowników. Szczera rozmowa w tym zakresie była przełomem.

No i jeszcze te wszystkie kontrakty, podpisy, pieczątki

Obecnie staram się maksymalnie wykorzystywać podpis elektorniczny, który załatwia dużą ilość problemów. Niestety jeszcze nie wszystkie, ponieważ ludzie i urzędy nie są jeszcze do końca przyzwyczajone, ale postęp trwa. Część dokumentów nadal podpisuję piórem i wysyłam pocztą.
Staram się nie trzymać papierowych dokumentów, ponieważ uniemożliwiają one pracę z „dowolnego miejsca na świecie” (czyli w moim przypadku z różnych miejsc w Warszawie). Faktury wystawiam za pomocą fakturownia.pl, a odebrane – skanuje (właściwie robi to Ivanna) i w formie skanów przesyłam do księgowości.

Tworzenie procedur i automatyzacji

Nie mając zbyt wiele czasu na powtarzanie nudnych czynności staram się dużą część rzeczy automatyzować. Sporo pomaga mi BaseCamp, część procesów wrzuciłem w pipefy, ale jeszcze nie korzystam z tego narzędzia w pełni. Część rzeczy załatwił pakiet Office – polecam korespondencję seryjną przy generowaniu umów. Teraz trochę czytam o automatyzacji za pomocą Phyton – tu polecam człowieka o imieniu Al Swigart i jego stronę: http://automatetheboringstuff.com
To czego nie da się automatyzować – staram się outsource’ować. Outsourcing doskonale pokazuje ile wydaję na poszczególne czynności. Jeśli robiłbym to sam (we mnie też jest nutka dusigrosza) to znając życie leżało by to w rubryczce „To-Do” do teraz 😀 ,a z drugiej strony, łatwiej jest zrezygnować ze zbędnych usprawnień, gdy się okaże, że trzeba za to zapłacić.
Z części zadań i projektów, a czasem też klientów po prostu rezygnuję, ponieważ nie pozwalają one mi pracować w sposób, który sobie pośrednio narzuciłem.

P.S.: to jest całkiem ciekawe uczucie, kiedy szczerze polecasz klientowi konkurencję, ponieważ z nimi będzie mu się współpracowało lepiej niż z Tobą, gdyż macie różne style komunikacji i zarządzania. Czasem, tacy klienci wracają i wtedy już są na zupełnie innym etapie.