Іменний інвойс – це один з ключових фінансових документів, який підтверджує угоду між двома сторонами: продавцем і покупцем. Це незамінний документ як для наземного, так і для віртуального бізнесу. Якщо ви керуєте віртуальним офісом, потреба в іменних інвойсах неминуча. У цій статті ви дізнаєтеся, що таке іменний інвойс, які реквізити він повинен містити і як правильно керувати цим документом в умовах віртуального офісу.
Визначення іменного інвойсу
Іменний інвойс – це бухгалтерський документ, який детально описує транзакцію між продавцем і покупцем. На відміну від квитанції, іменний інвойс може бути виданий конкретній фізичній або юридичній особі, що робить його важливим елементом у веденні бізнесу. Його мета – підтвердити продаж товарів або послуг і полегшити податковий облік.
Які реквізити для іменного інвойсу?
Багато хто задається питанням , які реквізити необхідні для іменного інвойсу. Не дивно, адже одним з найважливіших аспектів виставлення іменних рахунків-фактур є включення правильних реквізитів. Нижче ви знайдете перелік основних реквізитів, які повинні бути вказані в кожному іменному інвойсі:
- Дата інвойсу – кожен інвойс повинен мати чітку дату виставлення.
- Номер інвойсу – нумерація повинна бути безперервною та унікальною, що полегшує архівування та пошук документів.
- Дані продавця – назва компанії, адреса, ІПН (податковий ідентифікаційний номер).
- Дані покупця – ім’я або назва компанії, адреса, ІПН (за наявності).
- Опис товарів/послуг – детальний опис товарів, що продаються, або послуг, що надаються.
- Чиста та валова ціна одиниці продукції – ціна за одиницю товару або послуги, включаючи ПДВ.
- Загальна сума нетто і брутто – загальна вартість транзакції, як до, так і після додавання ПДВ.
- Ставка ПДВ – поточна ставка податку, яка застосовується до операції.
- Умови оплати – інформація про дату та спосіб оплати.
Внесення вищезазначених даних до іменного інвойсу є запорукою того, що він буде правильним і відповідатиме чинному законодавству.
Переваги використання іменних інвойсів
Іменні інвойси мають низку переваг для підприємців, особливо тих, хто має віртуальний офіс. До ключових переваг відносяться
- Фінансова прозорість – маючи точну та прозору інформацію в рахунках-фактурах, легше відстежувати фінансові потоки.
- Податковий облік – спрощує ведення податкового та бухгалтерського обліку, що є запорукою уникнення проблем з податковими органами.
- Професіоналізм – виставлення іменних рахунків-фактур підвищує довіру до компанії в очах клієнтів і замовників.
- Відстеження платежів – іменовані інвойси полегшують моніторинг статусу платежів, що допомагає управляти дебіторською та кредиторською заборгованістю.
Віртуальний офіс та управління іменними інвойсами
Віртуальний офіс це сучасне рішення, яке дозволяє підприємцям виконувати багато своїх бізнес-обов’язків з будь-якої точки світу. Одним з ключових аспектів роботи віртуального офісу є ефективне управління документацією або кореспонденцією. В Офісі для МСП ми гарантуємо, що ваша кореспонденція буде зібрана та надіслана вам для ознайомлення в той самий день. Завдяки цьому жоден важливий лист не вислизне від вашої уваги.