Listy zagubione

Przekierowanie korespondencji

Poradnik

Jedyna stała rzecz, – to zmiana. Zmieniamy adres zamieszkania, adres do korespondencji, zmieniamy adres firmy. Znacznie rzadziej, ale też się zdarza, zmieniamy adres e-mail. Co zrobić by listy adresowane do nas trafiały na nowy adres?

W tym artykule:

  1. Jak przekierować pocztę na inny adres?
  2. Co to Elektroniczne AWIZO?
  3. Pełnomocnictwo pocztowe do odbioru listów poleconych
  4. Przedłużenie czasu odbioru listu
  5. Śledzenie przesyłek – Poczta Polska
  6. eSkrzynka – alternatywą dla biura wirtualnego?

Przekierowanie poczty

Dosyłanie, – to jest usługa Poczty Polskiej, która pomoże Ci odbierać listy z różnych adresów w jednym miejscu. Najbardziej będzie przydatna, jeśli Ty i/lub Twoja firma właśnie zmieniliście adres. Sprawdzanie skrzynki pod starym adresem może być uciążliwe. Proszenie nowych lokatorów o przesyłanie korespondencji jest niepewne i kłopotliwe.

Dla każdego takiego adresu trzeba ustawić „Dosyłanie”. Trzeba to zrobić na poczcie, gdzie przed panią w okienku potwierdzisz swoją tożsamość. Dowód osobisty będzie wystarczający dla osoby prywatnej. Kiedyś tak nie było i można było odbierać cudze listy, co miał okazję sprawdzić portal niebezpiecznik.pl. W przypadku Działalności Gospodarczej (DG) – warto mieć wydruk z CEIDG, a w przypadku spółek prawa handlowego – KRS. Jeśli nie masz drukarki – możesz pokazać odpowiedni wpis w rejestrze online ze swojego telefonu – to często działa.

Druk „Żądanie Dosyłania” https://www.poczta-polska.pl/hermes/uploads/2018/05/druk-nr-99_dosylanie.pdf, wydrukować i uzupełnić w domu/biurze. Zazwyczaj dostępne one są też w okienku na poczcie. Z wypełnionym udać się na pocztę, by pani mogła potwierdzić tożsamość. Poczta Polska pozwala na przekierowanie listów maksymalnie na 12 miesięcy i po tym warto powtórzyć manewr. Jeśli planujesz przekierowywać pocztę z więcej niż jednego adresu, – warto druczki ogarnąć w domu, – bo czasem na poczcie nie mają wystarczającej ilości.

Żądanie dosyłania - wypełniony wzór

Żądanie dosyłania – wypełniony wzór

Koszt takiego zgłoszenia w dniu pisania artykułu wynosił 6,00 pln. Następnie za każdy dosłany list płaci się osobno.

Można też to zrobić przez formularz Internetowy https://eformularze.poczta-polska.pl/zadanie-dosylania/ – plusem takiego rozwiązania jest to, że nie trzeba płacić, ale nadal trzeba udać się na pocztę by potwierdzić swoją tożsamość. Masz na to 14 dni:

e-formularz żądanie dosyłania

e-formularz żądanie dosyłania

Szczegółowy cennik usługi: https://cennik.poczta-polska.pl/plik,1/cennik_oplat_dodatkowych_16032020.pdf

Pomysły, jak stosować przekierowanie poczty

Ja ustawiłem sobie przypomnienie w kalendarzu, które przychodzi mi co rok z adresami z których chcę przekierować pocztę na swój aktualny adres. A jeśli się przeniesiesz – dodaj do tej listy swój ostatni adres i już.
Jeśli przychodzi do mnie „przekierowana korespondencja”, – to czasem też proszę nadawcę, by zmienił mój adres na aktualny.

Szczegóły dotyczące całego procesu i czego może chcieć Poczta Polska znajdziesz tutaj.

Jeśli Twój nowy adres jest „bardziej stały” – warto odpowiadać na wszystkie dosyłane z różnych miejsc listy i informować o nowym adresie do korespondencji. Jeśli jednak nie jest to Twój adres „docelowy” – można po prostu utrzymywać przekierowania i ewentualnie powoli je konsolidować.

Nie wszystkie listy zostaną Tobie przesłane na nowy adres. Niestety te najbardziej newralgiczne pozostaną na starej poczcie. Dokładny spis typów takich listów można sprawdzić pod wyżej podanym linkiem w rozdziale „Ważne!” > „Usługa nie obejmuje”.

Jeśli nie możesz tych listów normalnie otrzymać, to przynajmniej warto było by o nich wiedzieć.

Elektroniczne AWIZO

Listy polecone bardzo często dotyczą spraw urzędowych, a waga ich wzrasta wraz z naszym rozwojem, ponieważ z czasem mamy co raz więcej do stracenia w przypadku niekorzystnej (mimo że czasem niesłusznej) decyzji administracyjnej. Warto wiedzieć, że nieodebrany list polecony jest uznawany za dostarczony. Co gorsza, urząd uznaje, że nie tylko otrzymaliśmy taki list, ale też poznaliśmy i zrozumieliśmy jego treść. Czas na odbiór listu rejestrowanego to zazwyczaj 14 dni. Może się okazać, że jesteśmy na wakacjach i nie możemy odebrać takiego listu. W takim przypadku mamy dwie możliwości:  przedłużenie czasu odbioru listu lub pełnomocnictwo pocztowe. Niezależnie od tego, co zamierzasz zrobić, warto poprosić Pocztę o przesyłania nam maila lub SMS (polecam mail) w przypadku, gdy przyjdzie do nas przesyłka rejestrowana/list polecony/AWIZO. Poczta to formalnie nazywa „Żądanie otrzymywania zawiadomień w formie elektronicznej” a marketingowo-łagodnie „eAWIZO”, więcej znajdziesz na stronie Poczty Polskiej:  Dokładne informacje dotyczące tej usługi Poczty Polskiej możesz znaleźć tutaj: https://www.poczta-polska.pl/epoczta/einfo/awizo/

Po uruchomieniu eAWIZO będziesz dostawać mail lub SMS o wszystkich AWIZOwanych listach, które przychodzą do Ciebie na dany adres. To też warto ustawić dla wszystkich adresów. Tutaj warto zwrócić uwagę na regułkę: „W przypadku pism w postępowaniu: karnym, cywilnym, sądowo-administracyjnym, administracyjnym, podatkowym oraz pism w sprawie o naruszenie dyscypliny finansów publicznych, otrzyma Pani/Pan zawiadomienie w formie papierowej.” Niestety oznacza to, że o tych najważniejszych pismach nadal możemy nie być poinformowani. Poczta interpretuje ten zapis różnie nawet w tej samej placówce, czasem wysyłają i papierowe AWIZO i mail/SMS, a czasem wysyłają tylko papierek. Zatem nie daje nam to 100% pewności, ale zawsze zwiększa szanse powodzenia.

Prośbę o elektroniczne AWIZO możesz złożyć bezpośrednio na poczcie, korzystając z druku: https://www.poczta-polska.pl/hermes/uploads/2013/10/druk_nr_97_e-awizo-skład.pdf.

wzór eAWIZO

wzór eAWIZO

Wypełniony dokument zanosimy na pocztę. Jeśli jesteśmy osobą fizyczną, to potrzebny będzie dowód osobisty, w przypadku firmy dodatkowo wyciąg z KRS (spółki prawa handlowego) lub CEIDG (działalność gospodarcza).

Można też wypełnić ten dokument elektronicznie, korzystając ze strony https://eformularze.poczta-polska.pl/eawizo/

Zrzut ekranu formularz eAWIZO

Zrzut ekranu formularza eAWIZO

W takim przypadku nie będziemy musieli wnosić opłaty za złożenie wniosku w wysokości 6,00 pln, nadal jednak trzeba będzie stawić się na pocztę, by potwierdzić swoją tożsamość.

W obydwu przypadkach, jeśli korzystamy z biura wirtualnego – to powinniśmy podać tam adres naszego biura. Trzeba podchodzić trochę ostrożniej do tematu, jeśli nasze biuro ma pełnomocnictwo pocztowe i odbiera za nas wszystkie listy polecone, by się nie okazało, że biuro nie zostanie poinformowane o nadchodzącej przesyłce. Ewentualnie ustawić u siebie w mailu regułkę automatycznego przesyłania powiadomień o listach rejestrowanych do wirtualnego biura.

Teraz już dostajesz informacje o AWIZO. Niestety nie oznacza to, że łatwo taki list odbierzesz. AWIZO zazwyczaj leży na poczcie 14 dni, zatem jeśli jesteś na wakacjach, wyjeździe służbowym lub po prostu mieszkasz w innym mieście – masz kłopot. W takich przypadkach można skorzystać z pomocy przyjaciół lub usług profesjonalnego biura wirtualnego. Formalności z tym związane warto załatwić przed wyjazdem, ponieważ nie da się udzielić pełnomocnictwa zza granicy. Można natomiast to zrobić będąc w Polsce, korzystając z dowolnej placówki pocztowej.

Pełnomocnictwo Pocztowe

Do odbioru AWIZOwanych listów (prócz spraw karnych) można upoważnić osoby trzecie. W tym celu ponownie musisz udać się na pocztę i poświecić dowodem (oraz ew. KRS/CEIDG). Ta opcja pozwala Twojej zaufanej osobie odebrać list, który przyszedł do Ciebie na konkretny adres do konkretnej placówki, w Twoim imieniu. Warto baaaardzo uczulić taką osobę, by koniecznie natychmiast zdjęcie/skan takiego listu przesłała do Ciebie. Odbiór listu przez przyjaciela liczy się, jakby był odebrany przez Ciebie, łącznie ze wszystkimi konsekwencjami (np. bieg czasu złożenia protestu w ciągu 7 dni). Dlatego np. w naszym biurze wirtualnym obieramy rejestrowane listy sami bezpośrednio z placówki, by skan był u naszego klienta z samego rana, a nie kiedy przyjdzie do nas listonosz.

Zezwolenie komuś na odbiór swoich listów jest można zlecić wypełniając formularz Pełnomocnictwa Pocztowego na poczcie https://www.poczta-polska.pl/hermes/uploads/2018/05/druk-nr-88_pelnomocnistwo-pocztowe.pdf

wzór pełnomocnictwa pocztowego

wzór pełnomocnictwa pocztowego

Ten druk najlepiej wypełniać patrząc głęboko w oczy „pani z okienka”, ponieważ kreślenie w nim, jak w podstawówce, dyskwalifikuje dokument i trzeba wypełniać od nowa. Najczęściej ludzie się mylą przy wpisywaniu dat w polu od (powinien być dzień co najmniej jutrzejszy) i nazwy placówki pocztowej. Zatem warto uzbroić się w cierpliwość i mieć ze sobą kilka druczków. Pamiętaj, że trzeba podać numer dowodu osobistego Twojej zaufanej osoby lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość.

Po nadaniu takiego pełnomocnictwa i jego opłaceniu warto sobie zanotować gdzie i w którym dniu zostało złożone. Zazwyczaj poczta skanuje takie pełnomocnictwo i przesyła do placówki, odpowiedzialnej za adres, wskazany na pełnomocnictwie. Zdarza się jednak im zapomnieć o takiej sytuacji i/lub zgubić pełnomocnictwo. Dlatego w dniu następnym warto zgłosić się do docelowej placówki i potwierdzić, czy pełnomocnictwo dotarło i jaki jest jego numer. Numery pełnomocnictw zazwyczaj wyglądają tak numer/rok (np. 217/2020) i dotyczą danego urzędu pocztowego.

Na czym polega haczyk?

Lista przesyłek opisana we wniosku, niestety, jest niekompletna. Czasem się zdarza, ze urzędnik na poczcie nie zgadza się wydać listu, nawet jak masz pełnomocnictwo. Warto uzupełnić pole „inne” o:

Od niedawna, ze względu na COVID-19 została uproszczona procedura i można składać pełnomocnictwo pocztowe przy pomocy podpisu kwalifikowanego https://media.poczta-polska.pl/pr/493751/poczta-polska-upraszcza-procedury-odbioru-korespondencji-dla-firm. Mimo, że wydawało by się to idealnym rozwiązaniem, stanowczo je odradzam, ze względu na regułkę: „Należy jednak pamiętać, że zgodnie z obowiązującymi przepisami, przesyłki nadawane przez sądy i prokuratury nie mogą być wydawane pełnomocnikowi, któremu udzielono pełnomocnictwa pocztowego złożonego przy wykorzystaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego.”. Co oznacza, że w naprawdę kluczowych i ważnych sprawach (np. pismo z KRS) nie będziemy mogli z takiego pełnomocnictwa skorzystać.

Pomysły, jak użyć pełnomocnictwa pocztowego

Jeśli planujesz zarejestrowanie swojej firmy w biurze wirtualnym i mają odbierać Twoje listy – upewnij się, że żądają od Ciebie udzielenia im pełnomocnictwa pocztowego.

Warto takie pełnomocnictwo udzielić kilku zaufanym osobom. Jeśli prowadzisz firmę, – to warto też go udzielić swojemu prawnikowi, tym sposobem adwokat będzie mógł zająć się najważniejszymi sprawami podczas Twojej nieobecności.

Jeśli masz kilka adresów w różnych miejscowościach, – możesz w każdym mieście upoważnić inną osobę, która akurat tam mieszka.

Powyższe kroki właściwie załatwiają większość problemów z odbiorem poczty. Jeśli częściej się przeprowadzasz lub po prostu nie chcesz w takie rzeczy się bawić (angażować znajomych etc.), – warto jako adres korespondencyjny wszędzie podawać swoje biuro wirtualne.

Przechowywanie korespondencji

Jeśli planujemy dłuższy wyjazd, a nie mamy ani wirtualnego biura, ani kogoś innego, komu byśmy mogli bezpiecznie powierzyć odbiór listów. Można jeszcze pomyśleć o zleceniu poczcie dłuższego przechowania naszych listów. W tym przypadku nie mam za bardzo doświadczeń i muszę bazować tylko na oficjalnych informacjach i relacjach znajomych.

Ogólna idea dość prosta – po upływie dwóch tygodni od momentu otrzymania AWIZO list nie wraca do nadawcy, tylko zostaje na poczcie przez dodatkowe dwa tygodnie. Oznacza to, że faktycznie mamy czas na odbiór takiego listu przez prawie miesiąc. Nie wiem, jak by wyglądał skutek prawny doręczenia takiego listu (czy po dwóch tygodniach uznaje się za doręczony), ale przynajmniej można będzie zapoznać się z treścią.

Żeby złożyć taką dyspozycję, można wybrać się na pocztę, ale nie liczył, by mieli taki formularz na stanie, dlatego warto go pobrać ze strony https://www.poczta-polska.pl/hermes/uploads/2018/05/druk-nr-100_przechowywanie.pdf

żądanie przechowywania - wzrór

Żądanie przechowywania – wzrór

W tym formularzu jest też trochę więcej informacji na temat tego, jakie przesyłki jak długo będą przechowywane.

Niestety ponownie pojawia się regułka: „Przechowywanie nie obejmuje pism w postępowani: karnym, cywilnym, sądowo-administracyjnym, administracyjnym, podatkowym oraz pisma w sprawie o naruszenie dyscypliny finansów publicznych”, co znacząco obniża przydatność tych danych.

Można to złożyć również w wersji elektronicznej, korzystając z linku https://eformularze.poczta-polska.pl/zlecenie-przechowywania/:

Żądanie przechowywania - eFormularz

Żądanie przechowywania – eFormularz

Po wypełnieniu formularza trzeba będzie stawić się na poczcie, by potwierdzić swoją tożsamość. Mimo, że nie ma tutaj wyżej wymienionych formułek ograniczających, to nadal one obowiązują.

Poczta Polska nazywa ten dokument oficjalnie „Żądanie przechowywania” i więcej na ten temat można poczytać na ich stronie https://www.poczta-polska.pl/paczki-i-listy/odbior/przechowywanie/

  1. Śledzenie przesyłek

Jeśli dostaliśmy AWIZO, to teoretycznie zawsze, a w praktyce – bardzo często, na AWIZO mamy podany numer przesyłki rejestrowanej:

AWIZO

Przykładowe AWIZO

Wynotowując sobie numer takiego AWIZO jesteś w stanie sprawdzić kiedy i w jakim urzędzie pocztowym został nadany list; kiedy został odebrany przez adresata, lub został zwrócony do nadawcy. Ta informacja jest szczególnie przydatna, jeśli obowiązują nas terminy administracyjne. Często musimy odpowiedzieć na pismo, lub możemy odwołać się od decyzji w ciągu 7 dni. W takim przypadku bieg terminu rozpoczyna się z dnim odebrania przesyłki. Godzina nie jest istotna, – liczy się tylko data. Dlatego w ramach pakietu MIŚ Działa odbieramy przesyłki bezpośrednio z poczty, by nie tracić cennych godzin, czekając na listonosza. W naszym przypadku numer przesyłki rejestrowanej znajdziesz w nazwie zeskanowanego listu:

Nazwa pliku ze skanem

Nazwa pliku zawierającego skan listu

Dzięki temu łatwo stwierdzisz, kiedy został odebrany z poczty, skanujemy na bieżąco, – wiemy, że to może być bardzo ważne. Korzystając z podanego numeru można też łatwo prześledzić przesyłkę wchodząc na stronę Śledzenia przesyłek – poczty polskiej https://emonitoring.poczta-polska.pl

Zrzut ekranu śledzenie przesyłki Poczta Polska

Zrzut ekranu śledzenie przesyłki Poczta Polska

Stąd możemy łatwo pobrać kilka kluczowych informacji:

  • Urząd Pocztowy z którego została nadana – możemy po tym poznać miasto nadawcy
  • o której godzinie została nadana – urzędy zazwyczaj nadają pod koniec dnia, – tuż przed 16:00-16:30 (w zależności od godzin pracy konkretnego urzędu)
  • czy i o której została odebrana

Pojawia się też możliwość wskazania poczcie dnia, kiedy powinna ponownie spróbować pojawić się z tym listem w Waszym lokalu: „Skorzystaj z ponownego doręczenia”. Opcja to dodatkowo płatna (na dzień pisania artykulu – 4,50 pln) i może być szczególnie przydatna, jeśli nie lubimy stać w kolejce na poczcie.

Numery przesyłek znajdziemy też na potwierdzeniu odbioru. Śledząc taki numer jesteśmy w stanie potwierdzić, kiedy dokładnie dany list został odebrany. Data ta ponownie może być przydatna, jeśli wymagamy od adresata odpowiedzi w ciągu konkretnej ilości dni od otrzymania pisma:

Potwierdzenie Odbioru

Przykładowe potwierdzenie odbioru

Taki żółty papierek wraca do naszej skrzynki pocztowej, kiedy list zostanie odebrany przez adresata. Możemy też śledzić list jeśli zapiszemy sobie numer rejestrowy listu przy nadawaniu na poczcie.

eSkrzynka

eSkrzynka pozwala odbierać listy polecone bez wychodzenia z domu i czekania na listonosza. Wystarczy zalogować się profilem zaufanym na stronie https://eskrzynka.poczta-polska.pl/ i już można by odbierać skany listów, zamiast papierki. Usługa wydaje się być bardzo przyszłościową i w którymś momencie może pozbawić biura wirtualne w Warszawie i nie tylko większości wykonywanych zadań. Na stronie powinniśmy nadać Poczcie Polskiej pełnomocnictwa do otwierania naszych przesyłek:

Pełnomocnictwo dla Poczty

Zrzut ekranu Pełnomocnictwa Pocztowego

Tu, niestety, ponownie mamy regułkę: „Usługa pocztowa przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej na etapie doręczania nie dotyczy przesyłek: 1) wysyłanych do ani wysyłanych przez: Sądy i Trybunały; prokuraturę i inne organy ścigania; komornika sądowego; 2) których nadawca wyłączył możliwość ich doręczenia w ten sposób.”. Powoduje to, że ta usługa staje się bezużyteczna dla firm i bardziej aktywnych ludzi, ponieważ nawet pismo z KRS, sprawdzające nasz adres nie może być dostarczone taką metodą (poczta z jakiegoś powodu uznaje rejestr sądowy za sąd).

Dodajemy interesujące nas adresy i zaznaczamy wszystkie zgody:

eSkrzynka - wypełniona

eSkrzynka po uzupełnieniu

Cztery dni robocze później skrzynka już będzie działała. Potwierdzenie o uruchomieniu usługi dostaniemy na maila.

Pomysły, do czego użyć eSkrzynkę

Ja podłączyłem eSkrzynkę do swoich starych adresów, by nie trzeba było bawić się z listami poleconymi. Wiadomo, że te bardziej „poważne” do mnie nie trafią, ale nadal można trochę obniżyć ilość papierowych dokumentów do obsłużenia.