Misja w normalnym działaniu firmy

Bez kategorii

Misja kojarzy się z hasłami są tak górnolotnymi, że potrafią zawisnąć na korytarzach w korporacji. Ale czy coś za tym dalej idzie? To zależy od Ciebie.

Im młodsza i mniej liczna firma, tym łatwiej przyjmuje kulturę organizacji i misję. Niechętnie ją jednak zmienia, zatem warto być bardzo rozważnym, gdy komunikujemy misję i zmiany. Każda nasza firma może mieć inny zestaw cech, – ja tak mam i zarządzanie tym może być nieoczywiste. Nie tyle nawet nieoczywistym jest połapanie się, co jest gdzie, tylko przekazanie pracownikom, dlaczego w tym obszarze podchodzimy tak, w drugim inaczej.

Pisząc ten wpis właśnie planuję opracować wspólnie z moimi ludźmi zestaw cech poszczególnych inicjatyw. Myślę, że to może pomóc ogarnąć niektóre rzeczy. Czy i jak to się udało – zapewne napiszę później.

Czym jest Misja i czy to w ogóle jest ważne?

Misja firmy, to jest to, co pozwala Ci robić w tej firmie nawet najnudniejsze rzeczy, ponieważ wiesz, że to jest potrzebne by osiągać ten wyższy cel. Pisząc to zorientowałem się, że jest to tak górnolotne, że ponownie zasługuje na ścianę w którymś korytarzu korporacji 😉
Zrozumienie misji – cały czas ją precyzuję – pozwala mi ustalić wewnętrzny kodeks działania. Kiedy np. pójść klientowi na rękę, po chwili proponując pozostałym klientom to samo, a kiedy powiedzieć STOP – nie robimy tego. Pozwala też podejmować decyzje, który klient jest moim klientem, a którego warto przekazać konkurencji, dla naszego wspólnego dobra. Jeśli bym miał teraz określić misję MIŚa: „Pokazać przedsiębiorcom w Polsce, że warto skupić się na swoim biznesie, a wszystkie poboczne działania zlecać na zewnątrz”. Korporacja by tego na ścianę nie przyjęła 🙂

To jest wstępna przymiarka do misji, która przelałem na papier po raz pierwszy tutaj, pisząc ten post. Nie konsultowałem jej jeszcze z klientami i współpracownikami.

Co ta „formułka” daje MIŚowi?

Mi pomagała precyzować produkty. Np. kiedy uzbiera się pokaźna kupka dokumentów adresowanych do danego klienta (wszystkie skany on ma gdzieś u siebie), – pytamy się: „Co z tym zrobić?” jednocześnie podsuwając odpowiedzi. Wygląda to mniej więcej tak:

Mail informacyjny

Muszę przyznać, że w/w misja pomogła mi tworzyć tą wiadomość. Naszym celem w MIŚu jest oszczędzanie czasu naszych klientów i maksymalne ułatwianie im życia. Zatem najpierw spytaliśmy się, jak najlepiej rozwiązywać problem z dokumentami i pojawiły się dwie odpowiedzi:

  • nie potrzebuję papierologii
  • fajnie było by dostać te listy

W tym pierwszym przypadku, ponownie myśląc trochę do przodu… nasz MIŚ nie potrzebuje tych papierów, ale zapewne nie chciałby by leżały gdzieś na śmietniku – zatem zakupiliśmy niszczarkę dokumentów, która pożre zbędny papier.
W drugim przypadku musieliśmy podpytać trochę bardziej, ponieważ okazało się, że część klientów woli, by wpadło im to do skrzynki pocztowej i przy okazji to wyjmą. Część ma taką korespondencję, którą woli odebrać osobiście i nie do końca ufa usługom pocztowym przy przesyłkach nierejestrowanych – zatem AWIZO itd. Ktoś stwierdza, że chciałby mieć u siebie kuriera. Tutaj nie znaleźliśmy rozwiązania, – dlatego zaproponowaliśmy wszystkie opcje i daliśmy krótkie wyjaśnienie.
Warto też zauważyć, że każda opcja jest linkiem. To jest kolejny przypadek, kiedy chcemy uprościć ludziom życie, samo kliknięcie już generuje wstępną odpowiedź, która wygląda tak:

Odpowiedź automatyczna

Taka automatyzacja pozwala nie zastanawiać się co odpisać, tylko od razu sugeruje odpowiedź dla konkretnego przypadku. W tej chwili zrealizowane to za pomocą magicznych linków, które wyglądają tak:
mailto:poczta@biurodlamisia.pl?subject=Re:Papierowe%20Listy%20-%20zniszczyć&body=THX!
Szczegóły, jak używać takich odnośników:
https://pl.wikipedia.org/wiki/Mailto

Co jeszcze można zrobić z misją?

Mnie misja pomaga podejmować decyzje w codziennych operacjach. Np. jeśli widzę, że komuś nie ułatwimy życia – zastanawiam się, czy to jest nasz klient. Były firmy, z którymi przestaliśmy współpracować, ponieważ nie mogłem im dostarczyć odpowiedniej wartości. Wydaje mi się, że to jest fair.
Jeśli jednak to jest nasz klient, a nadal z jakiegoś powodu nie ułatwiamy mu życia – zastanawiam się, co robimy nie tak, a może jest miejsce na jakąś dodatkową usługę?
Rozpropagowanie misji do poziomu kultury organizacji pomaga całemu zespołowi podejmować takie decyzje, jakie by podjął właściciel firmy, jeśli by miał wszystkie dane (które najczęściej ma zaangażowany pracownik).