Jak założyć firmę online?

Zaczynamy od pierwszego problemu – założenie działalności gospodarczej lub spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w Polsce. To jest pierwsze sito biurokratycznej maszyny, przepuszczające tylko zdeterminowanych.

W tym artykule:

• Przygotowanie do rejestracji w CEIDG
• Dokumenty do rejestracji działalności w CEIDG
• Rejestracja w CEIDG krok po kroku
• Rejestracja bez profilu zaufanego
• Po rejestracji
• Wpis w CEIDG
• Rejestracja spółki w KRS
• Rejestracja spółki w S24
• Jak długo się czeka na rejestrację Sp. z o.o.
• Odwołanie od decyzji KRS
• Zmiana danych w KRS
• Opłaty KRS

Przygotowanie do rejestracji CEIDG

Chcesz założyć działalność gospodarczą przez internet, ale nie wiesz jak ją zarejestrować? W poniższym poradniku dowiesz się jakie są sposoby rejestracji takiej działalności oraz instrukcja krok po kroku na przykładzie wniosku z portalu CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej).

Aby zarejestrować działalność gospodarczą możesz wypełnić wniosek CEIDG-1 przez internet, przez bankowość elektroniczną lub wypełnić wniosek online i złożyć podpis osobiście w urzędzie. 

Aby całkowicie zarejestrować działalność przez internet niezbędne jest założenie Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. Do złożenia wniosku możesz też wyznaczyć pełnomocnika. Wpis do ewidencji jest bezpłatny.

Zanim przystąpisz do rejestracji, upewnij się że podjąłeś decyzje dotyczące działalności i:

• Wiesz od kiedy chcesz zacząć prowadzić działalność – aby zarejestrować działalność gospodarczą musisz wypełnić wniosek CEIDG-1, jedno z pól do wypełnienia to data rozpoczęcia działalności gospodarczej (może to być zarówno data przyszła jak data, która już minęła.
• Wybrałeś nazwę – pamiętając o tym, że nazwa musi zawierać imię i nazwisko
• Znasz kody PKD które są związane z twoją działalnością – wypełniając formularz będziesz mieć do dyspozycji wybór kodów przez drzewo kodów PKD, wyszukiwanie według nazwy lub kodu i wyszukiwanie według działalności. Możesz wybrać więcej niż jeden kod przeważający, jeśli jest to zgodne z twoją działalnością oraz opcjonalnie dodać kody pozostałych rodzajów działalności.

• Ustaliłeś czy wszelkie płatności będą realizowane przez twój prywatny rachunek bankowy czy chcesz w tym celu założyć rachunek na firmę.
• Wybrałeś formę opodatkowania –  dziś ciężko sobie wyobrazić prowadzenie działalności gospodarczej bez posiadania rachunku, ale nie jest to niemożliwe. Taką możliwość ma tzw. mikroprzedsiębiorca czyli przedsiębiorca, który przez ostatnie 2 lata nie zatrudnił więcej niż 10 pracowników, a roczny obrót netto nie przekracza 2 milionów euro. Przepisy pozwalają mu opłacać ZUS i podatki oraz odbierać zwrot podatku w gotówce np. na poczcie. Więksi przedsiębiorcy ZUS i US rozliczają za pomocą rachunku bankowego i obowiązek posiadania rachunku mają również przedsiębiorcy ubiegający się o zwrot VAT.
• Zdecydowałeś kto będzie prowadził księgowość firmy – w formularzu CEIDG-1 do wyboru będzie zlecenie księgowości biuru rachunkowemu, zatrudnienie własnego księgowego lub prowadzenie księgowości na własną rękę.

Dokumenty do rejestracji działalności w CEIDG

Aby zarejestrować działalność przez internet musisz wypełnić i złożyć wniosek na stronie CEIDG. W razie problemów związanych z wypełnieniem wniosku, zawsze możesz skontaktować się z Centrum Pomocy. Konsultant udzieli ci odpowiedzi na pytania.

Aby wysłać i podpisać wniosek CEIDG-1 przez internet potrzebujesz:

1. Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego
2. konta na stronie CEIDG
3. adresu e-mail

We wniosku CEIDG-1 musisz podać:

• twoje dane (imię, nazwisko, PESEL itd.)
• adres zamieszkania oraz adresy związane z zakładaną działalnością
• nazwę firmy
• kody PKD związane z zakładaną działalnością
• liczbę zatrudnianych pracowników
• dane dotyczące ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego
• formę opłacania podatku dochodowego od osób fizycznych
• adres przechowywania dokumentacji rachunkowej wnioskodawcy
• informacje o rachunkach bankowych
• informację o ewentualnym pełnomocnictwie

Rejestracja działalności w CEIDG krok po kroku

1. Załóż darmowy Profil Zaufany lub kup podpis kwalifikowany.
2. Zaloguj się na stronie CEIDG. Jeśli nie masz jeszcze konta w systemie CEIDG, w każdej chwili możesz się zarejestrować (na stronie głównej wybierz „Zaloguj”, a następnie „Załóż nowe konto”).

1. Po zalogowaniu na konto, wybierz „Załóż działalność gospodarczą”.
2. Na stronie „Załóż działalność gospodarczą” zobaczysz (zaznaczone już) pola dotyczące sposobu przygotowania wniosku.

1. Wypełnij wniosek CEIDG-1 – wypełnienie wniosku przez internet jest o wiele szybsze niż własnoręczne wypełnianie wniosku papierowego. Przy trudniejszych polach znajdziesz podpowiedzi, co w nie wpisać. Pominięte lub źle wypełnione pola (np. błędny nr PESEL), będą zaznaczone na czerwono lub pojawi się żółta ikonka ostrzegawcza obok pola.
2. Jeśli we wniosku CEIDG-1 zaznaczyłeś, że nie posiadasz NIP i REGON, dostaniesz je automatycznie na adres e-mail. Bez dodatkowych formalności. Czas oczekiwania to ok. 1 tydzień. W takim przypadku, wniosek CEIDG-1 jest jednocześnie wnioskiem o uzyskanie NIP i REGON.

W polu 12.2 możesz zaznaczyć formularze ZUS, które chcesz dołączyć do wniosku (pole pojawi się po wybraniu ubezpieczenia w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych, w polu 12). Jeśli nie złożysz odpowiednich formularzy ZUS wraz z wnioskiem CEIDG-1, musisz to zrobić samodzielnie w ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia działalności. Możesz złożyć je osobiście w urzędzie lub przez pue.zus.pl

Jeśli chcesz lub musisz zostać płatnikiem podatku VAT, możesz dołączyć do wniosku CEIDG-1, formularz rejestracyjny VAT-R. Pamiętaj, że musisz posiadać wcześniej nadany numer NIP.

Podpisz wniosek Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym.

O tym, że wniosek jest dostarczony świadczy Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO), które otrzymasz na adres e-mail.

Rejestracja działalności bez Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego

Jeśli nie masz Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego, wniosek możesz wypełnić
w internecie i podpisać go osobiście w urzędzie miasta lub gminy. W tym celu nie musisz rejestrować konta w internetowym systemie CEIDG.

• Wypełnij wniosek online na stronie CEIDG
• Po wypełnieniu wniosku pojawi się kod (numer wniosku). Zapisz go.
• Nie drukuj wniosku. W ciągu 7 dni idź do urzędu miasta lub gminy i podaj urzędnikowi spisany kod (numer wniosku).

Urzędnik odnajdzie twój wniosek, wydrukuje i przekaże ci do podpisania.

W przypadku podpisania wniosku o wpis do CEIDG w urzędzie – dzień, w którym podpisałeś dokument liczy się, jako dzień złożenia wniosku.

Po rejestracji

Pamiętaj, że po rejestracji działalności będziesz miał jeszcze kilka ważnych obowiązków, m.in.:

• Zgłoszenie do ZUS – część zgłoszeń można zrobić przy wpisie do CEIDG
• Rejestracja VAT – jeśli będziesz podatnikiem VAT (zgłoszenie można zrobić również przy wpisie do CEIDG)
• Rejestracja kasy fiskalnej – jeśli jest to w twojej działalności konieczne
• Wpis do rejestru działalności regulowanej/zezwolenia/koncesje – do prowadzenia wielu rodzajów działalności potrzeba konkretnych koncesji lub zezwoleń (np. w gastronomii, przewozie osób, budownictwie),sprawdź czy potrzebujesz zezwolenia, sprawdź czy twoja firma potrzebuje wpisu do rejestru działalności regulowanych.

Wpis w CEIDG

Możesz wyrazić zgodę na publikację danych twojej firmy w bazie przedsiębiorców, na stronie CEIDG. Cały czas będziesz miał do nich dostęp i możesz wprowadzać w nich zmiany. Każdy zainteresowany (np. urząd, klienci) znajdzie tam twój wpis. Dzięki temu, nie potrzebujesz zaświadczenia potwierdzającego, że twoja firma znajduje się w rejestrze. CEIDG udostępnia dane z wyjątkiem: numeru PESEL, daty urodzenia oraz adresu zamieszkania (o ile nie jest taki sam jak miejsce prowadzenia działalności gospodarczej).

Rejestracja spółki w KRS

Aby prowadzić spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością trzeba ją zarejestrować w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). Poniższy poradnik podpowie ci jak to zrobić krok po kroku.

Jest też instrukcja rządowa na ten temat dostępna tutaj.

W obecnych czasach mamy ten komfort, że większość spraw urzędowych można już załatwić przez Internet i tak samo jest w przypadku rejestracji spółki w KRS. Możemy to również zrobić drogą tradycyjną – listownie lub w sądzie.

Standardowo do tego typu załatwień wymagany jest Profil Zaufany lub kwalifikowany podpis elektroniczny. 

Aby zarejestrować spółkę w KRS przez Internet wystarczy wypełnić wniosek i podpisać go elektronicznie. Wniosek o wpis należy złożyć na urzędowym formularzu KRS-W3 (https://www.gov.pl/web/sprawiedliwosc/formularze-wnioskow-o-wpis-do-krajowego-rejestru-sadowego)

Przechodzimy w powyższy link, wyszukujemy formularz KRS-W3, pobieramy w dogodnym dla nas formacie i wypełniamy. Musimy pamiętać aby do wniosku dołączyć też:

• druk KRS-WA – oddziały, terenowe jednostki organizacyjne
• druk KRS-WE – wspólnicy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością podlegający wpisowi do rejestru
• druk KRS-WH – sposób powstania podmiotu
• druk KRS-WK – organy podmiotu
• druk KRS-WL – prokurenci
• druk KRS-WM – przedmiot działalności
• umowę spółki
• oświadczenie zarządu o wniesieniu kapitału
• dokument o powołaniu członków organów spółki
• listę wspólników
• nazwiska, imiona i adresy członków zarządu
• nazwisko, imię albo firmę i siedzibę oraz adres jedynego wspólnika (jeśli występuje)
• dowody uiszczenia opłat
• listę obejmującą nazwisko i imię oraz adres do doręczeń albo firmę lub nazwę i siedzibę członków organów lub osób uprawnionych do powołania zarządu

Dokumenty należy złożyć w oryginałach lub poświadczonych urzędowo odpisach/wyciągach. Załączone dokumenty, które dodajemy do wniosku również należy podpisać elektronicznie lub potwierdzić Profilem Zaufanym.

Rejestracja spółki w S24

Spółkę można również założyć wykorzystując wzorzec umowy w Systemie S24. W takim przypadku wpis do KRS składa się za pośrednictwem portalu Ministerstwa Sprawiedliwości: https://ekrs.ms.gov.pl/s24/

Zawarcie umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przy wykorzystaniu wzorca umowy również wymaga wypełnienia formularza umowy udostępnionego w systemie teleinformatycznym i opatrzenia umowy kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym Profilem Zaufanym.

Pozytywnym aspektem rejestracji elektronicznej są koszty. Rejestracja jest tańsza i nie ponosimy kosztów związanych ze sporządzaniem umowy przez notariusza. Jest to również proces dużo szybszy od metod tradycyjnych, bowiem spółkę rejestrujemy w ciągu jednego dnia. Należy jednak pamiętać, że w tym trybie istnieje wymóg wniesienia kapitału zakładowego wyłącznie w formie pieniężnej.

Nieopłacenie wniosku o wpis do KRS drogą elektroniczną nie skutkuje jednak w żaden sposób na drodze prawnej. Zwrócony wniosek może być ponownie złożony w ciągu 7 dni od daty doręczenia zarządzenia o zwrocie. Urzędowe formularze są udostępniane w siedzibach sądów oraz na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości.

W przypadku rejestracji spółki przez Internet w systemie S24 jedyna dostępna forma płatności, to płatność za pomocą  e-płatności (po uruchomieniu przycisku „opłać i wyślij” na stronie S24). 

Dokumenty należy złożyć do sądu rejonowego (sądu gospodarczego) właściwego ze względu na miejsce zamieszkania lub siedzibę podmiotu, który ubiega się o wpis.

Jak długo się czeka na rejestrację Sp. z o.o.

Wniosek o wpis spółki z ograniczoną odpowiedzialnością do Krajowego Rejestru Sądowego, sąd rejestrowy rozpoznaje w terminie 7 dni od daty jego wpływu do sądu. Z kolei wniosek o wpis spółki, której umowa została zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy udostępnionego w systemie teleinformatycznym, sąd rejestrowy rozpoznaje w terminie 1 dnia od daty jego wpływu. Jeżeli rozpoznanie wniosku wymaga wezwania do usunięcia braków, wniosek powinien być rozpoznany w terminie 7 dni od ich usunięcia przez wnioskodawcę. Jeżeli rozpoznanie wniosku wymaga wysłuchania uczestników postępowania albo przeprowadzenia rozprawy, wniosek należy rozpoznać nie później niż w terminie miesiąca.

Oczywiście terminy potrafią się wydłużyć, ale do tego wszyscy, chyba, są przyzwyczajeni.

Odwołanie od decyzji KRS

Gdy w wyniku przeprowadzonego postępowanie sąd wyda decyzję o braku wpisu w rejestrze to stronie będzie przysługiwało prawo do wniesienia apelacji. Apelację wnosi się do sądu okręgowego za pośrednictwem sądu, który wydał decyzję , w terminie dwutygodniowym od jej doręczenia (wraz z uzasadnieniem).

Pamiętaj, że oprócz samej rejestracji spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym musisz zgłosić dane uzupełniające (np. numery rachunków bankowych, informacje o szczególnym statusie spółek, przewidywanej liczbie pracowników czy też miejsca prowadzenia działalności oraz szczegółowe dane kontaktowe) do:

Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (w ciągu 7 dni od rozpoczęcia działalności)

Głównego Urzędu Statystycznego i urzędu skarbowego (w ciągu 21 dni od rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym)

Zgłosisz to za pomocą formularza NIP-8.

Zmiana danych w KRS

Jeżeli po rejestracji spółki nastąpią zmiany wymagające zgłoszenia (np. zmiana siedziby, zmiana firmy), to wniosek w tej sprawie powinien być złożony nie później niż w terminie 7 dni od dnia zaistnienia tego zdarzenia. 

Jeśli spółka była zakładana przez S24, – to taką zmianę można (i warto) przeprowadzić przez tenże portal.

Opłaty KRS

Poniżej przedstawione są różnice w opłatach za wpis do KRS drogą tradycyjną i elektroniczną oraz metody płatności.

W przypadku rejestracji spółki tradycyjnie (listownie/drogą sądową)

• 500 zł – opłata sądowa za wpis
• 100 zł – opłata za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym

W przypadku rejestracji spółki w sposób tradycyjny, możliwymi formami płatności opłaty sądowej za wpis i opłaty za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym są:

• płatność bezgotówkowa
• e-znaki opłaty sądowej
• gotówka w kasie sądu.

O sposobie płatności w konkretnym sądzie decyduje jego prezes, dlatego sprawdź jakie zasady obowiązują w sądzie, do którego chcesz złożyć wniosek.
 Możliwe są różne konfiguracje płatności. Może być tak, że opłatę sądową za wpis będzie można wnieść bezgotówkowo, natomiast opłatę za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym trzeba będzie opłacić gotówką w kasie sądu. 

W przypadku rejestracji spółki online (w systemie S24)

• 250 zł – opłata sądowa za wpis
• 100 zł – opłata za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym

W przypadku rejestracji spółki online w systemie S24 jedyna dostępna forma płatności, to płatność za pomocą systemu e-płatności (po uruchomieniu przycisku „opłać i wyślij” na stronie S24).