closed

Wypowiedzenie umowy najmu biura w związku z COVID-19

Poradnik

Zakazano Ci działalności, albo cały Twój zespół przeszedł na pracę zdalną. Jedną z metod jest zmniejszenie wykorzystywanej powierzchni biurowej lub zupełne wyprowadzenie się np. do biura wirtualnego.

Spis treści:

Typy umów

Umowa najmu może być podpisana na dwa sposoby:

  • umowa na czas określony
  • umowa na czas nieokreślony

Umowa na czas określony (np. od 1.10.2017r. do 30.09.2023r.), opisuje dokładnie datę zakończenia umowy. Najczęściej pojawia się wtedy, kiedy mamy konkretny projekt do zrealizowania i chcemy uchronić naszą inwestycję (np. dostosowanie lokalu do naszych potrzeb). Umowa ta często nie opisuje zbyt wielu innych sposobów rozwiązania niż jej zakończenie w konkretnym terminie. Wypowiedzenie takiej umowy może być nieoczywiste i możemy stać się jej zakładnikami.

Umowa na czas nieokreślony z kolei zazwyczaj nie opisuje czasu zakończenia, – domniemana jest stała współpraca. W przypadku potrzeby rezygnacji z wynajmu biura, taka umowa zazwyczaj daje więcej możliwości. Najprostszą z nich jest wypowiedzenie umowy zgodnie z art. 688 kodeksu cywilnego (k.c.):

Jeżeli czas trwania najmu lokalu nie jest oznaczony, a czynsz jest płatny miesięcznie, najem można wypowiedzieć najpóźniej na trzy miesiące naprzód na koniec miesiąca kalendarzowego.

Kodeks Cywilny, Art 688

Jeśli czynsz jest płatny częściej, to okres wypowiedzenia może być nawet kilkudniowy. W przypadku czynszu płaconego rzadziej – okres wypowiedzenia zazwyczaj jest liczony z końcem okresu rozliczeniowego i ponownie będzie wynosił trzy (3) miesiące.

Najczęściej biura wynajmują firmy, a firmy przecież obowiązuje Kodeks Spółek Handlowych (K.s.h. lub KSH). Dlaczego zatem odwołujemy się do k.c.?

Wynajem biura to k.c. czy K.s.h.?

Kodeks Spółek Handlowych (K.s.h. lub KSH) reguluje funkcjonowanie spółek:

  • Osobowych:
    • sp.j. – spółka jawna
    • sp.p. – spółka partnerska
    • sp.k. – spółka komandytowa
    • S.K.A. – spółka komandytowo-akcyjna
  • Kapitałowych:
    • sp. z o.o. – spółka z ograniczoną odpowiedzialności
    • S.A. – spółka akcyjna

Kodeks Cywilny reguluje stosunki cywilnoprawne między osobami fizycznymi i osobami prawnymi. Między innymi opisuje też działanie spółki cywilnej – s.c.

Kodeks spółek handlowych a Kodeks Cywilny

W KSH zaznaczono, że wszelkie nieuregulowane w nim zagadnienia powinny być sprawdzane w Kodeksie Cywilnym (k.c.). Najem powierzchni biurowych nie jest uregulowany w KSH i dlatego w tym przypadku obowiązują nas zasady opisane w k.c. Ponieważ w tym przypadku piszemy o najmie biura i relacji biznesowej (B2B – Bussines to Busines) nie obowiązują nas zasady ochrony lokatorów.

Odstąpienie od umowy, a wypowiedzenie umowy

Bardzo często (mylnie) te dwa pojęcia są wykorzystywane zamiennie. Istnieje między nimi jednak bardzo poważana różnica.

Odstąpienie od umowy, najprościej jest opisać jako „nie przystąpienie do umowy”. W takim przypadku przywracamy wszystko do stanu początkowego, jakby umowy nie było. Odstąpić od umowy najmu można np. przed wydaniem lokalu.

Wypowiedzenie umowy, z kolei, oznacza że kończymy umowę, która już weszła w życie i była przez jakiś czas realizowana. Wypowiedzieć umowę możemy z okresem wypowiedzenia, lub bez okresu wypowiedzenia (w trybie natychmiastówym.

Wypowiedzenie umowy najmu biura

Przed wypowiedzeniem umowy, tak samo jak przed jej podpisaniem warto bardzo dokładnie umowę przeczytać. Umowa może zawierać jakieś szczególne uwarunkowania dot. rozwiązania umowy. Przykładem jest np. wymuszenie rozwiązania umowy tylko w formie pisemnej, – czyli musi powstać dokument „wypowiedzenie umowy”, który powinien zostać podpisany i odebrany przez drugą stronę umowy.

Umowa może zawierać kary umowne, związane z wypowiedzeniem umowy w konkretnym terminie lub w konkretnych okolicznościach. Celem takich kar zazwyczaj jest odszkodowanie dla drugiej strony. Kary te nie powinny mieć charakteru represyjnego. Jeśli mają, – warto przegadać temat z prawnikiem, – bo może się okazać, że można podważyć całą umowę.

O standardowych okresach wypowiedzenia już wspomniałem w części o Typach umów. Wszelkie sposoby rozwiązania umowy, opisane w samej umowie są jak najbardziej do zastosowania, przy czym ponownie warto się upewnić, że spełniamy wszystkie przesłanki.

Przy wypowiadaniu umowy nie trzeba wskazywać przyczyny. Warto jednak taką przyczynę mieć przygotowaną, ponieważ w przypadku sporu sąd może zażądać od nas jej ujawnienia.

Siła wyższa a koronawirus

Mimo że COVID-19 i restrykcji z nim związanych nie możemy uznać za standardowe zdarzenie. Możemy nawet je uznać za „siłę wyższą”, pozwoli to wytłumaczenie się z niektórych opóźnień, lub niedotrzymania niektórych umów. Umowy najmu biura raczej nią nie rozwiążemy, ani nie wstrzymamy.

Można powołać się na „nadzwyczajną zmianę stosunków:

Jeżeli zpowodu nadzwyczajnej zmiany stosunków spełnienie świadczenia byłoby połączone z nadmiernymi trudnościami albo groziłoby jednej ze stron rażącą stratą, czego strony nie przewidywały przy zawarciu umowy, sąd może po rozważeniu interesów stron, zgodnie z zasadami współżycia społecznego, oznaczyć sposób wykonania zobowiązania, wysokość świadczenia lub nawet orzec o rozwiązaniu umowy. Rozwiązując umowę sąd może w miarę potrzeby orzec o rozliczeniach stron, kierując się zasadami określonymi w zdaniu poprzedzającym.

Kodeks Cywilny, Art.357.

albo też na podstawie niemośliwości świadczenia:

Jeżeli jedno ze świadczeń wzajemnych stało się niemożliwe wskutek okoliczności, za które żadna ze stron odpowiedzialności nie ponosi, strona, która miała to świadczenie spełnić, nie może żądać świadczenia wzajemnego, a w wypadku, gdy je już otrzymała, obowiązana jest do zwrotu według przepisów o bezpodstawnym wzbogaceniu.

Kodeks Cywilny, Art. 495. § 1.

Przy czym tutaj może być problem, by udowodnić, że to, że my nie przychodzimy do biura oznacza brak świadczenia usługi najmu biura.

Opłaty za najem przestrzeni handlowych

To jest osobny twór na potrzeby galerii handlowych… miał ułatwić życie, ale wyszło jak zwykle. Szczegółowo jest opisany tutaj.

Rozwiązanie umowy najmu bez okresu wypowiedzenia

Jest możliwość rozwiązania umowy najmu w trybie natychmiastowym, opisane to w k.c.

Wypowiedzenie przez Najemcę

Najemca może rozwiązać taką umowę, jeśli wada lokalu zagraża zdrowiu pracowników:

Jeżeli wady najętego lokalu są tego rodzaju, że zagrażają zdrowiu najemcy lub jego domowników albo osób u niego zatrudnionych, najemca może wypowiedzieć najem bez zachowania terminów wypowiedzenia, chociażby w chwili zawarcia umowy wiedział o wadach.

Kodeks Cywilny, Art. 682.

Warto jednak do takiego rozwiązania podchodzić ostrożnie (skonsultować z prawnikiem). W przypadku wystąpienia takiej wady lokalu musimy najpierw ją zgłosić wynajmującemu i zażądać usunięcia wady. Temat znika, jeśli wada zostanie usunięta.

Wypowiedzenie przez Wynajmującego

Wynajmujący może wypowiedzieć umowę, jeśli najemca robi uciążliwym korzystanie z pozostałych lokali w sposób uporczywy:

Jeżeli najemca lokalu wykracza w sposób rażący lub uporczywy przeciwko obowiązującemu porządkowi domowemu albo przez swoje niewłaściwe zachowanie czyni korzystanie z innych lokali w budynku uciążliwym, wynajmujący może wypowiedzieć najem bez zachowania terminów wypowiedzenia.

Kodeks Cywilny, Art. 685.

lub jeśli najemca nie płaci czynszu. Przy czym tutaj sprawa jest dziwniejsza, bo czynsz ma być niepłacony przez co najmniej dwa okresy, po czym mamy ostrzec najemcę pisemnie, że wypowiemy mu umowę bez wypowiedzenia 😉 i odczekać kolejny miesić (nie pytajcie :D):

Jeżeli najemca lokalu dopuszcza się zwłoki z zapłatą czynszu co najmniej za dwa pełne okresy płatności, awynajmujący zamierza najem wypowiedzieć bez zachowania terminów wypowiedzenia, powinien on uprzedzić najemcę na piśmie, udzielając mu dodatkowego terminu miesięcznego do zapłaty zaległego czynszu.

Kodeks Cywilny, Art. 687.

Jak widać wypowiedzenie umowy może być całkiem nieoczywiste i zagmatwane. Warto dlatego też rozważyć renegocjację czynszu.

Renegocjacja umowy najmu

To jest chyba najszerzej stosowana metoda i działa ona najlepiej. Kluczowym warunkiem takiej renegocjacji jest upewnienie się, że obydwie strony chcą dążyć do jakiejś ugody. Czy jest jakiś powód, dla którego Wynajmujący może chcieć pójść nam na rękę i obniżyć czynsz?

Warto pamiętać, że wynajmujący nie skorzysta za bardzo, jeśli nasza firma w międzyczasie upadnie. W takim przypadku odzyskanie zaległych opłat może być trudne, albo nawet niemożliwe. Przedawnienie zaległych płatności z tytułu najmu następuje po trzech (3) latach. Z drugiej strony, jeśli zbankrutujemy lub się wyprowadzimy – właściciel zostanie z nieruchomością, która w czasach COVIDowych może nie być aż tak atrakcyjna dla najemców.

Warto też zauważyć, że przejście przez takie negocjacje i wspólne zażegnanie kryzysu może zbudować bardzo mocne więzi pomiędzy stronami. Często po takich trudnych momentach rozkwitają całkiem ciekawe współprace w zupełnie innych obszarach. Warto z pozycji właściciela zatem rozważyć, czy obniżenie czynszu nie było by dobrą inwestycją w przyszłą współpracę z najemcą.

Jeśli jednak postanowimy rozstać się z biurem, warto to też zrobić z głową.

Wyprowadzenie firmy z biura

Po pierwsze warto zadbać o znalezienie nowego miejsca dla naszej firmy. Dobrym, a jednocześnie tańszym rozwiązaniem może być w takim przypadku biuro wirtualne. Jeśli przenosimy się ze „swojego biura”, raczej powinien nas interesować pakiet ze skanowaniem. Jeśli przy okazji chcemy przekwalifikować naszą recepcję, – można pomyśleć też o przerzuceniu na wirtualne biuro też funkcji kancelaryjnych. To jest rzadka usługa wśród biur wirtualnych, Biuro dla MiŚa ją świadczy.

Jeśli już mamy gdzie się wyprowadzić, warto przenieść adres naszej firmy. Szczegółowo to opisałem w artykule zmiana adresu spółki – przprowadzka krok po kroku. Zauważ, że przeprowadzka w urzędowej świadomości nie nastąpi z minuty na minutę i raczej trzeba się nastawić na „lag”, który może potrwać nawet kilka miesięcy. Warto zatem wykonać dodatkowe dwie rzeczy:

  • ustawić dosyłanie korespondencji
  • włączyć elektroniczne AWIZO

Szczegóły, jak to zrobić opisałem w artykule przekierowanie korespondencji.