Co napawa mnie dumą? – znalezienie swojego miejsca w firmie

Poradnik

Mam już firmę i mogę pracować 23 godziny na dobę 7 dni w tygodniu! Czad!!! Ok, chyba nie tak sobie wyobrażaliśmy bycie przedsiębiorcą…

Na początku, rzeczywiście, wchodzisz na 150% i warto przerobić wszystkie zadania. Takie podejście pozwoli lepiej zrozumieć, co i w jaki sposób powinni później robić Twoi pracownicy. Pomoże też odkryć „trudne” miejsca. Problematyczne miejsca warto zachować w głowie, one będą Twoimi miejscami kontrolnymi w przyszłości. Często tą ścieżką podążają specjaliści, którzy „idą na swoje”. To zagadnienie i jego następstwa bardzo fajnie przedstawia książka „Mit przedsiębiorczości” by Michael E. Gerber. Książka wyjaśnia, dlaczego najlepszy piekarz w mieście powinien dwa razy się zastanowić, zanim otworzy własną piekarnię. A jeśli już się zdecyduje – co powinien począć, by nie zostać zakładnikiem swojego biznesu.

Świetnie! Ustalimy, że mamy bardzo wiele ciekawych zadań w naszej firmie. Wtedy właśnie odkrywamy, że to my jesteśmy wąskim gardłem w rozwoju naszego przedsięwzięcia. Wtedy trzeba odetkać przepustowość firmy i w pewnych obszarach usunąć się na drugi plan. Ok, ale w których?

Podejście efektywne

Najprościej było by znaleźć zaufanego pracownika i zobaczyć, jakie ma predyspozycje. Po chwili już będziemy wiedzieli, jakie zadania wykonuje efektywnie, a z jakimi sobie nie radzi. Wtedy bierzemy na siebie wszystkie „trudne” zadania i cieszymy się życiem… a właściwie życiem się cieszy nasz 🤓pracownik. Taki model jest fajny, ponieważ pozwala nam dość szybko oddać pewne fragmenty operacyjne zaufanej osobie. Wiemy, że ta osoba się sprawdza w tych obszarach i jakoś to idzie. Co tylko, jeśli te obszary pokrywają się z tym co my lubimy robić? Po jakimś czasie wykonywania „najgorszych” zadań w firmie będziemy mieć dość: „Przecież nie po to zakładaliśmy piekarnię, by zajmować się czyszczeniem i naprawą pieców!”

To jest dość niebezpieczny moment, ponieważ jeśli dalej pójdziemy tą drogą, – po prostu się wypalimy.

Podejście długofalowe

Po tym jak już załataliśmy pierwsze braki kadrowe i uwolniliśmy trochę czasu, – warto zastanowić się, co powinniśmy oddawać, a czym się zajmować. Część idzie w outsourcing – zlecamy to zewnętrznym firmom. Najłatwiej pozbyć się zadań, które sami nie jesteśmy w stanie wykonać – np. produkcja banerów i roll-upów. Fizycznie nie mam możliwości by je wytworzyć, – zatem zlecam. Warto jednak pomyśleć również o zadaniach, które możemy wykonać, ale warto je zlecić, by zmniejszyć swoje zaangażowanie. Cześć będziemy chcieli zachować u siebie w firmie i te zadania zlecimy pracownikom. Przekazywanie zadań pracownikom może być trudne… bo oni nie zrobią tego tak dobrze jak my!

Przecież, nikt nie wykona danego zadania tak jak ja! 🧐 Rzeczywiście, nikt nie wykona zadania bardziej po naszemu niż my sami. Wcale to nie oznacza, że wykona je gorzej. Zrobi po swojemu i w niektórych obszarach to będzie lepsze, w niektórych nasz sposób jest „bardziejszy”. Wtedy pojawia się kwestia tylko przegadania, dlaczego było to załatwiane akurat tak i ew. podzielenie się swoimi sposobami. Jeśli są lepsze i łatwiejsze, nawet najbardziej oporny pracownik z czasem na nie przeskoczy.

Jak to było/jest u mnie

Tworząc MIŚa byliśmy już dość świadomi, jeśli chodzi o organizację pracy. Na samym początku podzieliliśmy ze wspólnikiem obszary zadań, którymi się zajmiemy. Między innymi miałem zająć się informatyką i sprzedażą, – ponieważ w tych dziedzinach mam wykształcenie. Jak się później okazało, ten podział nie był do końca trafiony. Był on „sprawiedliwy” w komórkach excela, jednak nijak się nie miał do rzeczywistości. Nie mieliśmy dość dyscypliny, by zmuszać się do poruszania się tylko w wyznaczonych obszarach. Z drugiej strony, angażując się w „nieswoje”, ciekawsze, obszary zaniedbywaliśmy własne. Ostatecznie utworzył się nowy model, który nie był spisany, ale działał. Każdy z nas zajmował się zadaniami, w których czuł się lepiej. Te „niechciane” – mieliśmy jakoś podzielone i poupychane pomiędzy.

Jeszcze trochę później pojawiła się Ivanna. Jeśli jesteście naszym MIŚem🐾, na pewno ją uwielbiacie!😍 Do niej zaczęliśmy delegować rzeczy, których nie byliśmy w stanie ogarnąć. Zrobiliśmy to raz i na pewien czas mieliśmy „spokój z delegowaniem”. Co właściwie nie było dobre ani dla nas, ani dla niej. My byliśmy nadal zabiegani i nie delegowaliśmy więcej. Ona miała szczątkową ilość zadań i nie mogła się rozwijać, co było słabe.

Teraz jestem w kolejnej fazie – staram się delegować zadania na ile to się da. Zapewne wyobrażacie sobie, jakie to jest trudne, gdy wiesz, że ktoś to zrobi bardziej po swojemu. Z czasem, jednak, przekonuję się, że „po swojemu” często jest lepsze od mojej metody. Dodatkowo, daje nowe spojrzenie na sytuację, pokazuje, co przeoczyłem. Ten rodzaj współpracy stosujemy do dziś. Warto się upewnić, że „po swojemu” jest zgodne z „po naszemu”, tutaj jest szczególnie pomocna kultura organizacji.

W trakcie zauważyłem, że ciąży na mnie „klątwa wiedzy”, o tym napiszę kiedyś osobny wpis. Ja wiem, jak wykonać dane zadanie, albo mam na nie całkiem dojrzały pomysł. Przekazuję idee innej osobie do realizacji. W takim przypadku, nawet najbardziej skrupulatna osoba na świecie, przy pierwszym wyjaśnieniu nie wyłapie wszystkich szczegółów, o które nam chodziło. Ja jestem szczęśliwy bo wytłumaczyłem o co mi chodzi, pracownik (lub firma do której deleguję zadanie) – zmieszany. Ma pewne, całkiem mgliste, pojęcie co trzeba zrobić, ale głupio się odezwać, skoro tak ja jestem taki pewny, że wszystko jest zrozumiałe. To jest przepis na katastrofę… no dobra, może nie katastrofę, ale na pewno na obniżenie standardu naszych produktów. Jeśli wdrażamy się w nowy temat, – staram się ustawić kilka spotkań w krótkich okresach (np. codziennie). W trakcie takich spotkań przegadujemy postępy w danym obszarze i ew. problemy, które powstają. To jest doskonała okazja, by dokładniej wyjaśnić o co nam chodziło na początku i ew. razem rozwiązać problem na którym pracownik by utknął na dłużej. W miarę jak dochodzimy do wprawy w ogarnianiu danego obszaru – spotkania stają się rzadsze i powoli dochodzimy do „standardowego trybu” – czyli dwa razy w miesiącu. Celem spotkań dwa razy w miesiącu jest szukanie pomysłów na nowe rozwiązania i usprawnienie obecnych procesów.

Podsumowując

  1. Uczestniczymy we wszystkich procesach w firmie, by się zorientować co i gdzie ew. zgrzyta. Staramy się ułożyć ogólny plan działania
  2. Wyrzucamy na zewnątrz wszystkie zadania wspomagające, które nie są naszym wyróżnikiem lub naszą wartością dodaną w biznesie (może to być, księgowość, biuro wirtualne, strona internetowa, obsługa przesyłek, callcentre, naprawy, rozwiązywanie problemów technicznych, czasem marketing i sprzedaż)
  3. Oddajemy zadania, które są proste (opisane procedurami), a wymagają dużego nakładu czasu. Pamiętajmy, że te zadania sobie zostawiliśmy, bo właśnie nimi będziemy konkurowali na rynku.
  4. Oddajemy zadania, które są bardziej kreatywne i mogą być zrobione na różne sposoby (te które nie są opisane procedurami). Nie zapominamy wspomagać pracowników na początku ich drogi.
  5. Mamy więcej czasu i skupiamy się na biznesie w perspektywie najbliższych lat, a nie dni i miesięcy.